Comment réaliser un audit comptable en milieu dématérialisé ?

L’audit interne de la comptabilité fournisseurs est l’une des parties d’un audit comptable et financier. Vous pouvez le conduire en interne, mais il fait également partie des travaux d’audit externe pratiqué par exemple par les commissaires aux comptes (CAC) ou un organisme indépendant. Que change la dématérialisation des factures dans la conduite de l’audit comptable et financier de votre entreprise ? Voyons cela ensemble.

Les constantes d’un audit comptable et financier

La dématérialisation des factures va être obligatoire dès 2024, mais rassurez-vous, cela ne va pas changer pas du jour au lendemain les objectifs et les modalités d’un audit comptable. Par contre, rapidité d’exécution des audits, diminutions du taux d’erreurs, gain de productivité… il y a de nombreux avantages à la dématérialisation pour le DAF (Directeur administratif et financier).

Les objectifs et les enjeux d’un audit comptable

Comme vous le savez, l’audit comptable revient à contrôler en détail les informations comptabilisées dans les registres de la comptabilité des fournisseurs de l’entreprise. Il vous donne une évaluation objective de l’exhaustivité et de l’exactitude de la comptabilisation des opérations par rapport aux opérations réelles. L’audit comptable représente l’un des enjeux clés des DAF en 2023.

À travers cet examen, l’auditeur, vous ou un auditeur externe, porte une appréciation sur la sincérité et la fiabilité des états financiers de l’entreprise (compte de résultat, état des flux et bilan). L’audit constitue aussi un enjeu managérial : les services audités doivent être convaincus de l’intérêt de l’audit pour améliorer leurs pratiques quotidiennes.

Il est important pour l’entreprise d’avoir l’assurance raisonnable que l’enregistrement des écritures est exhaustif et exact.

4 contrôles à faire pour auditer la comptabilisation de vos opérations :

• La comptabilisation complète des dettes et des passifs en fin d’exercice

• Le contrôle du risque de fraude ou erreurs (paiements en double ou erronés) ;

• Comparaison entre facture d’achat et transactions réalisées ;

• La pertinence et la réalisation des opérations de contrôle interne.

Lors de votre audit, vous appliquerez évidemment les préconisations des principes comptables généralement reconnus (PCGR). Vous créerez ainsi une piste d’audit à partir du grand livre pour évaluer la robustesse du dispositif du contrôle interne.

Ensuite, vous réaliserez des contrôles de « cut-off » pour vous assurer que les enregistrements comptables sont conformes aux paiements de même que la qualité du rapprochement des documents ayant servi de support aux opérations (par comparaison notamment avec le relevé bancaire).

Les étapes de l’audit comptable

Les audits comptables ne suivent pas exactement les mêmes étapes selon qu’il s’agit d’un audit interne ou d’un audit externe. Dans le cas d’un audit interne, le programme d’audit est déterminé par votre direction générale en fonction des risques pressentis. Les commissaires aux comptes interviennent selon des normes d’exercice professionnel (NEP). Les autres audits externes donnent lieu à la rédaction d’un cahier des charges.

Malgré tout, une mission d’audit typique passe par les étapes suivantes :

1. La phase de planification de l’audit : elle permet de définir avec l’auditeur les paramètres et les objectifs de l’audit. Cette phase aboutit à la création du plan d’audit avec précision.

2. La phase d’examen des informations comptables : il s’agit du cœur de la mission qui passe par l’examen détaillé des comptes et des processus ayant généré les mouvements comptables. Selon la taille des échantillons et de votre entreprise, ces travaux peuvent s’étaler sur quelques jours voire quelques semaines.

3. La production d’un rapport d’audit : il s’agit d’une description des domaines et processus audités avec, le cas échéant, des recommandations au vu des anomalies constatées.

4. Le suivi de l’audit comptable : l’audit en lui-même ne servirait pas à grand-chose si des suites n’y sont pas données. Le suivi consiste à mettre en place les mesures qui permettront d’améliorer le dispositif de contrôle interne.

Si vous voulez comprendre plus precisément comment mener à bien cet audit en milieu dématérialisé, nous vous conseillons de prendre contact avec l’un des membres de notre équipe.

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L’audit comptable dans le cadre de la dématérialisation des factures

Les modalités de réalisation de l’audit

L’auditeur doit avoir accès à un certain nombre d’informations dès le début de la mission. Ces informations sont produites pour l’essentiel par le service en charge de la comptabilité. Il s’agit notamment de :

• La politique de contrôle interne en rapport avec les écritures comptables ;
• L’évaluation des risques ayant trait aux dépenses et aux écritures comptables ;
• Un descriptif d’ensemble des processus générant des écritures comptables.

À cet égard, l’existence d’une piste d’audit fiable (PAF) est un véritable atout pour l’auditeur. La PAF est une obligation liée à la dématérialisation des factures (en cas d’absence de signature électronique ou d’échange de données informatisées). Elle sert notamment à l’administration fiscale dans le cadre de ses contrôles, mais est également très riche d’informations pour un auditeur.

Par ailleurs, l’accès aux dossiers est un point fondamental dans le cadre d’un audit, notamment dans la fixation des échantillons de contrôle. Dans un contexte de dématérialisation des factures, d’automatisation des écritures et de paiements électroniques, l’information est rendue beaucoup plus aisée que dans un univers papier. Terminé donc les recherches sans fin de documents disparus de la circulation, grâce à la dématérialisation, ils sont tous enfin facilement accessibles. Imaginez le gain de temps, mais aussi le stress en moins !

Utiliser des factures fournisseurs dématérialisées rend l’accès aux informations plus rapide aux opérations comptables : bons de commandes, listes des fournisseurs etc. Cela accélère la conduite de l’audit et le rend par conséquent moins cher (ce qui n’est pas négligeable, avouons-le).

Cela est aussi valable pour des factures clients dématérialisées.

Les points de contrôles dans un univers dématérialisé

La gestion des accès au système d’information est un point clé d’un audit en milieu dématérialisé. Il s’agit en particulier de vérifier que les règles de sécurité sont respectées, notamment :

• La matrice des accès : quelles sont les règles relatives aux accès aux applications ? Il doit y avoir une correspondance entre le niveau d’habilitation et le niveau d’accès au système ;
• La gestion des comptes : comment se réalisent la création, la modification, la suppression, le blocage et le déblocage des comptes ?
• La confidentialité et l’unicité des mots de passe propres à chaque utilisateur.

La plupart des problèmes mis en évidence par les audits sont d’origine humaine (eh oui, nul n’est parfait) : erreurs de déclaration, paiements erronés, défauts dans la tenue du registre des chèques…

Or, l’automatisation est efficace dans le traitement de l’information en limitant les interventions humaines. Par exemple, l’automatisation du processus comptable à chacune de ses étapes (bon de commande, approbation ou rapprochement des factures) est une garantie de conformité et d’exhaustivité.

Rassurez-vous ! L’intervention humaine ne disparaît pas complètement du processus comptable à travers notamment :

• La gestion des tiers fournisseurs dans l’application : comment sont-ils créés ? Comment s’assure-t-on de l’exhaustivité des informations ? Cette opération est importante pour se prémunir contre le risque de fraude ou d’erreur de paiement.
• Le recyclage des anomalies : le système informatique peut signaler des anomalies qu’il convient de traiter pour assurer la fluidité des informations comptables.
• Le contrôle des éléments essentiels de la facture : conformité par rapport aux marchés, absence d’erreur de liquidation ou de bénéficiaires…

L’audit comptable est donc facilité dans un univers dématérialisé comme par exemple les écoles privées. Si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à contacter nos spécialistes de Deltic qui se feront un plaisir de vous répondre.