Dématérialisation des factures : obligations et solutions
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A partir de 2026, les entreprises françaises devront passer à la facture électronique dématérialisée. Découvrez le calendrier officiel, vos obligations légales et les solutions techniques et organisationnelles.
Deltic, opérateur de dématérialisation, vous aide à passer à la facture électronique. Découvrez notre guide !
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[Mis à jour] Le calendrier officiel de la facture électronique en France
L’article 153 de la loi de finances pour 2020 et l’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 fixent, par décret, les règles de la facture dématérialisée. La loi de finance 2024, quant à elle, a fixé le nouveau calendrier pour les entreprises (la réforme devait initialement rentrer en vigueur en 2024 à 2026 mais a été repoussée à 2026, vous laissant plus de temps pour vous mettre en conformité). Voici le calendrier à jour :
Deux types d’obligations :
*E-reporting : l’obligation de e-reporting concerne les entreprises assujetties à la TVA, ayant une clientèle de particuliers (BtoC) et/ou réalisant des opérations à l’étranger et/ou réalisant des encaissements de prestations de services, qu’elles soient à destination des professionnels ou particuliers.
Facturation électronique : l’obligation de facturation électronique concerne l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA, ayant une clientèle de professionnels (BtoB) et réalisant des opérations en France.
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Ce qui va changer dans vos processus facturation et compta
✅ Ce que vous pourrez toujours faire demain :
- Consulter et télécharger une facture pour l’archiver ou procéder au paiement
- Refuser une facture
- Signaler des erreurs ou des anomalies sur une facture reçue
- Suivre l’état des paiements en temps réel
- Communiquer avec vos clients et fournisseurs via des portails de facturation sécurisés
- Analyser les données de facturation pour une meilleure gestion financière
- Intégrer la facturation à d’autres systèmes comme la comptabilité et la gestion des stocks
Les 2 solutions pour passer à la facture électronique
Afin d’être conforme à la réglementation, vous devrez émettre et recevoir des factures électroniques (appelées aussi e-factures ou factures dématérialisées) ainsi que générer un rapport régulier des transactions. Pour cela, vous devez choisir un logiciel de dématérialisation. Il se chargera, comme expliqué ci-dessus, de tout le process des factures clients et fournisseurs. Vous avez deux options.
Option 1 : vous optez pour une plateforme unique dédiée à la génération de facture (appelée PDP).
Une PDP, comme par exemple, Qonto ou Pennylane, se charge de générer, émettre et recevoir les factures clients et fournisseurs. Vous organisez ensuite tout le reste de vos documents numériques (contrats, livrables, documents administratifs, documents techniques, brochures, etc.) dans un autre espace, séparé du process de facturation.
Option 2 : vous optez dès à présent pour le binôme PDP / OD (Opérateur de Dématérialisation).
En choisissant cette option, vous numérisez tous vos process une bonne fois pour toute. La PDP se charge des obligations administratives imposées par la loi, l’OD (ou GED) se charge d’organiser l’ensemble de vos documents numériques (automatisation, archivage, classement, etc.), d’optimiser vos process et d’apporter de la fluidité à votre organisation.
Déléguez la conception et l’intégration des process numérisés à Deltic ! On vous accompagne dans cette transition dès maintenant, pour éviter les déconvenues une fois le 1er septembre 2026 arrivé.
Autre nouveauté : les mentions obligatoires à partir du 1er Septembre 2026
En plus des mentions de base déjà requises sur les factures (nom, adresse des parties, date de la transaction, description des produits ou services, prix, taux de TVA applicables, et conditions de paiement), des nouvelles mentions obligatoires devront figurer sur les factures :
- Numéro SIREN du client
- Adresse de livraison des biens quand elle diffère de l’adresse de facturation.
- Nature des opérations : livraisons de biens, des prestations de services ou une combinaison des deux.
- Option pour le paiement de la TVA d’après les débits si le prestataire a opté pour ce mode de paiement.
OD, PDP, PPF : les acronyme des plateformes de la facture électronique
Dans le but de gérer la transmission et la réception de factures dématérialisées, vous devrez utiliser des plateformes numériques :
- L’opérateur de dématérialisation (OD) : expert en dématérialisation qui agit en accompagnement des entreprises et en amont des PDP émettrices, en aval des PDP destinataires.
- Les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) : partenaires privés certifiés de l’Etat qui jouent un rôle central pour la réforme. Chaque entreprise doit passer par une PDP pour l’émission et la réception de ses factures. La PDP assure plusieurs missions comme les échanges des factures, la conversion aux bons formats, la vérification de leur conformité, la transmission des données obligatoires à l’administration publique via le PPF, la gestion des statuts des factures et e-reporting etc.
- Le portail public de facturation (PPF) : initialement, il était prévu que le PPF soit un équivalent de la plateforme Chorus Pro mais finalement les missions se résumeront à un concentrateur de données pour les factures électroniques et le e-reporting, une centralisation des informations fiscales et la redistribution à l’administration fiscale (pas de stockage de factures) .
Pour échanger vos factures et données, voici le modèle de transmission (schéma ci-contre) :
Le modèle impose à toutes les entreprises de passer par une PDP. L’opérateur de dématérialisation (OD) et la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) se chargent de la transmission et de la réception dématérialisée et automatisée des factures, de leurs données entre les entreprises. Le PFF, lui, concentre et centralise les données et les redistribue à l’administration fiscale.
Questions techniques sur la facture dématérialisée obligatoire
Qu’est ce qu’une facture électronique au regard de la loi ?
Pour être considérées comme telles, ces factures doivent être créées, envoyées et reçues par voie électronique à l’aide d’un logiciel de GED (Gestion Electronique des Documents). Il en va de même de leur archivage. Elles doivent également respecter trois critères essentiels :
- L’authenticité : l’identité de l’émetteur doit être garantie.
- L’intégrité : les informations contenues dans la facture ne peuvent en aucun cas être modifiées et une facture ne peut être supprimée.
- La lisibilité : le document doit être suffisamment clair pour être compréhensible par tous.
Quelles différences entre les formats obligatoires de factures ?
- Factur-X combine un fichier au format PDF et des données structurées au format XML. L’objectif est de faire le lien entre les personnes qui consultent les factures pour un traitement humain grâce au format PDF de la factur-x et les “machines” qui exploitent les données structurées XML.
- EDI, EDIFACT, UBL etc. qui est composé uniquement de données structurées et répond à la norme européenne EN16931. Ce format uniformise la présentation des données mais n’est pas visualisable facilement par un humain.
- PDF simple ou PDF/A3 : format interdit avec la future norme car ne comprenant pas de données structurées. Les factures PDF seront néanmoins tolérées jusqu’au 1er Janvier 2028 à l’unique condition qu’elles soient transmises à une PDP ou PPF qui se chargeront de les convertir au format requis).
Quelles factures sont concernées par la facture électronique ?
Sont concernées par la facturation électronique :
- les biens, les services vendus en France entre entreprises non exonérées de TVA ;
- les acomptes liés à ces ventes ;
- les ventes aux enchères publiques de biens d’occasion, d’oeuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité.
En somme, l’ensemble des opérations réalisées entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA.
Quelle plateforme utilise l’Etat pour gérer ses propres factures ?
Pour contrôler la TVA, l’Etat utilise la plateforme Chorus Pro pour encadrer les transactions entre les entreprises privées et les services publics. Elle permet aux fournisseurs de l’Etat et aux collectivités de déclarer leurs flux aux autorités fiscales. Grâce à la PAF (Piste d’Audit Fiable), le processus de facturation tout comme l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures sont contrôlés. C’est donc ce même principe qui sera étendu aux entreprises françaises d’ici 2026 – 2027.
Pourquoi la facture électronique obligatoire en 2026 en France ?
La lutte contre la fraude à la TVA dans le viseur de la facture électronique.
L’objectif de l’Etat, avec la facture dématérialisée et la dématérialisation fiscale, est de renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA. En effet, l’écart entre la TVA réellement perçue et la TVA qui aurait dû être collectée s’élève à plusieurs milliards d’euros chaque année en France et à plus de 50 milliards d’euros en Europe.
En déployant la facture électronique, l’Etat français veut s’assurer la traçabilité de la TVA. Pour cela, elle s’appuie sur deux principes : l’e-invoicing, soit l’émission et la réception de facture électronique ; “l’e-reporting”, soit la transmission mensuelle ou en temps réel des données de facturation à l’administration fiscale. Grâce à des recoupements automatisés, l’administration est en mesure de détecter plus facilement les fraudes à la TVA.
Il s’agit d’un véritable tournant, pour l’administration fiscale, les grandes, moyennes et les petites entreprises. En fonction de leur taille et de leur nature, celles-ci seront progressivement obligées d’envoyer et de recevoir des factures dématérialisées.
Quels ont été les reports de date du calendrier fixé par la loi ?
En 2021, 2022 et 2023, l’Etat annonçait un premier calendrier avec deux dates butoirs : juillet 2024 pour l’obligation de toutes les entreprises de recevoir des factures dématérialisées et janvier 2026 pour l’obligation pour les PME et micro-entreprises d’émettre les factures électroniques.
En décembre 2023, l’article 91 de la loi de finances pour 2024 fixait un nouveau calendrier, nécessaire pour permettre aux PDP d’être capables de se connecter au au PPF et pour permettre aux entreprises d’être prêtes. En effet, selon le site fnfe-mpe.org, « près de 30% de grandes entreprises et ETI estimant ne pas être prêtes pour juillet 2024 ». C’est ainsi que ce deuxième calendrier fixe les dates butoir au 1er septembre 2026 et 1er septembre 2027 pour, respectivement, les obligations de réception et d’émission de factures dématérialisées.
Historique législatif de la facture électronique avant 2020
- 2000 – Directive européenne 2000/35/CE incitant les États membres à reconnaître la validité juridique des factures dématérialisées.
- 2001 – Ordonnance n° 2001-272 permettant la simplification de l’émission et de la réception des factures sous forme électronique, conditionnée à l’acceptation par le destinataire.
- 2003 – Loi de finances précisant les modalités de conservation des factures dématérialisées et introduisant l’obligation pour l’administration fiscale française d’accepter les factures électroniques sous certaines conditions.
- 2013 – Directive européenne 2010/45/UE mettant la facturation électronique sur un pied d’égalité avec la facturation papier en Europe.
- 2014 – Réglementation sur la facturation dématérialisée dans les marchés publics rendant obligatoire la facturation électronique pour les grandes entreprises dans les marchés publics à partir de 2017.
- 2016 – Loi Macron avançant l’utilisation obligatoire de la facturation électronique avec l’Etat à 2020.
- 2017 – Obligation de l’émission de factures dématérialisées aux entreprises de plus de 5000 salariés via Chorus dès lors qu’elles traitent avec l’Etat, une collectivité territoriale ou un établissement public.
- 2018 – Loi anti-fraude à la TVA obligeant les logiciels de facturation et les logiciels de caisse à empêcher la suppression ou la modification d’une facture créée dans l’outil.
Passer à la dématérialisation des factures maintenant : les avantages !
Passer à la facture numériques pour les factures clients et les factures fournisseurs évite les tâches administratives chronophages et fastidieuses, éviter les erreurs et les pertes de documents, participe à réduire les délais de paiement, le tout dans un cadre sécurisé.
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