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Pourquoi opter pour l’automatisation des processus comptables ?

14 novembre 2022 | Comptabilité / Gestion

Par Arnaud Delastre
Associé et chef de projets clients
comptable qui utilise un logiciel de comptabilité

L’apparition de nouvelles technologies est susceptible d’entraîner des bouleversements de tous les processus d’une entreprise. La comptabilité est également impactée par ces changements. Les gestionnaires d’entreprise doivent donc être au fait des nouveautés technologiques et de leurs impacts sur les modalités d’exécution des tâches. De quelle manière l’automatisation des processus comptables remet-elle en cause les conditions d’exercice actuelles de l’activité de comptable ?

L’automatisation des processus comptables : définition

L’automatisation des processus comptables est un procédé consistant à réduire les traitements habituellement effectués de manière manuelle en passant par un logiciel comptable. Or, toute entreprise, de la TPE à la multinationale, est tenue de produire une comptabilité fidèle et précise conforme à la réglementation. Chaque entreprise est donc concernée par l’automatisation des processus comptable dès lors quelle apporte un plus à l’entreprise.

Quelles sont les tâches que l’automatisation et l’intelligence artificielle (IA) sont en mesure d’assurer ?

Les processus d’achats de biens et services aux fournisseurs

Ce domaine exige une bonne solution archivage et un suivi au jour le jour des achats de biens ou service. L’automatisation est en mesure d’assurer certaines de ces tâches parmi lesquelles :

  • La gestion des bons de commande en relation avec les stocks et les achats des clients ;
  • L’enregistrement de la réception des produits commandés avec l’ajustement automatique des stocks ;
  • La transformation des bons de commande en facture d’achat ;
  • L’intégration automatisée des factures et informations au logiciel de comptabilité ;
  • La gestion des taxes payées.

Les processus de ventes

Ces activités ont un impact comptable. L’automatisation d’une partie de ces tâches permet de dégager du temps pour en consacrer davantage à la gestion client. Ainsi, une comptabilité automatisée peut concerner les travaux suivants :

  • La création des devis ;
  • La transformation des devis en bons de commande puis en factures clients ;
  • La surveillance efficace des factures échues ;
  • L’intégration automatique des factures et des données au logiciel comptable ;
  • Le contrôle de la conformité des factures numérisées par rapport à la réglementation ;
  • La gestion des taxes perçues.

La gestion des opérations de paie

Opération complexe et récurrente, cette tâche est au cœur de la gestion RH et de la comptabilité. Les paramètres sont souvent inchangés sur un laps de temps plus ou moins long. Il faut aussi faire preuve de vigilance au départ et à l’arrivée des nouveaux salariés et gérer le cas échéant les retenues. Les apports de l’automatisation peuvent être les suivants :

  • L’enregistrement des données de la paie dans le registre comptable adéquat ;
  • Le calcul du salaire brut, des retenues à la source et du salaire net à verser aux employés ;
  • La mise à jour des montants relatifs aux salaires versés et aux retenues à la source.

La gestion financière et budgétaire de l’entreprise

Les entreprises peuvent opter pour un seul budget ou un modèle fondé sur trois budgets (le fonctionnement, les projets et l’amélioration). Là aussi, l’automatisation peut faciliter le processus comptable de plusieurs manières :

  • L’intégration automatique des transactions bancaires en comptabilité en fonction des dépenses et des revenus ;
  • Le suivi en temps réel de la trésorerie.

Les avantages de l’automatisation des processus comptables

Certaines entreprises ont des réticences à adopter un progiciel de gestion intégré (PGI), en anglais un Entreprise Ressources Planning (ERP), pour la gestion complète des processus comptables et financiers. Quels bénéfices réels pour quel coût ? Pourtant, l’automatisation à l’aide d’un logiciel de comptabilité présente de nombreux avantages qui plaident pour son adoption.

Réduire les erreurs

Les interventions humaines sont par nature sujettes aux erreurs sur l’ensemble des processus comptables. L’automatisation supprime les opérations à l’origine d’un grand nombre d’erreurs : saisies manuelles, doublons. De plus, elle permet l’intégrité et la qualité des informations reprises dans les rapports présentés à l’équipe dirigeante.

Obtenir des gains de temps

L’automatisation d’opérations rébarbatives est un bon moyedn de renforcer la motivation des salariés. Par la suppression de tâches à faible valeur ajoutée, les équipes comptables peuvent davantage se consacrer à des tâches plus valorisantes comme le conseil ou la réalisation des opérations qui ne sont pas réalisées par l’automatisation ou l’IA. Cette transition requiert néanmoins un temps consacré à la conduite du changement, d’autant plus que certaines habitudes peuvent être très ancrées. Pour autant, cette nouvelle priorisation des activités apporte une réelle plus-value à l’entreprise qui tire bénéfice des compétences acquises par l’équipe comptable.

Centraliser les informations

Avec la suppression des tâches permises par l’automatisation (intégration des données, gestion des stocks…), une information complète et précise est accessible. Ceci permet la production de rapports personnalisés adaptés aux exigences du moment. C’est une aide précieuse à la prise de décision qui extrait les données les plus pertinentes et les plus précises.

Renforcer la collaboration entre les salariés

La collaboration entre les services et intervenants dans un processus est un élément essentiel d’efficience et d’efficacité de l’entreprise. Un ERP permet à ce titre de renforcer la collaboration de plusieurs manières. En effet, un progiciel de gestion intégrée évite le travail en silo et permet par exemple un suivi partagé et en temps réel des comptes par les personnes concernées. L’information partagée évite aussi les nombreux échanges de données entre collègues, ce qui permet de gagner beaucoup de temps et évite les erreurs.

Le PGI fonctionne par ailleurs par l’attribution de profils d’accès à chaque utilisateur selon ses besoins et accréditations. C’est aussi un facteur très important de la sécurité des données. De plus, les opérations comptables peuvent être suivies sur plusieurs supports, comme les mobiles, ce qui permet un accès aux informations 24 h/24.

Optimiser les processus d’affaires

L’automatisation et la mise en place d’un ERP accroissent l’efficience des processus comptables :

  • Amélioration des relations avec les fournisseurs grâce à une meilleure visibilité obtenue par la facturation électronique ;
  • Paiements rapides qui évitent les pénalités ;
  • Gestion améliorée du ou des budgets.

Diminuer les coûts

Ceci est le résultat final tiré des avantages décrits précédemment. L’optimisation des processus dont la dématérialisation des documents comptables, l’amélioration de la communication entre les équipes, les opérations conduites selon la réglementation et la suppression des erreurs dues aux manipulations humaines font baisser mécaniquement les coûts. Le processus comptable optimisé et accéléré permet donc la réduction des frais administratifs inhérents à une organisation traditionnelle des opérations.

Ainsi, l’automatisation des processus comptable ne supprime pas le rôle des équipes comptables, mais le fait évoluer. Cela est permis par l’amélioration des performances obtenues par l’automatisation : limitation des erreurs, gains de temps, centralisation des informations, amélioration de la collaboration entre collègues, optimisation du processus d’affaires avec, comme résultat final, la diminution des coûts.

 

 

 

 

Arnaud Delastre
Par Arnaud DelastreAssocié et chef de projets clients

Associé et chef de projets clients depuis plusieurs années au sein de Deltic, j’accompagne les clients dans leur projet de dématérialisation. De la configuration, à la personnalisation, à l’installation de votre outil GED, au suivi et à l'évolution de votre projet, nous mettons un point d'honneur à vous satisfaire et vous faire vivre la meilleure expérience client. Les logiciels de dématérialisation et de GED n'ont plus aucun secret pour moi.

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