Dématérialisation des factures :
obligation 2024

Retour sur la loi de finances 2020 : de nouvelles règles en matière de facturation

Chaque année, le gouvernement dépose devant le Sénat et l’Assemblée nationale un ensemble de textes reprenant entre autres les dépenses et les recettes de l’Etat pour l’année à venir. Le Projet de Loi Finances (PLF) pour 2020 contient ainsi un certain nombre de mesures concernant les particuliers, comme la baisse de l’impôt sur le revenu, la suppression progressive de la taxe d’habitation ou la revalorisation de la prime d’activité. Les professionnels sont eux aussi concernés.

Ainsi, l’article 153 de la loi de finances pour 2020 fixe de nouvelles règles en matière de facturation des transactions entre les entreprises assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée. La facturation électronique doit devenir progressivement la norme. Le calendrier et les modalités sont fixés par décret en fonction de la taille de l’entreprise et de la nature de son activité.

Concrètement, cela signifie que les entreprises sont invitées à adopter les factures dématérialisées, appelées aussi factures électroniques ou e-factures. Pour être considérées comme telles, ces factures doivent être créées, envoyées et reçues par voie électronique à l’aide de logiciel de GED (Gestion Electronqiue des Documents). Il en va de même de leur archivage. Elles doivent également respecter trois critères essentiels :

• L’authenticité: l’identité de l’émetteur doit être  garantie.
• L’intégrité: les informations contenues dans la facture ne peuvent en aucun cas être modifiées et une facture ne peut être supprimée.
• La lisibilité: le document doit être suffisamment clair pour être compréhensible par tous.

Le texte de loi prévoit aussi de déployer les moyens nécessaires pour accompagner les entreprises dans leur transformation numérique.

Accompagnement que peu d’entreprises prennent le temps de mettre en place, car souvent remplies d’idées reçues sur le monde de la dématérialisation et d’une certaine façon réfractaire au changement en entreprise, nous vous proposons donc de comprendre pourquoi les processus de facturation doivent être automatisés et pourquoi cela est bénéfique pour votre structure.

Objectif de l’Etat : contrôler la TVA

L’objectif principal de l’Etat est de renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA. Déjà en 2018, la loi interdisait la suppression d’une facture. La fraude à la TVA représente en effet un important manque à gagner pour la France et nuit à la compétitivité des entreprises. D’autant plus que la gestion de la facturation occasionne des tâches administratives chronophages, fastidieuses et à faible valeur ajoutée. Elle représente également un coût non négligeable pour les professionnels. Et elle est susceptible de générer des erreurs et des pertes de documents.

Désormais, grâce à la dématérialisation des factures, les déclarations de TVA sont facilitées grâce à un système de pré-remplissage. La collecte est elle aussi simplifiée. Les coûts administratifs inhérents à la gestion des factures sont naturellement réduits, tandis que les relations commerciales bénéficient d’un cadre mieux sécurisé. Les factures électroniques sont donc décisives dans l’accélération des délais de paiement, ce qui limite également les litiges.

Comment contrôler la TVA : centraliser les factures et vérifier l’identité de l’émetteur

Pour contrôler la TVA, l’Etat s’appuie sur un modèle « mixte », lequel fait intervenir :

• Le dépôt des factures dématérialisées sur une plateforme centralisatrice
• La vérification de l’identité de l’émetteur grâce à un annuaire centralisé

Actuellement, une telle plateforme est déjà en place pour encadrer les transactions opérées entre les services publics et les entreprises du privé. Cette plateforme baptisée Chorus Pro permet aux fournisseurs de l’Etat et des collectivités de déclarer leurs flux aux autorités fiscales. Grâce à la PAF (Piste d’Audit Fiable), le processus de facturation tout comme l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures sont contrôlés. Le succès de Chorus Pro est tel que son principe doit être étendu aux autres entreprises françaises d’ici 2024/2026.

1ère obligation : la sphère publique et les transactions B2G

La première étape de la généralisation des factures électroniques remonte à la loi Macron 2015. Celle-ci en rendait l’acceptation obligatoire dans le cadre des transactions entre professionnels. L’émission de factures électroniques a ensuite été imposée par l’Etat dès 2017 aux Grandes Entreprises (GE) de plus de 5 000 employés. Dès lors qu’elles traitent avec l’Etat, une collectivité territoriale ou un établissement public, les GE doivent transmettre leurs factures électroniques via la plateforme Chorus. Cette obligation a été étendue progressivement selon la chronologie suivante :

• 2018 : les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire comptant entre 250 et 5 000 employés)
• 2019 : les PME (Petites et Moyennes Entreprises avec 10 à 15 employés)
• 2020 : les TPE (Très Petites Entreprises avec moins de 10 employés)

L’obligation d’émettre des factures dématérialisées concerne alors uniquement les entreprises en B2G (Business to Government) assujetties à la TVA.

La volonté de l’État : e-invoicing et e-reporting

Le principe de la dématérialisation voulue par l’Etat consiste en :

• Une obligation pour les entreprises d’émettre leurs factures au format électronique (e-invoicing), quel que soit le montant de leur chiffre d’affaires
• La transmission des données de facturation (e-reporting) dans les délais impartis

Grâce à des recoupements automatisés, l’administration est en mesure de détecter plus facilement les fraudes à la TVA.

Conditions et modalités

Le calendrier et les modalités de l’obligation d’émission de factures électronique sont fixés par décret. La loi prévoit d’ores et déjà :

• La transmission de factures dématérialisées
• L’obligation d’utiliser des formats de factures particuliers
• La transmission mensuelle ou en temps réel des données de facturation à l’administration fiscale
• Des contrôles pour s’assurer de l’existence du numéro de TVA

Les formats de factures

Pour l’édition et la transmission des factures, plusieurs formats électroniques de facture sont autorisés :

• Le format PDF simple (ou PDF/A3) : ce standard permet de créer des factures faciles à traiter dans la mesure où elles permettent l’OCR (reconnaissance optique des caractères). Elle garantit également l’intégrité des informations contenues dans le document. Et le format PDF est idéal pour un archivage longue durée de vos documents.
• Factur-X: cette facture dématérialisée est aussi appelée facture mixte ou hybride. Sous format PDF, elle inclut des données structurées au format XML, ce qui permet son traitement automatisé par une machine. Les services comptables de votre entreprise et ceux de vos clients n’ont alors plus besoin de saisir manuellement les informations dans leur logiciel. D’utilisation simplifiée, c’est le modèle que privilégient la majorité des TPE/PME.
• Le format EDI (Echange de Données Informatisées) : ce système permet de traiter automatiquement les données et de banaliser les échanges entre deux entités distinctes dont les logiciels utilisent le même langage informatique. Il est souvent privilégié par les Grandes Entreprises.

2ème obligation : la sphère privée et les transactions B2B

L’obligation de recevoir et d’émettre des factures dématérialisées se généralise progressivement. Ainsi, à compter de 2024, toutes les entreprises françaises seront obligées d’accepter la réception de factures électroniques.

Pour ce qui est de l’émission de factures dématérialisées en B2B et entre entités assujetties à la TVA, le calendrier est le suivant :

• 2024 : Grandes Entreprises
• 2025 : Entreprises de Taille Intermédiaire
• 2026 : TPE/PME

Recourir à un opérateur de dématérialisation : les avantages

Pour ne pas être pris de cours, optez dès maintenant pour une solution de dématérialisation des factures. Différents logiciels sont d’ores et déjà disponibles sur le marché. Ces outils vous offrent de nombreux avantages :

• Gain de temps: vous n’avez plus à traiter manuellement vos factures entrantes et les données sont facilement transmissibles à votre logiciel de comptabilité. Grâce à des workflows prédéfinis, le traitement de la facturation est accéléré et les délais de paiement se réduisent.
• Gain d’argent: la version dématérialisée d’une facture est moins onéreuse qu’une facture au format papier. Et comme vos collaborateurs passent moins de temps sur le traitement des factures, ils peuvent se consacrer à des tâches ayant une plus forte valeur.
• La réduction des risques: l’automatisation réduit les erreurs humaines et les oublis. Vous contrôlez plus facilement votre trésorerie et l’avancement de vos paiements. Grâce à la dématérialisation, vous réduisez le risque de litiges avec vos fournisseurs. La solution est par ailleurs sécurisée, ce qui garantit l’identité de l’émetteur ainsi que la lisibilité et l’intégrité des factures.
• Un geste pour la planète: l’impact carbone d’une facture électronique est bien moindre que celui d’une facture papier. La dématérialisation entre dans le concept « zéro papier » et participe à la démarche écologique des entreprises.

En résumé, la dématérialisation des processus de facturation permet de :

• Automatiser son traitement
• Eliminer les impressions papier et réduire les espaces physiques de stockage
• Diminuer le coût de traitement des factures
• Améliorer la traçabilité comptable
• Maîtriser les délais de paiement et la gestion de la trésorerie

Choisissez l’expert Deltic pour la dématérialisation de vos factures

Prenez un temps d’avance en choisissant dès maintenant un logiciel de dématérialisation de vos factures. Avec Deltic, vous bénéficiez d’une solution robuste et sécurisée, qui vous permet de digitaliser toutes vos factures fournisseurs et clients. A partir d’un même outil, vous traitez de A à Z votre facturation en toute simplicité. Vous bénéficiez de fonctionnalités telles que :

• L’automatisation du rangement des documents
• Une intégration native avec tous les logiciels comptables
• L’export des écritures comptables
• Un archivage légal et sécurisé de vos factures
• La création de workflows sur mesure
• Une plateforme accessible en ligne pour retrouver et consulter vos factures

Deltic, c’est également une équipe d’experts à votre service pour vous conseiller et vous aider dans l’adoption de vos nouveaux outils de dématérialisation. Grâce à un accompagnement personnalisé, vous serez parfaitement prêt pour 2026, année à partir de laquelle toutes les entreprises françaises, grandes ou petites, seront dans l’obligation de dématérialiser leurs factures fournisseurs.

Pour rentrer plus en détail et comprendre pourquoi Deltic est l’entreprise qui vous aidera dans l’export des écritures comptables tout en bénficiant d’un archivage légal et sécurisé de vos factures.

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Facture papier VS facture dématérialisée : comparaison des coûts

Les enjeux du passage à la facture dématérialisée sont nombreux. Non seulement la facture électronique représente une opportunité pour l’Etat de lutter contre la fraude à la TVA, mais c’est également pour les entreprises l’occasion de faire des économies et de rester compétitives. En effet, la digitalisation de la facturation permet de raccourcir le temps de traitement de la facturation, de réduire la consommation de papier et de limiter les espaces de stockage.

Ainsi, on considère que le traitement manuel d’une facture papier entrante coûte en moyenne 14 € à une entreprise. On peut le décomposer de la manière suivante :

• Traitement du courrier : 0,9 €
• Saisie manuelle des informations : 1,4 €
• Processus de validation de la facture : 5,4 €
• Paiement : 2,8 €
• Archivage sécurisé du document : 1,5 €
• Gestion des litiges éventuels (retard de paiement, non-paiement, relance…) : 1,8 €

Qui plus est, le traitement manuel est susceptible d’entrainer des erreurs humaines. Or, des factures perdues, mal classées… peuvent alourdir considérablement le coût global de la gestion de la facturation. On estime à 7,5 % le pourcentage de factures papier perdues annuellement par une société. Et retrouver une facture représenterait chaque année environ 110 € pour une entreprise et 200 € pour la reproduire.

Si les coûts directs et indirects de la gestion des factures font partie des raisons premières pour lesquelles adopter la dématérialisation, le gain de temps et de productivité est lui aussi à prendre en compte. En effet, on estime qu’un service comptable consacre 30 % de son temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs et plus encore à la gestion des appels fournisseurs et des retards de paiement.

Avec la facture électronique, les économies peuvent représenter jusqu’à 75 % du coût global de la gestion de la facturation. Et le temps de traitement est réduit de 30 %. La version dématérialisée d’une facture coûterait ainsi en moyenne seulement 7,5 €.

Pour d’ores et déjà faire des économies, contacter l’équipe Deltic et bénéficier d’un accompagnement pour passer le cap de la facture électronique.

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