Comment rédiger une piste d’audit fiable ?

La dématérialisation des factures et la mise en place d’une piste d’audit fiable ? Il est encore temps de vous y préparer ! La loi de finances pour 2020 a prévu la dématérialisation des factures concernant les relations interentreprises entre le 1er janvier 2024 et le 1er janvier 2026. La piste d’audit fiable (PAF pour les intimes) est un des éléments de la nouvelle norme. À quoi sert-elle ? Comment s’y préparer ?

La piste d’audit fiable dans un contexte de dématérialisation des factures : kesako ?

La piste d’audit fiable est l’une des solutions prévues pour assurer la valeur légale des factures dans le cadre de la facturation électronique des fournisseurs… et comme la dématérialisation est en phase de devenir obligatoire… vous n’y échapperez pas !

Pour attester de la conformité d’une facture, les entreprises ont le choix entre :

• La signature électronique : signer électroniquement un document a la même fiabilité qu’une signature papier. Son objectif est de prouver à un tiers que le document signé a été validé par une personne ayant autorité pour le faire. Elle démontre aussi qu’aucune modification n’a été apportée au document original. La signature électronique se réalise grâce à un certificat RGS.

• L’échange de données informatisées (EDI) : les documents normalisés (factures, catalogue de prix…) sont échangés entre un émetteur et ses partenaires en assurant la traçabilité des données concernées.

• La piste d’audit fiable : elle a notamment pour objectif d’assurer la traçabilité de la facturation, son intégrité et la lisibilité des factures. Vous devez être en mesure de prouver à l’administration fiscale qu’une piste d’audit est connue des acteurs de l’entreprise. Les contrôles permanents doivent être documentés. Cette documentation doit identifier et décrire tous les processus commerciaux de votre entreprise.

La piste d’audit fiable n’est donc pas un outil technique, mais une description écrite et fine des processus et des contrôles. Elle est particulièrement pertinente dans le cadre d’un passage à la dématérialisation comptable.

Good News ! : Si vous êtes en TPE, vous pouvez vous contenter d’une piste d’audit orale.

Vous pouvez même prendre contact avec Deltic, pour une éventuelle piste d’audit dans de le cadre de votre dématérialisation des factures.

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La piste d’audit fiable : à quoi ça sert ?

Les factures fournisseurs ne sont pas de simples documents. Elles ont une valeur fiscale, commerciale, juridique et comptable (rien que ça).

En particulier, elles entrent en ligne de compte dans le calcul de l’impôt sur les sociétés. Il est indispensable de les conserver dans un endroit sécurisé et d’en assurer la traçabilité pour éviter les fraudes fiscales. Toujours du point de vue fiscal, un processus bien maîtrisé doit permettre d’éviter les fraudes relatives à la déductibilité de la TVA.

De ce point de vue, l’administration fiscale ne plaisante pas. Le défaut de piste d’audit fiable peut entraîner le refus de déductibilité de la TVA. Il en est de même pour les charges déductibles de l’impôt sur les sociétés. Concernant les factures émises, la contestation de leur caractère original ou le défaut des mentions obligatoires remettront en cause leur validité. De lourdes pénalités sont également prévues en cas de manquement.

Pour autant, l’administration fiscale n’est pas la seule gagnante dans cette affaire. La PAF permet aussi à l’entreprise :

• De s’assurer de l’application sécurisée d’une transaction ;

• De se prémunir contre les fraudes ;

• De s’assurer que les transactions sont conformes à la réalité économique, commerciale, comptable et financière.

Et en bonus ! : Réaliser une piste d’audit fiable vous permet de préparer le terrain pour un éventuel audit comptable. Les factures étant contrôlées et approuvées, le risque d’erreur comptable se raréfie. Résultat ? Vous êtes heureux, votre patron et l’administration fiscale aussi… tout va pour le mieux dans le meilleur des mondes !

La piste d’audit fiable : méthodologie

Il ne s’agit pas de foncer tête baissée, au risque de se faire mal #iamgood. C’est pourquoi une méthodologie doit être définie et présentée à l’ensemble des acteurs concernés.

Les 5 étapes de la piste d’audit fiable :

1. Cartographier tous les flux de facturation : flux d’émission, flux de réception et de traitement des factures. Vous allez devoir décrire chaque étape du processus, les contrôles réalisés et toutes les parties prenantes. Il s’agit par exemple, à travers la traçabilité, d’avoir une assurance raisonnable sur l’intégrité de la facture. C’est aussi au cours de cette opération que vous allez recenser tous les acteurs intervenant dans le processus (qui fait quoi ? Avec quels documents ?).

2. Associer les flux de facturation et les différentes obligations qui leur sont propres : il s’agit par exemple du contrôle des mentions légales obligatoires d’une facture, sa durée de conservation… Ces obligations peuvent avoir leurs spécificités, par exemple les flux internationaux. Pour faciliter ces travaux, nous vous conseillons de concevoir une matrice à deux dimensions croisant les flux et les obligations (c’est cadeau). Cela vous permettra de visualiser globalement la situation.

3. Identifier les contrôles de sécurité mis en œuvre par l’entreprise : cela tient notamment à son organisation, aux relations entre services de l’entreprise, aux pratiques de votre entreprise et aux relations avec les clients et fournisseurs…

4. Porter une appréciation de la robustesse des contrôles au regard des critères de l’administration fiscale : la dématérialisation des factures entraîne une évolution des contrôles. Ces contrôles peuvent-ils être tracés ? Quel est le système d’archivage et répond-il aux normes de conservation et de sécurité ?

5. Rédiger la documentation : l’entreprise est laissée libre quant à la détermination des contrôles mis en place. L’essentiel est que ces derniers soient documentés, permettant de s’assurer que les factures sont régulières.

C’est pour cela que nous insistons tant sur la loi de finance à travers nos différents articles, car cette nouvelle loi va justement entraîner de nombreux changements, dont encore plus de tracabilités et de contrôle.

La rédaction de la piste d’audit fiable : un enjeu managérial

Tout chef de projet s’est un jour entendu dire : « On a toujours fait comme ça et on n’a jamais eu de problème ! ». C’est à ce moment qu’il faut démontrer que dans un univers dématérialisé, certaines tâches (souvent barbantes !) disparaissent… magieeee. Cela permet de se consacrer à des contrôles plus pertinents et des travaux à plus forte valeur ajoutée. La rédaction de la PAF permet de revisiter les processus de l’entreprise pour les rendre plus pertinents. C’est une partie importante de la conduite du changement.

Par ailleurs, la rédaction de la PAF est un travail qui nécessite un pilotage. Pour autant, le chef du projet (DAF, RAF…) doit, avec le soutien de la direction générale, impliquer tous les acteurs concernés par une des phases de la facturation. Cela concerne les chefs de service, mais aussi les agents opérationnels qui interviennent dans un processus.

Chez Deltic, nous sommes depuis 2013 (et oui, déjà !) à vos côtés pour mener à bien à l’archivage des factures dématérialisées. Notre expérience nous permet de vous conseiller à chaque étape de votre projet.