La dématérialisation des documents correspond au processus pour lequel les documents au format papier deviennent électroniques. Au delà d’un document numérique, la dématérialisation automatise tout un tas d’étapes destinées à traiter et gérer ces mêmes documents. La dématérialisation des documents est un terme qui désigne la transformation numérique globale du processus documentaire : de la récupération, au classement, à l’envoi, au stockage, à l’archivage… Cela va bien plus loin que la simple numérisation d’un document.

Dématérialiser ses documents se fait en plusieurs étapes. Tout d’abord cela concerne la transformation des documents papier en version électronique. Une des méthodes consiste à scanner vos documents papiers pour les numériser. Tâche qui peut être très fastidieuse selon le nombre de documents. Le mieux est encore de créer et de recevoir directement des documents au format électronique. Lorsque c’est le cas, l’action dématérialisée est de les récupérer ou de les déposer automatiquement dans votre logiciel GED. Le plus gros challenge réside ensuite dans l’automatisation des étapes de gestion des documents avec un système global.

On considère que chaque type de document peut être dématérialisé : factures, bons de livraison, bons de commande, contrat, bulletins de paie etc. Néanmoins, il faut juger de la pertinence de numériser certains documents. En effet, cela peut être très coûteux en stockage de tout avoir dans le logiciel GED. La dématérialisation de vos documents va donc davantage concerner les documents au volume important et qui génèrent de la perte de temps tant au niveau de leur recherche que leur traitement.

La gestion électronique de document offre plusieurs avantages pour vos entreprises. Parmi eux, nous pouvons citer : la réduction des coûts, la hausse de productivité, le gain de temps, une meilleure gestion de l’information, une sécurité accrue de vos données, une accessibilité renforcée, une conformité aux normes, une réduction de l’impact environnemental… La liste peut être encore très longue et les raisons de passer à la dématérialisation sont multiples.

Au delà d’avoir de simples documents numériques, la GED simplifie l’ensemble de vos processus métiers administratifs et financiers. Comment ? En optimisant la capture, la gestion, le stockage, l’archivage des documents grâce à des processus simplifiés et automatisés qui éliminent les tâches manuelles et chronophages. La dématérialisation va bien plus loin et peut automatiser votre imputation comptable, la comparaison d’une facture avec un bon de commande, vos exports BAP, la signature électronique etc.

La démat ne demande pas de ressources spécifiques si ce n’est que des ressources humaines pour avoir un interlocuteur de suivi de projet, un système informatique pour avoir le logiciel en Saas. Evidemment un projet de démat n’est mis en oeuvre que lorsque le flux documentaire prend du temps et nécessite de l’automatisation.

La gestion électronique de documents permet la numérisation, le stockage et l’archivage de vos informations en toute sécurité. Vos données sont hébergées et stockées sur des serveurs français certifiés. Deux data centers assurent continuellement la conservation de vos dossiers. En cas de défaillance de l’un, le second continue d’assurer un service continu. Au delà, la gestion électronique évite la perte de vos documents, les erreurs, le vol ou leur destruction due à un événement tel qu’un incendie.