Les fonctionnalités GED : découvrez celles qui vont vous faire gagner du temps.
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La GED comprend différentes fonctionnalités qui peuvent aider votre entreprise à mieux gérer vos documents et à gagner du temps : numérisation, OCR, indexation, centralisation, workflow, archivage, signature électronique… Un logiciel GED peut optimiser chacun de vos processus pour vous débarrasser des tâches chronophages.
8 fonctionnalités GED pour votre entreprise : de la PME au grand groupe.
🧾 Fonctionnalité GED n°1 : la numérisation
Une entreprise du secteur BTP recevait encore tous ses documents fournisseurs au format papier : bons de commande, devis, factures… La GED de Deltic a permis de tout numériser dès la réception pour automatiser les traitements.
L’objectif était de supprimer la manipulation papier, accélérer le traitement des factures et réduire les erreurs de ressaisie. L’enjeu principal était de fluidifier les échanges entre les services achats et comptabilité.
Fonctionnalités clés de la GED pour la numérisation :
- Numérisation en masse via scanner connecté ou boîte mail
- Lecture automatique des documents grâce à l’OCR
- Classement intelligent dans les bons dossiers
- Lancement automatique des workflows de traitement
🔍 Fonctionnalité GED n°2 : l’OCR
Dans une société de transport, les factures fournisseurs arrivent souvent scannées ou en PDF. Grâce à l’OCR intégré à la GED Deltic, chaque document est automatiquement lu et les données (montant, date, fournisseur…) sont extraites sans intervention humaine.
L’objectif était de gagner du temps sur la saisie et de fiabiliser l’intégration comptable. L’enjeu était également de centraliser des documents variés dans un format structuré.
Fonctionnalités clés de la GED avec OCR :
- Reconnaissance automatique des informations clés
- Lecture multilangue et gestion des formats complexes
- Association directe des données aux bons champs comptables
- Gain de temps sur la saisie et meilleure traçabilité
🤖 Fonctionnalité GED n°3 : la LAD/RAD
Une entreprise de négoce recevait chaque jour des dizaines de factures fournisseurs sous des formats variés. Avant, tout était saisi manuellement par l’équipe comptable. Depuis la mise en place de la GED Deltic avec LAD/RAD, les documents sont automatiquement lus, analysés et pré-remplis dans les bons champs.
L’objectif était d’éliminer la saisie manuelle et de fiabiliser les données intégrées dans l’ERP. L’enjeu : réduire les erreurs, accélérer le traitement des factures et libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Fonctionnalités clés de la GED avec LAD/RAD :
- Lecture automatique des champs clés (fournisseur, montant, date, TVA…)
- Reconnaissance du type de document (facture, bon de commande, contrat…)
- Pré-indexation automatique et affectation au bon workflow
- Connexion aux logiciels comptables pour une intégration fluide
🗂️ Fonctionnalité GED n°4 : l’indexation
Un établissement scolaire privé traitait manuellement ses dossiers RH (contrats, arrêts maladie, bulletins…). Grâce à la GED Deltic, chaque document est désormais indexé automatiquement selon le nom du salarié, la date et le type de document.
L’objectif était de faciliter la recherche de documents et éviter les erreurs de classement. L’enjeu : assurer une gestion documentaire fluide et sécurisée, même avec un volume élevé.
Fonctionnalités clés de la GED pour l’indexation :
- Indexation automatique basée sur les contenus ou des modèles
- Création de plans de classement personnalisés
- Recherche multicritères ultra-rapide
- Aide à la conformité RGPD sur les données personnelles
🧩 Fonctionnalité GED n°5 : la centralisation
Une PME industrielle utilisait plusieurs outils : ERP, mails, Excel, serveurs partagés… Résultat : les documents étaient dispersés, mal versionnés et difficiles à retrouver. Avec Deltic, tous les documents sont désormais regroupés dans un seul espace GED.
L’objectif était de centraliser les données pour gagner en productivité et éviter les doublons. L’enjeu : permettre aux équipes de collaborer simplement et en toute sécurité.
Fonctionnalités clés de la GED pour la centralisation :
- Accès unique à tous les documents (factures, RH, contrats…)
- Droits d’accès selon les profils utilisateurs
- Connexion directe avec ERP, logiciels métier, mails
- Suivi des versions et historique des modifications
🔁 Fonctionnalité GED n°6 : les workflows
Un groupe multisites dans le commerce devait valider chaque facture via des circuits manuels (email, papier…). Grâce aux workflows de validation automatisés de la GED Deltic, les factures sont désormais traitées en quelques clics.
L’objectif était d’accélérer les délais de validation et de supprimer les pertes de documents. L’enjeu : assurer un suivi clair, même à distance, avec alertes et relances automatiques.
Fonctionnalités clés de la GED pour les workflows :
- Définition de circuits de validation sur mesure
- Notifications et relances automatiques
- Visualisation du statut en temps réel
- Historique des validations et commentaires
📦 Fonctionnalité GED n°7 : l’archivage
Une entreprise de logistique devait conserver ses contrats clients pendant 10 ans, avec accès rapide et preuve de conformité. Grâce à la GED Deltic, tous les documents sont archivés de manière probante, avec accès sécurisé et traçabilité.
L’objectif était de garantir la conformité légale tout en facilitant l’accès rapide aux documents. L’enjeu : se protéger en cas de contrôle ou de litige.
Fonctionnalités clés de la GED pour l’archivage :
- Archivage à valeur probante certifié (NF 461, RGPD…)
- Conservation automatique selon les durées légales
- Coffre-fort numérique intégré
- Journal de preuves et historique des actions
✍️Fonctionnalité GED n°8 : la signature électronique
Une entreprise de services gérait encore ses contrats papier à envoyer, signer, scanner… Avec la signature électronique intégrée à la GED Deltic, les contrats sont signés à distance en 1 minute, même depuis un smartphone.
L’objectif était de raccourcir les délais de signature et de simplifier les échanges avec les clients. L’enjeu : gagner en réactivité et sécuriser juridiquement les engagements.
Fonctionnalités clés de la GED pour la signature électronique :
- Signature qualifiée et certifiée (eIDAS, RGS…)
- Envoi automatique depuis la GED
- Suivi des statuts de signature
- Archivage sécurisé du document signé
Les fonctionnalités GED mais pas que : découvrez les autres aspects des logiciels de gestion électronique des documents.
Deltic, prestataire GED, vous fait découvrir l’univers de la gestion documentaire. Après les fonctionnalités GED, découvrez les différentes types de GED, nos tarifs et les bonnes pratiques pour acheter la bonne solution.
