Déployez des workflows pour les factures de vos fournisseurs

Un workflow de factures fournisseurs est un processus automatisé des étapes de gestion des factures, depuis leur réception et leur indexation, en passant par le rapprochement avec les commandes, la validation, la codification comptable, la gestion des litiges éventuels, jusqu’au paiement et à l’archivage, afin d’assurer conformité, traçabilité et efficacité dans le traitement des factures au sein de l’entreprise.

Les workflows de facturation fournisseur

• 📥
  Réception et récupération des factures
• 🧠
  Reconnaissance et extraction des données
• 🗂️
  Classement et indexation
• 🔗
  Rapprochement avec les bons de commande et de livraison
• ⚠️
  Gestion des litiges
• ✅
  Validation et circuit d’approbation
• 📊
  Codification comptable
• 💸
  Paiement
• 🧾
  Archivage à valeur probante
• 📈
  Suivi, reporting et traçabilité

📥 Réception et récupération des factures

Ce processus démarre dès la réception de la facture, qu’elle soit papier ou électronique. Il comprend l’enregistrement, le tri et l’indexation des documents dans la GED, pour garantir que chaque facture entre bien dans le circuit de traitement.

🧠 Reconnaissance et extraction des données

Dès l’intégration de la facture dans la GED, l’OCR et l’intelligence artificielle interviennent pour analyser le document et extraire automatiquement les informations essentielles : montant, fournisseur, date, numéro de facture, etc. Cette étape garantit la fiabilité des données et prépare le document pour les traitements suivants.

🗂️ Classement et indexation

Une fois les données extraites, la facture est classée et indexée selon des critères prédéfinis (fournisseur, date, service, projet…). Ce classement intelligent facilite la recherche ultérieure et assure une traçabilité optimale tout au long du cycle de vie du document.

🔗 Rapprochement avec les bons de commandes et de livraison

Ici, la facture est systématiquement comparée aux bons de commande et aux bons de livraison pour vérifier la conformité des montants, des quantités et des références. Ce rapprochement peut être automatisé pour accélérer le traitement et limiter les erreurs.

⚠️ Gestion des litiges

Lorsqu’une anomalie ou une non-conformité est détectée (écart de prix, quantité, service non conforme), la facture entre dans un circuit de gestion des litiges impliquant les services concernés (achats, opérationnels, fournisseurs) pour résolution avant validation ou rejet.

✅ Validation et circuit d’approbation

La facture entre ensuite dans un circuit de validation entièrement paramétrable, impliquant les différents acteurs de l’entreprise (comptabilité, achats, direction…). Des relances automatiques sont générées en cas de blocage, et le suivi de l’avancement se fait en temps réel pour fluidifier le processus.

Le workflow de validation des factures →

📊 Codification comptable

Avant paiement, chaque facture est affectée aux bons comptes comptables, centres de coûts ou projets. Cette étape, automatisée ou manuelle selon les besoins, garantit une imputation correcte dans la comptabilité analytique ou générale et prépare l’intégration dans les outils financiers.

💸 Paiement

Après validation, la facture suit un circuit d’autorisation de paiement, avec contrôle des échéances, des modalités de règlement et des validations finales avant transmission à la trésorerie ou à la banque pour exécution du paiement.

🧾 Archivage à valeur probante

Une fois traitée et réglée, la facture est archivée électroniquement avec l’ensemble des justificatifs et des traces de validation, pour garantir la conformité légale et faciliter les recherches ou audits ultérieurs.

📈 Suivi, reporting et traçabilité

Tout au long du processus, l’historique complet de chaque facture est conservé. Des rapports personnalisés peuvent être générés à tout moment, offrant une vision claire et un pilotage précis de l’ensemble du traitement des factures fournisseurs.

Démarrez vos workflows aujourd’hui ! Deltic a créé un cahier des charges personnalisable pour vous aider à modéliser vos workflows avec des exemples pour vous guider.

Créer mon cahier des charges GED