Gestion Electronique des Documents : on vous explique pourquoi ça change la donne.
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La Gestion Électronique des Documents (GED) centralise l’information de l’entreprise sous forme de documents. Elle automatise les tâches liées à ces documents. Configurée sur-mesure, elle garantit la conformité réglementaire exigée par votre secteur d’activité et vous fait économiser 10h de tâches répétitives par mois.
Deltic, opérateur de dématérialisation, vous aide à trouver le bon logiciel GED. Découvrez notre comparatif !
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La GED en 1 minute ⬇️
La GED a changé leur quotidien !
La gestion électronique documentaire : pour qui, pour quoi ?
- Pour les petites entreprise qui croulent sous la paperasse, pour les PME de 20 à 1000 collaborateurs qui veulent améliorer leur compétitivité et pour les grands groupes qui ont nécessairement besoin d’outil stratégique de gouvernance documentaire.
- Pour les Responsables administratifs et financiers (RAF), Comptables, Responsables RH et Dirigeants. Ce sont sur vos postes que la GED a le plus d’impacts positifs.
- Pour centraliser et rechercher tous les documents, pour fluidifier la collaboration, pour réduire le temps perdu sur les tâches chronophages ou répétitives, pour répondre à vos obligations réglementaires.
Les types de documents gérés avec une GED
Administratif et comptabilité
- ✓Factures (achat, vente)
- ✓Bons de commande et de livraison
- ✓Devis
- ✓Bilans, balances, journaux comptables
- ✓Relevés de compte, extraits bancaires
- ✓Dossiers de gestion
- ✓Attestations diverses
- ✓Stocks et inventaires
Juridique
- ✓Contrats (travail, assurance, crédit-bail, commerciaux)
- ✓Accords et conventions
- ✓Statuts, règlements intérieurs
- ✓Procès-verbaux (AG, CA)
- ✓KBis, récépissés de dépôt d’actes
- ✓Registres légaux (bénéficiaires effectifs, mandats sociaux)
- ✓Brevets et certificats
Ressources humaines
- ✓Fiches de paie
- ✓Contrats de travail
- ✓Dossiers du personnel
- ✓Registres de paie
- ✓Attestations d’employeur
- ✓Demandes de congés, absences
- ✓Rapports et suivis RH
Déclarations fiscales
- ✓Déclarations de TVA
- ✓Liasse fiscale
- ✓Courriers d’option fiscale
- ✓Spécificités fiscales
- ✓Remboursements TIC
Documents de gestion et rapports internes
- ✓Rapports d’activité, de contrôle, d’audit
- ✓Notes de service
- ✓Courriers internes et externes
- ✓Emails importants
- ✓Guides et procédures internes
Documents techniques et de production
- ✓Guides techniques, manuels utilisateurs
- ✓Études économiques
- ✓Certificats de conformité
- ✓Rapports de contrôle réglementaire
Documents marketing
- ✓Présentations (PowerPoint, PDF)
- ✓Brochures, flyers, visuels
- ✓Supports de communication
Documents spécifiques à chaque secteur d’activité
Secteur d’activité
Exemples de documents gérés
BTP 👷
Devis, bons de commande, plans, contrats de sous-traitance
Industrie 🏭
Fiches techniques, bons de livraison, dossiers qualité, factures
Enseignement 🏫
Dossiers élèves, bulletins de salaire, conventions de stage
Transport & logistique 🚛
Bons de transport, contrats, documents douaniers, CMR
Commerce & distribution 🏪
Contrats fournisseurs, factures, CGV, fiches produits
Santé & médico-social 💉
Dossiers patients, documents RH, habilitations, audits
Collectivités & associations 🏠
Délibérations, arrêtés, courriers, budgets, subventions
Les fonctionnalités clés d’une GED
Vous traitez vos contenus avec plus de fluidité, de sécurité et de traçabilité. Résultat : un gain de temps considérable, une réduction des coûts, une meilleure exploitation des données. Voici les fonctionnalités détaillées d’une GED :
- Fonctionnalités de capture & indexation : capture multicanal (e‑mail, scanner, mobile), indexation, lecture automatique (LAD / RAD), reconnaissance optique (OCR), recherche full‑text & filtres avancés.
- Fonctionnalités de Gestion documentaire : gestion des versions; annotation, commentaires & co‑édition en temps réel; archivage numérique à valeur probante.
- Fonctionnalités de sécurité & conformité : signature électronique; contrôle des accès & droits utilisateurs; traçabilité complète (journal d’audit); chiffrement, sauvegardes & reprise après sinistre.
- Fonctionnalités d’automatisation & workflows : workflows de validation; intégration avec ERP, CRM & autres logiciels métiers.
- Fonctionnalités de suivi de partage : tableaux de bord & indicateurs de suivi; accès mobile & hors‑ligne.
Les 4 étapes de la Gestion Documentaire Dématérialisées
La gestion des documents électroniques a ne se limite pas à stocker des fichiers dans un cloud ou une arborescence de dossiers. Elle repose sur un fonctionnement structuré en étapes :
Etape 1 : acquisition des documents dans le système GED
- Par scan (papier transformé en PDF avec OCR automatique) ;
- Par récupération automatique d’e-mails et de pièces jointes
- Par liaison avec un ERP ou un logiciel métier
- Par formulaire web, appli mobile ou glisser-déposer manuel.
Etape 2 : analyse, indexation et classement intelligent grâce à l’IA
- Extraction de données clés (nom du client, numéro de facture, date…) ;
- Classement selon des critères métiers (type de document, service, fournisseur…) ;
- Association de métadonnées pour faciliter la recherche.
Etape 3 : diffusion des documents aux personnes de l’entreprise
La GED suit des workflows personnalisés pour distribuer les documents entre les bonnes personnes, en fonction de leurs droits d’accès :
- Validation d’une commande par un responsable ;
- Approbation d’un devis par la direction ;
- Mise à disposition automatique d’un bulletin de paie pour un salarié ;
- Signature électronique intégrée
Etape 4 : archivage et recherche révolutionnée
Une fois traité, chaque document est archivé de manière sécurisée (souvent dans un coffre-fort numérique). Les étapes précédentes permettent ensuite d’immédiatement retrouver un document en recherchant n’importe quel élément le constituant.
3 avantages à l’archivage :
✔️ Respect des durées légales de conservation ;
✔️ Traçabilité des accès et actions ;
✔️ Archivage à valeur probante (utile en cas de contrôle fiscal, contentieux, etc.).
Le + : un moteur de recherche permet ensuite de retrouver n’importe quel document avec des filtres, des mots-clés ou des critères avancés.
Bonus : les étapes adaptées à votre organisation
Ces 4 étapes sont la base de la gestion électronique documentaire. Chez Deltic, nous optimisons et enrichissons ces étapes afin de créer une GED sur-mesure. Ainsi, d’autres étapes et automatisations adaptées à votre métier sont mises en place.
Exemples de fonctionnalités sur-mesure :
Avantages et appréhensions de la Gestion Electronique des Documents
Les (vrais) avantages de la GED :
- Documents numériques centralisés et sécurisés,
- Temps de saisie en doublon et correction des erreurs éliminés,
- Tâches répétitives de validation, tri et classement éliminées,
- Echanges entre les personnes et les équipes fluidifiées,
- Processus professionnalisés et structurés,
- Mise en conformité de vos obligations réglementaires.
Les appréhensions communes à propos de la GED :
- Le changement organisationnel : compensé par une transition progressive grâce à Deltic.
- La peur d’un outil “trop technique” : levée lorsque vous découvrez l’interface et le fonctionnement des GED de Deltic.
- La complexité de déploiement : qui disparait immédiatement grâce à un projet pas à pas, main dans la main avec Deltic.
- La crainte de remplacer des postes : effacée lorsque les clients réalisent le temps gagné pour faire des tâches plus intéressantes et utiles.
- La rentabilité de l’investissement : confirmée dès la 1ère année pour la majorité de nos clients.
💡En moyenne, une GED peut générer jusqu’à 30 à 50 % de gain de temps sur la gestion documentaire.
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Avec vs sans GED : comparez les avantages
Avec GED
Sans GED
Documents centralisés dans un espace sécurisé, version unique à jour, droits d’accès fins.
Documents dispersés (répertoires, boîtes mail, papier), multiples versions, accès non contrôlé.
Recherche instantanée : classement automatique, OCR/LAD, liens vers ERP/Compta/RH.
Perte de temps : fouille manuelle des dossiers, ressaisie des données, risques d’erreurs.
Automatisation des flux : validation par seuils, diffusion automatique (factures, RH), relances pilotées.
Tâches manuelles répétitives, retards de validation, suivis par e-mail ou papier.
Collaboration fluide : co-édition, commentaires, notifications, partage sécurisé avec tiers.
Aller-retour de pièces jointes, versions contradictoires, partage peu sûr (mail, clés USB).
Processus structurés & traçables : circuits de validation, alertes, historisation (qui fait quoi, quand).
Processus informels, manque de visibilité, audit difficile, risques d’oubli ou de retard.
Conformité : RGPD, archivage à valeur probante, préparation à la facturation électronique 2026.
Risque de non-conformité, conservation papier ou non maîtrisée, mises à jour réglementaires coûteuses.
Temps libéré pour la valeur ajoutée : analyse, relation client, pilotage, innovation.
Tâches chronophages à faible valeur, frustration des équipes, faible visibilité stratégique.
💬 L’avis Deltic sur la GED – L’expertise Deltic sur la GED
💬 L’avis Deltic
« Chez Deltic, cela fait plus de 11 ans que nous accompagnons les entreprises dans la mise en place de solutions de GED. Et s’il y a bien une chose que nous avons apprise, c’est que la GED ne doit jamais être un projet commun non personnalisé, ni un projet purement technique. Pour nous, une GED réussie vous fait gagner du temps dès les premières utilisations, elle est adaptée à votre organisation, et ne vous noie pas dans la complexité. »
🧠 Notre approche terrain
Nos clients sont majoritairement des PME, souvent débordées par la gestion des documents papier, des types et formats différents, des validations manuelles, la double saisie et des problématiques métiers identifiées. Notre rôle n’est pas seulement de proposer un outil GED. C’est de comprendre votre quotidien, vos contraintes, vos urgences, pour vous proposer la solution qui va vraiment vous simplifier la vie.
💡 Notre conviction
La gestion électronique de documents n’est pas un “plus”. C’est une nécessité pour toutes les entreprises qui veulent travailler plus vite, plus efficacement et plus sereinement.
📢 Notre conseil
Ne vous lancez pas seul dans un projet GED. Entourez-vous de prestataires qui comprennent vos enjeux métier et qui sauront transformer votre gestion documentaire en un outil concret, rentable et adopté. Chez Deltic, c’est notre cœur de métier, et c’est ce que nous faisons au quotidien pour des centaines d’entreprises.
La checklist pour réussir son projet GED
Voici une checklist actionnable pour réussir la mise en place de votre projet GED étape par étape. 💡 Conseil : conservez cette checklist comme un fil conducteur tout au long du projet, et impliquez vos équipes dès les premières étapes pour garantir une adoption réussie.
✅Auditer l’existant et cadrer les besoins
- Réaliser un état des lieux documentaire
- Identifier les flux documentaires prioritaires à dématérialiser
- Définir les objectifs métiers du projet (gains de temps, conformité, traçabilité…)
✅ Choisir la solution adaptée à votre entreprise
- Évaluer la taille et la structure de votre organisation
- Estimer le volume de documents traités par an
- Lister les logiciels à intégrer (ERP, compta, paie, etc.)
- Déterminer le niveau de personnalisation nécessaire
- Opter pour une solution flexible et évolutive
✅ S’appuyer sur un accompagnement humain
- Nommer un chargé de projet dédié côté prestataire
- Impliquer des référents internes (comptabilité, RH, direction…)
- Mettre en place une communication claire et régulière
- Prévoir une formation adaptée pour les équipes
✅ Configurer, tester, ajuster
- Définir les règles de classement, indexation et validation
- Créer des workflows personnalisés selon vos processus métiers
- Connecter la GED à vos logiciels existants
- Réaliser une phase de test (recette) avant le déploiement complet
✅ Déployer progressivement et accompagner le changement
- Lancer le déploiement par étapes ou par services
- Prévoir un accompagnement utilisateur au démarrage
- Réaliser des ajustements fonctionnels si besoin
- Mettre en place un support technique réactif
✅ Mesurer les résultats et pérenniser l’usage
- Analyser les résultats après quelques mois (temps gagné, adoption, ROI)
- Mesurer le taux d’usage par service ou utilisateur
- Identifier les axes d’amélioration ou de montée en charge
- Planifier des évolutions fonctionnelles en continu
Les erreurs à éviter pour choisir la bonne GED
1. Choisir une solution trop complexe ou surdimensionnée
Inutile de prendre une solution complexe si vous avez des besoins simples. Trop de fonctionnalités inutilisées = perte de temps et d’argent.
2. Ne pas impliquer les utilisateurs dès le départ
Si la GED est choisie uniquement par le DAF ou la direction sans consulter les utilisateurs, l’adoption risque d’être compliquée.
3. Se concentrer uniquement sur le prix
Une GED “pas chère” mais mal accompagnée, mal intégrée ou peu évolutive vous coûtera plus cher à long terme. Privilégiez un bon rapport qualité/accompagnement/prix adapté à vos besoins.
4. Négliger la personnalisation
Une GED générique qui ne comprend pas vos processus métiers risque d’être inadaptée à l’usage.
5. Oublier le suivi du prestataire après l’installation
Une bonne solution, c’est aussi une bonne équipe en face : support disponible, évolutions fonctionnelles, écoute, suivi du projet.
Les bons réflexes pour choisir la bonne GED
Cahier des charges professionnel GED
✓ Modèle personnalisable
✓ 2 formats : PDF ou Word
✓ Exemples inclus pour vous guider
✓ Édité par un intégrateur pro
Télécharger le modèle gratuit
Combien coûte une GED ?
Une GED est principalement composée du coût de l’outil et du coût de l’intégration dans vos processus :
💻 1. Le coût du logiciel GED
Il peut s’agir :
– D’un abonnement mensuel (modèle SaaS/cloud) ;
– D’une licence d’utilisation à l’achat (modèle on-premise).
Les prix varient selon :
– Le nombre d’utilisateurs ;
– Le volume de documents traités ;
– Les modules activés (signature électronique, coffre-fort numérique, OCR…).
– etc.
🛠️ 2. Les coûts d’installation et de paramétrage
Un projet GED efficace nécessite une configuration sur mesure :
– Paramétrages personnalisés de l’interface
– Paramétrage des workflows de validation ;
– Connexions avec vos logiciels existants (ERP, compta, RH…) ;
– Création des règles de classement et des métadonnées.
📚 3. La formation et l’accompagnement
Former vos équipes est essentiel pour une adoption réussie. Certains prestataires, comme Deltic, proposent :
– Des sessions de formation personnalisées ;
– Un support dédié en cas de question ;
– Un chargé de projet qui vous accompagne dans la durée.
– Une documentation complète
🔁 4. La maintenance et les mises à jour
Si vous optez pour une GED en SaaS, les mises à jour et la maintenance sont faites par le fournisseur GED. Pour un modèle on-premise, il faudra le prévoir en interne.
Les logiciels GED de Deltic
Zeendoc
- Recommandée aux PME souhaitant centraliser leurs documents, automatiser leurs traitements, améliorer leur process.
- Simple, intuitive et ultra-performante.
- Conforme à la facture électronique.
- Connectée à votre ERP ou logiciel comptable.
Docuware
- Répond aux exigences des entreprises multisites ou avec des processus complexes.
- GED plus avancée dans les fonctionnalités et la puissance
- Flexibilité et automatisation poussée des workflows.
Quel est l’équivalent de GED en anglais ?
Le sigle GED signifie Gestion Électronique des Documents. En anglais, on parle de DMS (Document Management System) ou encore d’EDM (Electronic Document Management).
En quoi une GED est conforme au RGPD ?
Une GED (Gestion Électronique des Documents) bien configurée contribue pleinement à la conformité au RGPD en assurant la protection, la traçabilité et la maîtrise des données personnelles qu’elle traite. Concrètement, cela passe par :
- Une gestion fine des droits d’accès ;
- Une traçabilité des actions sur chaque document ;
- Le respect des durées de conservation légales ;
- Une sécurisation de l’hébergement (serveurs certifiés, sauvegardes…).
En quoi la GED me prépare à la facture électronique obligatoire ?
En Septembre 2026 / 2027, toutes les entreprises devront être en capacité de recevoir et émettre des factures électroniques via une plateforme partenaire (PDP).
Une GED bien intégrée joue un rôle clé dans cette transition en :
- Centralisant et archivant automatiquement les factures au bon format ;
- Se connectant à votre logiciel de facturation ou à l’ERP ;
- Assurant la traçabilité, la conformité fiscale et l’automatisation des traitements.
Comment garantir la valeur légale d’un document numérique avec une GED ?
Pour qu’un document électronique ait la même valeur légale qu’un original papier, il doit être archivé selon des conditions précises (intégrité, traçabilité, horodatage…). Une GED peut intégrer un coffre-fort numérique certifié pour garantir cette valeur probante, essentielle en cas de contrôle fiscal ou litige.
