Fini les tickets de caisse froissés, les feuilles volantes et les validations qui traînent : place à la note de frais dématérialisée, 100 % conforme, 100 % numérique. Grâce à la dématérialisation des notes de frais, vos collaborateurs gagnent un temps précieux, votre service comptable respire enfin, et tout le monde y gagne en traçabilité, en rapidité et en simplicité.
Dématérialisation des notes de frais : solution futée pour un quotidien simplifié
⭐⭐⭐⭐⭐ 4,9/5
Découvrez notre comparatif des solutions GED pour dématérialiser les notes de frais.
Qu’est-ce qu’une note de frais dématérialisé ?
La dématérialisation des notes de frais désigne un processus de dématérialisation complet qui remplace entièrement le format papier par un traitement numérique automatisé. Dès qu’un salarié engage une dépense professionnelle (repas, déplacement, achat de matériel…), il peut scanner le justificatif via une application mobile. L’outil extrait automatiquement les données utiles (date, montant, TVA récupérable…), génère une note de frais dématérialisée, et l’archive au format PDF/A-3, avec une signature électronique pour garantir sa valeur légale.
Grâce à une solution de gestion électronique des documents (GED) comme Zeendoc ou DocuWare, tout le cycle est automatisé : gain de temps, moins d’erreurs de saisie, et zéro papier à conserver.
Quelle différence entre numérisation et dématérialisation ?
Numériser une note de frais, c’est simplement scanner le justificatif papier ou prendre une photo pour l’envoyer par mail. Cela facilite le stockage, mais ce n’est pas suffisant pour se passer définitivement du papier. En cas de contrôle fiscal, l’original papier reste obligatoire, sauf si l’entreprise respecte une procédure certifiée.
Dématérialiser, c’est automatiser les demandes : le salarié soumet sa dépense depuis une application mobile, l’outil extrait les informations, les transmet au service comptable, valide automatiquement selon les règles internes, puis sauvegarde au format PDF selon les normes exigées par l’URSSAF et l’administration fiscale.
📌 Résultat : plus besoin de trier, saisir, vérifier ou conserver manuellement les justificatifs papier. Tout est centralisé, traçable et sécurisé dans un système conforme.
Dématérialisation des notes de frais : ce que dit la loi
Ces dernières années, plusieurs textes ont encadré la conformité légale de la gestion électronique des notes de frais :
- 2010 – Directive européenne 2010/45/UE : pose les bases de la facturation électronique en Europe.
- 2017 – Loi du 22 mars 2017 : autorise officiellement les entreprises à numériser et archiver les justificatifs papier de notes de frais.
- 2019 – Arrêté du 23 mai : supprime l’obligation de conserver les originaux papier. Depuis le 1er juillet 2019, les entreprises peuvent conserver uniquement les versions numériques, à condition de respecter certaines règles.
Ces règles sont définies dans l’article L.102 B du Livre des procédures fiscales, le Code général des impôts, et par l’URSSAF. Elles garantissent la valeur probante des documents, même en cas de contrôle fiscal.
Ce qu’il faut respecter pour être conforme
Pour que vos notes de frais dématérialisées soient juridiquement valables, voici les conditions essentielles :
- Le justificatif scanné doit être identique à l’original papier (pas de retouche, pas de perte d’information).
- Il doit être sauvegardé au format PDF ou PDF/A-3, garantissant sa lisibilité et sa pérennité.
- Il doit comporter une signature électronique, un horodatage ou un cachet numérique.
- Il doit être archivé de manière sécurisée, selon des normes précises, et rester consultable pendant au moins 6 ans.
Ces règles permettent aux fichiers numériques de remplacer les versions papier, tout en assurant une conformité légale face aux exigences de l’administration fiscale.
Cas d’usage concrets dans tous les services
Imaginons une PME avec des équipes terrain qui effectuent régulièrement des frais de déplacement. Grâce à une solution de dématérialisation intégrée par Deltic, chaque salarié peut :
- Scanner le justificatif dès la dépense ;
- Lier automatiquement la version numérique à sa demande de remboursement ;
- Suivre le traitement de sa note en temps réel ;
- Être remboursé sans attendre la paie.
Côté entreprise : les gestionnaires contrôlent et valident dans une interface centralisée. Fini le support papier, les problèmes de conformité ou la double saisie.
Pour ce faire, Deltic intègre et personnalise les meilleurs outils de dématérialisation du marché :
- Zeendoc : idéal pour les PME souhaitant automatiser leur gestion documentaire, avec un module RH et juridique performant.
- DocuWare : adapté aux environnements plus complexes, avec des workflows sur-mesure pour la gestion contractuelle avancée.
Les deux plateformes permettent une signature électronique avancée, l’intégration avec vos ERP, un archivage à valeur légale et une traçabilité complète du processus de signature.
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Logiciel de dématérialisation : ces fonctionnalités que vous allez adorer
Les fonctionnalités les plus appréciées par nos utilisateurs :
📱 Capture mobile via une application mobile
👓 OCR Intelligent (IA)
📨 Transmission automatique
🪢 Rattachement des justificatifs
⚖️ Validation juridique avec règles métiers
🧰 Archivage à valeur probante
📌 Traçabilité complète
💰 Suivi des dépenses professionnelles
🔁 Connexion avec logiciels comptables et de paie
Pourquoi dématérialiser les notes de frais ?
5 raisons de dématérialiser
- ⏱ Gagner du temps à chaque étape : Une note papier prend en moyenne 20 minutes à traiter. En cas d’anomalies, +18 minutes (source : GBTA).
Un salarié de TPE-PME attend souvent plus de 2 semaines pour son remboursement (Ifop/Mooncard 2023). Avec une solution de gestion électronique, le traitement des notes est automatisé, rapide et fluide. - 💰 Réduire les coûts de gestion : Une note papier coûte environ 50 € à l’entreprise (GBTA) :
➡ impression, classement, archivage papier, relances, etc.
➡ impact sur la trésorerie, coût de traitement, économie d’argent…La réduction des coûts peut aller jusqu’à 63 % avec une solution de dématérialisation bien paramétrée. - ✅ Réduire les erreurs et éviter la fraude : Une note sur cinq contient des erreurs de saisie (source : GBTA). Avec une GED, ces erreurs sont détectées automatiquement, réduisant les problèmes de conformité.
- 📂 Améliorer la traçabilité et la conformité : Depuis juillet 2019, l’archivage papier n’est plus obligatoire si :
- L’archivage numérique est certifié,
- Le fichier est en format PDF/A-3
- Il est signé électroniquement
Vous êtes conforme au cadre légal, même en cas de contrôle fiscal.
- 🌍 Réduire votre impact environnemental : Moins de papier, moins de déchets, plus d’économie de papier. Et donc une image employeur moderne et responsable.
3 infos clés à retenir
- 💶 50 € : le coût moyen d’une note de frais papier
- ⏳ x2 : les remboursements sont deux fois plus rapides avec la dématérialisation
- 📉 63 % : c’est la réduction des coûts constatée avec une GED
Les impacts positifs de la dématérialisation constatés chez nos client :
- 🎯Gain de temps mesurable : Des contrats envoyés, relancés, signés et archivés en quelques clics. Les délais sont divisés par deux à trois, et les erreurs quasi éliminées.
- 🚀Modernisation de l’image employeur : Une signature 100 % numérique, un onboarding fluide, une communication RH réactive : vos nouveaux collaborateurs voient la différence… et apprécient.
- 🔐Renforcement de la confiance : Signature électronique conforme, données archivées à valeur probante, documents sécurisés et accessibles à tout moment : vos équipes comme vos partenaires sont rassurés.
Enjeux et défis spécifiques à la dématérialisation des notes de frais
Dématérialiser ses notes de frais, ce n’est pas uniquement passer d’un format papier à un format numérique. C’est repenser ses processus internes, réorganiser la collaboration entre services, sécuriser ses flux documentaires et accompagner le changement humainement.
Freins fréquents vs solutions proposées
🧱Freins rencontrés
❌Risques perçus
✅Solutions concrètes
Réticence au changement
Outils numériques inconnus
Formation, support, tutoriels
Sécurité des données
Risques de piratage, conservation des justificatifs
Hébergement sécurisé, conformité RGPD
Contraintes légales
Respect du cadre légal, conformité légale
Logiciels certifiés, veille réglementaire
Attachement au papier
Peur de perdre l’original papier
Archivage numérique à valeur probante
Budget
Coût de mise en place
ROI rapide, réduction des coûts, subventions
L’accompagnement humain : le facteur décisif
Un projet de dématérialisation des contrats réussi repose avant tout sur une approche humaine, progressive et accompagnée.
Chez Deltic, chaque client est suivi par :
- un chef de projet dédié, qui adapte la solution aux processus internes,
- un plan de déploiement structuré avec phases test, jalons et validations,
- des formations concrètes, adaptées au niveau de chaque utilisateur,
- un support humain, basé à La Rochelle, disponible et réactif.
➡️ Résultat : les équipes montent en compétence en douceur, les processus s’ajustent au fur et à mesure, et la dématérialisation devient une habitude… sans rupture brutale.
Notre solution de dématérialisation des notes de frais se connecte avec vos outils RH, mais pas que :
Et plein d’autres…
🔒 FAQ – La dématérialisation des notes de frais
❓Qui est concerné par les notes de frais en entreprise ?
Les notes de frais concernent tous les collaborateurs qui engagent des dépenses professionnelles pour le compte de l’entreprise : déplacements, repas, hébergement, achat de matériel, etc. Cela inclut aussi bien les commerciaux, techniciens, dirigeants que les salariés en télétravail ou en mission. Chaque dépense doit être justifiée et validée selon la politique interne.
❓Que doit contenir une note de frais pour être valide ?
Pour être acceptée et remboursée, une note de frais doit obligatoirement comporter :
- La date de la dépense
- Le nom du salarié
- Le lieu et l’objet de la dépense
- Les montants HT et TTC
- Le ou les justificatifs associés (facture, ticket, reçu)
En version dématérialisée, ces éléments doivent être conservés au format PDF/A-3, avec une signature électronique et un horodatage pour garantir la valeur légale du document.
❓Une entreprise est-elle obligée de conserver les originaux papier ?
Non, à condition de respecter le cadre légal. Depuis le 1er juillet 2019, l’archivage papier n’est plus obligatoire, si les justificatifs sont numérisés à l’identique et archivés dans une solution certifiée à valeur probante. L’entreprise doit conserver les documents 10 ans, mais peut le faire intégralement au format numérique si elle utilise un outil conforme comme Zeendoc ou DocuWare.
❓Quels sont les risques sans dématérialisation ?
Sans dématérialisation, une entreprise s’expose à :
- Des pertes de justificatifs
- Des erreurs de saisie ou des fraudes
- Des retards de remboursement démotivants pour les collaborateurs
- Une non-conformité légale lors d’un contrôle fiscal ou URSSAF
- Des coûts de traitement et d’archivage beaucoup plus élevés
La GED permet de centraliser les documents, de fiabiliser les données et d’assurer une traçabilité complète.
❓Comment réussir la transition vers une gestion numérique des notes de frais ?
Le succès repose sur trois piliers :
- Le choix d’un logiciel certifié comme Zeendoc ou DocuWare, proposé par un intégrateur expert comme Deltic
- Un accompagnement humain avec formation, support, et conduite du changement
- Une intégration fluide avec les outils existants (paie, comptabilité, SIRH)
Avec l’appui d’un chef de projet dédié et une approche personnalisée, même les équipes les moins à l’aise avec le numérique peuvent rapidement adopter une solution dématérialisée, conforme et efficace.
