Dématérialisation des factures : obligations 2024

Tout savoir sur la législation en vigueur

A partir de 2024, les entreprises françaises devront être dans l’obligation d’envoyer et de recevoir des factures dématérialisées.
Grâce à son accompagnement personnalisé et à son logiciel, Deltic est à vos côtés pour que vous soyez parfaitement prêts pour 2024 !

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Depuis quelques années, plusieurs pays dans le monde mettent en œuvre des solutions pour lutter contre la fraude à la TVA. En France, l’écart entre les sommes de TVA qui auraient dû être collectées et les montants réellement perçus s’élève à plusieurs milliards d’euros chaque année.

À l’échelle de l’Europe, le manque à gagner représente plus de 50 milliards d’euros. Sans compter que la fraude à la TVA, en diminuant artificiellement le prix de vente d’un bien, a tendance à fausser les règles de la concurrence. Afin de remédier à ce problème économique et fiscal, la France a décidé de rendre obligatoire la dématérialisation des factures. Il s’agit d’un véritable tournant, pour l’administration fiscale, les grandes, moyennes et les petites entreprises. En fonction de leur taille et de leur nature, celles-ci seront progressivement obligées d’envoyer et de recevoir des factures dématérialisées.

Nous vous proposons de revenir sur les principes de cette obligation, son contexte d’application et ses modalités. Nous vous donnons également des conseils pour aborder dès maintenant et le plus sereinement possible ce virage numérique. Et retrouvez enfin les différents avantages que représente la dématérialisation des factures, pour l’Etat, mais aussi et surtout pour les entreprises.

Retour sur la loi de finances 2020

De nouvelles règles en matière de facturation

Chaque année, le gouvernement dépose devant le Sénat et l’Assemblée nationale un ensemble de textes reprenant entre autres les dépenses et les recettes de l’Etat pour l’année à venir. Le Projet de Loi Finances (PLF) pour 2020 contient ainsi un certain nombre de mesures concernant les particuliers, comme la baisse de l’impôt sur le revenu, la suppression progressive de la taxe d’habitation ou la revalorisation de la prime d’activité. Les professionnels sont eux aussi concernés par des mesures.

Ainsi, l’article 153 de la loi de finances pour 2020 fixe de nouvelles règles en matière de facturation des transactions entre les entreprises assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). La facturation électronique doit devenir progressivement la norme. Le calendrier et les modalités sont fixés par décret en fonction de la taille de l’entreprise et de la nature de son activité.

Concrètement, cela signifie que les entreprises sont invitées à adopter les factures dématérialisées, appelées aussi factures électroniques ou e-factures. Pour être considérées comme telles, ces factures doivent être créées, envoyées et reçues par voie électronique à l’aide de logiciel de GED (Gestion Electronqiue des Documents). Il en va de même de leur archivage. Elles doivent également respecter trois critères essentiels :

  • L’authenticité: l’identité de l’émetteur doit être  garantie.
  • L’intégrité: les informations contenues dans la facture ne peuvent en aucun cas être modifiées et une facture ne peut être supprimée.
  • La lisibilité: le document doit être suffisamment clair pour être compréhensible par tous.

Le texte de loi prévoit aussi de déployer les moyens nécessaires pour accompagner les entreprises dans leur transformation numérique.

Accompagnement que nous pouvons vous proposer, en tant qu’opérateur de dématérialisation, grâce à la réalisation d’un état des lieux de vos processus de facturation et la mise en avant de l’ensemble des automatisations possibles. Au delà du respect de l’obligation, la digitalisation de votre gestion de facturation, aura de nombreux avantages pour votre organisation.

 

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Double objectif : contrôler la TVA et améliorer la compétitivité des entreprises

L’objectif principal de l’Etat est de renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA. Déjà en 2018, la loi interdisait la suppression d’une facture. La fraude à la TVA représente en effet un important manque à gagner pour la France et nuit à la compétitivité des entreprises. D’autant plus que la gestion de la facturation occasionne des tâches administratives chronophages, fastidieuses et à faible valeur ajoutée. Elle représente également un coût non négligeable pour les professionnels. Et elle est susceptible de générer des erreurs et des pertes de documents.

Désormais, grâce à la dématérialisation des factures, les déclarations de TVA sont facilitées grâce à un système de pré-remplissage. La collecte, est, elle aussi simplifiée. Les coûts administratifs inhérents à la gestion des factures sont naturellement réduits, tandis que les relations commerciales bénéficient d’un cadre mieux sécurisé. Les factures électroniques sont donc décisives dans l’accélération des délais de paiement, ce qui limite également les litiges.

 

 

Loi de finance 2024 et TVA 2024

Comment contrôler la TVA : centraliser les factures et vérifier l’identité de l’émetteur

Pour contrôler la TVA, l’Etat s’appuie sur un modèle « mixte », lequel fait intervenir :

  • Le dépôt des factures dématérialisées sur une plateforme centralisatrice
  • La vérification de l’identité de l’émetteur grâce à un annuaire centralisé

Actuellement, une telle plateforme est déjà en place pour encadrer les transactions opérées entre les services publics et les entreprises du privé. Cette plateforme baptisée Chorus Pro permet aux fournisseurs de l’Etat et aux collectivités de déclarer leurs flux aux autorités fiscales. Grâce à la PAF (Piste d’Audit Fiable), le processus de facturation tout comme l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures sont contrôlés. Le succès de Chorus Pro est tel que son principe doit être étendu aux autres entreprises françaises d’ici 2024/2026.

1ère obligation : la sphère publique et les transactions B2G

La première étape de la généralisation des factures électroniques remonte à la loi Macron 2015. Celle-ci en rendait l’acceptation obligatoire dans le cadre des transactions entre professionnels. L’émission de factures électroniques a ensuite été imposée par l’Etat dès 2017 aux Grandes Entreprises (GE) de plus de 5 000 employés. Dès lors qu’elles traitent avec l’Etat, une collectivité territoriale ou un établissement public, les GE doivent transmettre leurs factures électroniques via la plateforme Chorus. Cette obligation a été étendue progressivement selon la chronologie suivante :

  • 2018 : les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire comptant entre 250 et 5 000 employés)
  • 2019 : les PME (Petites et Moyennes Entreprises avec 10 à 15 employés)
  • 2020 : les TPE (Très Petites Entreprises avec moins de 10 employés)

L’obligation d’émettre des factures dématérialisées concerne alors uniquement les entreprises en B2G (Business to Government) assujetties à la TVA.

2ème obligation : la sphère privée et les transactions B2B

L’obligation de recevoir et d’émettre des factures dématérialisées se généralise progressivement. Ainsi, à compter de 2024, toutes les entreprises françaises seront obligées d’accepter la réception de factures électroniques.

Pour ce qui est de l’émission de factures dématérialisées en B2B et entre entités assujetties à la TVA, le calendrier est le suivant :

  • 2024 : Grandes Entreprises
  • 2025 : Entreprises de Taille Intermédiaire
  • 2026 : TPE/PME

La volonté de l’État : e-invoicing et e-reporting

Le principe de la dématérialisation voulue par l’Etat consiste en :

  • Une obligation pour les entreprises d’émettre leurs factures au format électronique (e-invoicing), quel que soit le montant de leur chiffre d’affaires
  • La transmission des données de facturation (e-reporting) dans les délais impartis

Grâce à des recoupements automatisés, l’administration est en mesure de détecter plus facilement les fraudes à la TVA.

L’e-invoicing et l’e-reporting grâce aux nouveaux acteurs : OD, PDP, PPF

Dans le but de gérer cette transmission et réception de factures électroniques, de nouveaux acteurs voient le jour !

  • L’opérateur de dématérialisation (OD) : expert en dématérialisation qui agit en accompagnement des entreprises et en amont des PDP émettrices, en aval des PDP destinataires et du PPF.
  • La plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) : partenaire privé de l’Etat en charge des contrôles, de l’extraction des données requises, des factures et de leur transmission et réception aux entreprises et au PFF, ainsi que des retours de statuts et du e-reporting
  • Le portail public de facturation (PPF) : portail public choisi par l’Etat pour le dépôt et la réception des données et factures pour l’échange entre entreprises. Le PPF transmet également ces informations à l’administration fiscale.

Pour échanger vos factures et données, plusieurs modèles sont possibles impliquant les acteurs mentionnés ci-dessus ! On parle de modèle en V ou Y.

En résumé :

  • Le modèle en V : vous devez vous-même transmettre et réceptionner directement sur le portail public de facturation. Ni l’OD ou le PDP n’intervient. L’action est manuelle.
  • Le modèle en Y : l’opérateur de dématérialisation et/ou la plateforme de dématérialisation partenaire se chargent de manière dématérialisée et automatisée de la transmission et de la réception sur le portail public de facturation. Tout est automatisé.

Conditions et modalités

Le calendrier et les modalités de l’obligation d’émission de factures électronique sont fixés par décret. La loi prévoit d’ores et déjà :

  • La transmission de factures dématérialisées
  • L’obligation d’utiliser des formats de factures particuliers
  • La transmission mensuelle ou en temps réel des données de facturation à l’administration fiscale
  • Des contrôles pour s’assurer de l’existence du numéro de TVA

Les formats de factures

Pour l’édition et la transmission des factures, plusieurs formats électroniques de facture sont autorisés :

  • Le format non structuré : ce format représente une facture classique. Le plus souvent un PDF simple ou PDF/A3. Avec l’obligation de facturation électronique, ce format, sera à terme, interdit pour ne privilégier que les formats avec des données structurées. L’objectif étant d’être automatiquement exploitées par un système d’information. Les factures PDF seront néanmoins tolérées jusqu’à fin 2027 à l’unique condition qu’elles soient transmises à une PDP ou PPF (qui se chargeront de les convertir au format électronique requis).
  • Le format mixte ou hybride : la Factur-X : ce format combine un fichier au format PDF et des données structurées au format XML. L’objectif est de faire le lien entre les personnes qui consultent les factures pour un traitement humain grâce au format PDF de la factur-x et les “machines” qui exploitent les données structurées XML de la facture pour un traitement automatisé au sein d’un système d’information. C’est le format plébiscité par l’administration fiscale dans le cadre de l’obligation.
  • Le format structuré (EDI, EDIFACT, UBL etc.) : la facture est composée uniquement de données structurées et répond à la norme européenne EN16931. Elle est directement issue de l’EDI (Echange de Données Informatisé). Les formats structurés permettent de traiter automatiquement les données et leur intégration complète dans les systèmes d’information. Il uniformise la présentation des données mais n’est pas visualisable facilement par un humain.

dématérialisation 2024

Recourir à un opérateur de dématérialisation : les avantages

Pour ne pas être pris de cours, optez dès maintenant pour une solution de dématérialisation des factures. Différents logiciels sont d’ores et déjà disponibles sur le marché. Ces outils vous offrent de nombreux avantages :

    • Gain de temps: vous n’avez plus à traiter manuellement vos factures entrantes et les données sont facilement transmissibles à votre logiciel de comptabilité. Grâce à des workflows prédéfinis, le traitement de la facturation est accéléré et les délais de paiement se réduisent.
    • Gain d’argent: la version dématérialisée d’une facture est moins onéreuse qu’une facture au format papier. Et comme vos collaborateurs passent moins de temps sur le traitement des factures, ils peuvent se consacrer à des tâches ayant une plus forte valeur.
    • La réduction des risques: l’automatisation réduit les erreurs humaines et les oublis. Vous contrôlez plus facilement votre trésorerie et l’avancement de vos paiements. Grâce à la dématérialisation, vous réduisez le risque de litiges avec vos fournisseurs. La solution est par ailleurs sécurisée, ce qui garantit l’identité de l’émetteur ainsi que la lisibilité et l’intégrité des factures.
    • Un geste pour la planète: l’impact carbone d’une facture électronique est bien moindre que celui d’une facture papier. La dématérialisation entre dans le concept « zéro papier » et participe à la démarche écologique des entreprises.

100% conforme aux obligations 2024 avec Deltic !

Prenez un temps d’avance en choisissant dès maintenant un logiciel de dématérialisation de vos factures. Avec Deltic, vous bénéficiez d’une solution robuste et sécurisée, qui vous permet de digitaliser toutes vos factures fournisseurs et clients. A partir d’un même outil, vous traitez de A à Z votre facturation en toute simplicité. Vous bénéficiez de fonctionnalités telles que :

  • L’automatisation du rangement des documents
  • Une intégration native avec tous les logiciels comptables
  • L’export des écritures comptables
  • Un archivage légal et sécurisé de vos factures
  • La création de workflows sur mesure
  • Une plateforme accessible en ligne pour retrouver et consulter vos factures

Deltic, c’est également une équipe d’experts à votre service pour vous conseiller et vous aider dans l’adoption de vos nouveaux outils de dématérialisation. Grâce à un accompagnement personnalisé, vous serez parfaitement prêt pour l’échéance 2024, 2025 ou 2026, années à partir desquelles toutes les entreprises françaises, grandes ou petites, seront dans l’obligation de dématérialiser leurs factures fournisseurs et clients.

L’accompagnement Deltic c’est :

  • un audit de vos processus actuels
  • la recherche d’optimisation et de gain de temps de vos processus grâce à l’automatisation et la dématérialisation de tâches chronophages
  • un logiciel de dématérialisation paramétré et adapté à votre métier et à vos processus
  • un chargé de projet dédié à l’installation et au suivi de votre projet

Deltic est l’entreprise qui vous aidera dans la dématérialisation de votre gestion de facturation, ou encore l’export des écritures comptables tout en bénéficiant d’un archivage légal et sécurisé de vos factures.

 

 

 

 

 

 

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Facture papier VS facture dématérialisée : comparaison des coûts

Les enjeux du passage à la facture dématérialisée sont nombreux. Non seulement la facture électronique représente une opportunité pour l’Etat de lutter contre la fraude à la TVA, mais c’est également pour les entreprises l’occasion de faire des économies et de rester compétitives. En effet, la digitalisation de la facturation permet de raccourcir le temps de traitement de la facturation, de réduire la consommation de papier et de limiter les espaces de stockage.

Ainsi, on considère que le traitement manuel d’une facture papier entrante coûte en moyenne 14 € à une entreprise. On peut le décomposer de la manière suivante :

  • Traitement du courrier : 0,9 €
  • Saisie manuelle des informations : 1,4 €
  • Processus de validation de la facture : 5,4 €
  • Paiement : 2,8 €
  • Archivage sécurisé du document : 1,5 €
  • Gestion des litiges éventuels (retard de paiement, non-paiement, relance…) : 1,8 €

Qui plus est, le traitement manuel est susceptible d’entraîner des erreurs humaines. Or, des factures perdues, mal classées… peuvent alourdir considérablement le coût global de la gestion de la facturation. On estime à 7,5 % le pourcentage de factures papier perdues annuellement par une société. Et retrouver une facture représenterait chaque année environ 110 € pour une entreprise et 200 € pour la reproduire.

Si les coûts directs et indirects de la gestion des factures font partie des raisons premières pour lesquelles adopter la dématérialisation, le gain de temps et de productivité est lui aussi à prendre en compte. En effet, on estime qu’un service comptable consacre 30 % de son temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs et plus encore à la gestion des appels fournisseurs et des retards de paiement.

Avec la facture électronique, les économies peuvent représenter jusqu’à 75 % du coût global de la gestion de la facturation. Et le temps de traitement est réduit de 30 %. La version dématérialisée d’une facture coûterait ainsi en moyenne seulement 7,5 €.

Deltic calcule pour vous les économies que vous pouvez réaliser grâce à la dématérialisation et vous aide à passer le cap de la facture électronique.

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