Dématérialisation des factures : obligations 2024

Double objectif : contrôler la TVA et améliorer la compétitivité des entreprises

L’objectif principal de l’Etat est de renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA. Déjà en 2018, la loi interdisait la suppression d’une facture. La fraude à la TVA représente en effet un important manque à gagner pour la France et nuit à la compétitivité des entreprises. D’autant plus que la gestion de la facturation occasionne des tâches administratives chronophages, fastidieuses et à faible valeur ajoutée. Elle représente également un coût non négligeable pour les professionnels. Et elle est susceptible de générer des erreurs et des pertes de documents.

Désormais, grâce à la dématérialisation des factures, les déclarations de TVA sont facilitées grâce à un système de pré-remplissage. La collecte, est, elle aussi simplifiée. Les coûts administratifs inhérents à la gestion des factures sont naturellement réduits, tandis que les relations commerciales bénéficient d’un cadre mieux sécurisé. Les factures électroniques sont donc décisives dans l’accélération des délais de paiement, ce qui limite également les litiges.

Comment contrôler la TVA : centraliser les factures et vérifier l’identité de l’émetteur

Pour contrôler la TVA, l’Etat s’appuie sur un modèle « mixte », lequel fait intervenir :

• Le dépôt des factures dématérialisées sur une plateforme centralisatrice
• La vérification de l’identité de l’émetteur grâce à un annuaire centralisé

Actuellement, une telle plateforme est déjà en place pour encadrer les transactions opérées entre les services publics et les entreprises du privé. Cette plateforme baptisée Chorus Pro permet aux fournisseurs de l’Etat et aux collectivités de déclarer leurs flux aux autorités fiscales. Grâce à la PAF (Piste d’Audit Fiable), le processus de facturation tout comme l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures sont contrôlés. Le succès de Chorus Pro est tel que son principe doit être étendu aux autres entreprises françaises d’ici 2024/2026.

1ère obligation : la sphère publique et les transactions B2G

La première étape de la généralisation des factures électroniques remonte à la loi Macron 2015. Celle-ci en rendait l’acceptation obligatoire dans le cadre des transactions entre professionnels. L’émission de factures électroniques a ensuite été imposée par l’Etat dès 2017 aux Grandes Entreprises (GE) de plus de 5 000 employés. Dès lors qu’elles traitent avec l’Etat, une collectivité territoriale ou un établissement public, les GE doivent transmettre leurs factures électroniques via la plateforme Chorus. Cette obligation a été étendue progressivement selon la chronologie suivante :

• 2018 : les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire comptant entre 250 et 5 000 employés)
• 2019 : les PME (Petites et Moyennes Entreprises avec 10 à 15 employés)
• 2020 : les TPE (Très Petites Entreprises avec moins de 10 employés)

L’obligation d’émettre des factures dématérialisées concerne alors uniquement les entreprises en B2G (Business to Government) assujetties à la TVA.

2ème obligation : la sphère privée et les transactions B2B

L’obligation de recevoir et d’émettre des factures dématérialisées se généralise progressivement. Ainsi, à compter de 2024, toutes les entreprises françaises seront obligées d’accepter la réception de factures électroniques.

Pour ce qui est de l’émission de factures dématérialisées en B2B et entre entités assujetties à la TVA, le calendrier est le suivant :

• 2024 : Grandes Entreprises
• 2025 : Entreprises de Taille Intermédiaire
• 2026 : TPE/PME

La volonté de l’État : e-invoicing et e-reporting

Le principe de la dématérialisation voulue par l’Etat consiste en :

• Une obligation pour les entreprises d’émettre leurs factures au format électronique (e-invoicing), quel que soit le montant de leur chiffre d’affaires
• La transmission des données de facturation (e-reporting) dans les délais impartis

Grâce à des recoupements automatisés, l’administration est en mesure de détecter plus facilement les fraudes à la TVA.

L’e-invoicing et l’e-reporting grâce aux nouveaux acteurs : OD, PDP, PPF

Dans le but de gérer cette transmission et réception de factures électroniques, de nouveaux acteurs voient le jour !

• L’opérateur de dématérialisation (OD) : expert en dématérialisation qui agit en accompagnement des entreprises et en amont des PDP émettrices, en aval des PDP destinataires et du PPF.
• La plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) : partenaire privé de l’Etat en charge des contrôles, de l’extraction des données requises, des factures et de leur transmission et réception aux entreprises et au PFF, ainsi que des retours de statuts et du e-reporting
• Le portail public de facturation (PPF) : portail public choisi par l’Etat pour le dépôt et la réception des données et factures pour l’échange entre entreprises. Le PPF transmet également ces informations à l’administration fiscale.

Pour échanger vos factures et données, plusieurs modèles sont possibles impliquant les acteurs mentionnés ci-dessus ! On parle de modèle en V ou Y.

En résumé :

• Le modèle en V : vous devez vous-même transmettre et réceptionner directement sur le portail public de facturation. Ni l’OD ou le PDP n’intervient. L’action est manuelle.
• Le modèle en Y : l’opérateur de dématérialisation et/ou la plateforme de dématérialisation partenaire se chargent de manière dématérialisée et automatisée de la transmission et de la réception sur le portail public de facturation. Tout est automatisé.

Conditions et modalités

Le calendrier et les modalités de l’obligation d’émission de factures électronique sont fixés par décret. La loi prévoit d’ores et déjà :

• La transmission de factures dématérialisées
• L’obligation d’utiliser des formats de factures particuliers
• La transmission mensuelle ou en temps réel des données de facturation à l’administration fiscale
• Des contrôles pour s’assurer de l’existence du numéro de TVA

Les formats de factures

Pour l’édition et la transmission des factures, plusieurs formats électroniques de facture sont autorisés :

• Le format non structuré : ce format représente une facture classique. Le plus souvent un PDF simple ou PDF/A3. Avec l’obligation de facturation électronique, ce format, sera à terme, interdit pour ne privilégier que les formats avec des données structurées. L’objectif étant d’être automatiquement exploitées par un système d’information. Les factures PDF seront néanmoins tolérées jusqu’à fin 2027 à l’unique condition qu’elles soient transmises à une PDP ou PPF (qui se chargeront de les convertir au format électronique requis).
• Le format mixte ou hybride : la Factur-X : ce format combine un fichier au format PDF et des données structurées au format XML. L’objectif est de faire le lien entre les personnes qui consultent les factures pour un traitement humain grâce au format PDF de la factur-x et les “machines” qui exploitent les données structurées XML de la facture pour un traitement automatisé au sein d’un système d’information. C’est le format plébiscité par l’administration fiscale dans le cadre de l’obligation.
• Le format structuré (EDI, EDIFACT, UBL etc.) : la facture est composée uniquement de données structurées et répond à la norme européenne EN16931. Elle est directement issue de l’EDI (Echange de Données Informatisé). Les formats structurés permettent de traiter automatiquement les données et leur intégration complète dans les systèmes d’information. Il uniformise la présentation des données mais n’est pas visualisable facilement par un humain.