Workflows GED : la clé pour automatiser ses processus
Un workflow GED est un processus automatisé qui organise et contrôle les étapes de traitement des documents entre les différents utilisateurs de l’entreprise. Les workflows sont l’arme secrète du logiciel GED : c’est grâce à eux que vous gagnez du temps.
Ils sont définis au sein du cahier des charges de la GED, première étape de tout processus de dématérialisation.
Qu’est ce qu’un workflow GED ?
Un workflow de Gestion Electronique des Documents est un circuit qui automatise les étapes du traitement de chaque document de votre entreprise, afin de remplacer les tâches manuelles : création, modification, dépôt, indexation, approbation, diffusion, archivage sécurisé.
Il définit des circuits sur-mesure, notifie les bons interlocuteurs au bon moment, relance automatiquement en cas de blocage, et garde une trace de chaque action.
Concrètement, le workflow dans la GED Deltic, c’est :
✓ Des circuits paramétrables selon vos règles métier,
✓ Des notifications et relances automatiques pour ne jamais perdre le fil,
✓ Une visualisation en temps réel de l’avancement,
✓ Un historique complet et commentaires pour une traçabilité sans faille.
Les avantages des workflows pour les entreprises :
L’objectif d’un workflow est de remplacer les tâches manuelles répétitives par des automatisations informatiques. Voici les 3 avantages des workflows les plus cités par nos clients :
- Automatisation de tâches comme la validation des documents, le paiement de factures ou encore la gestion des congés.
- Plus de rigueur : un workflow définit précisément l’enchaînement des tâches, les délais à respecter et les conditions de validation. Terminé de courir après votre collègue pour sa signature !
- Fluidité dans la collaboration : avec les workflows, c’est l’outil qui vous prévient de l’avancement des tâches.
Démarrez vos workflows aujourd’hui ! Nous avons créé un cahier des charges personnalisable pour vous aider à modéliser vos workflows, au format PDF ou Word, incluant des exemples pour vous guider.
Les types de workflow que vous trouvez dans une Gestion Electronique des Documents
Workflows de validation et approbation
- Validation de factures fournisseurs : acheminement automatique pour contrôle, approbation et paiement, réduisant les délais et erreurs.
- Validation des notes de frais : soumission, vérification par le manager, puis traitement comptable.
- Validation de demandes d’achat : circuit de validation multi-niveaux pour les commandes internes.
Le workflow de validation des factures →
Les workflows des factures fournisseurs →
Workflows de gestion des ressources humaines
- Demandes de congés et absences : soumission, approbation par les responsables, mise à jour des plannings.
- Processus d’embauche : collecte et acceptation des dossiers candidats, contrats, intégration.
- Mise à jour des données personnelles : formulaires électroniques pour actualiser les informations RH.
Workflows de collecte et complétude de dossiers
- Complétude de dossiers fournisseurs ou clients : vérification automatique des pièces justificatives, relances en cas de documents manquants.
- Traitement des réclamations clients : suivi du traitement, validation des réponses, escalade si nécessaire.
Workflows de diffusion et communication
- Diffusion de notes d’information ou documents internes : envoi automatisé à des groupes ciblés avec suivi de lecture.
- Gestion documentaire collaborative : révision simultanée ou séquentielle des documents, commentaires et approbations.
Les logiciel GED avec workflows
Zeendoc & Docuware : le choix de Deltic
- Automatisation des documents comptables, RH et fournisseurs avec OCR et workflows personnalisés.
- Hébergement des données en France et conformité réglementaire (valeur probante, RGPD).
- Solution SaaS bas carbone, intuitive, sans limite d’utilisateurs et interfaçable avec vos outils métiers.
- GED puissante pour automatiser des processus complexes (validation, formulaires, projets).
- Connexions natives avec les ERP (SAP, Sage, Dynamics) via API et bases de données.
- Sécurité renforcée (ISO, RGPD), déploiement multilingue, mode SaaS ou On Premise.
Top 10 2026 des logiciels GED en France
Même si nous avons fait le choix de Zeendoc et Docuware, nous vous laissons comparer notre choix aux autres solutions du marché avec notre comparatif des meilleurs GED en France :
- Zeendoc
- Docuware
- Freedz
- Efalia Doc
- Open Bee
- Esker
- Yooz
- Sage FRP 1000
- Microsoft SharePoint by Alma
- Sy by Cegedim
Les étapes pour définir ses workflow de Gestion Electronique des Documents en entreprise
Pour définir les bons workflow dans votre GED, il faut déjà avoir une idée des tâches manuelles que vous réalisez, afin de les automatiser. On définit donc généralement 4 étapes dans un projet de déploiement d’une GED dans l’entreprise :
- Analyse des besoins et des processus existants : c’est là qu’on fait un état des lieux des processus existants, impliquant les tâches chronophages que l’on veut éliminer. On identifie également les besoins spécifiques de chaque service et de chaque poste afin de créer des workflow sur-mesure.
- Rédaction du cahier des charges : on formalise les exigences fonctionnelles et techniques, c’est à dire la réponse logicielle aux objectifs de gain de temps, de réduction des erreurs, etc.
- Configuration de la solution GED : c’est là que Deltic se met au travail ! Nous configurons tous les workflow de GED et on connecte la solution à vos outils métier.
- Déploiement et formation : une fois opérationnelle, nous formons vos équipe à la GED et vous accompagnons dans l’adoption des nouveaux workflows.
Découvrez le Cahier des charges complet et détaillé, pour vous aider à structurer et lancer votre projet GED. 100% gratuit et 100% concret !
Deltic, la solution dématérialisation
Chez Deltic, déployer des workflows GED, c’est plus qu’une simple installation logicielle : c’est un accompagnement sur-mesure, de la réflexion stratégique jusqu’à la prise en main par vos équipes.
Audit, paramétrage et support
Notre prestation démarre par un audit des processus existants. Nous élaborons ensuite un cahier des charges pour modéliser vos circuits documentaires.
Ensuite, nous paramétrons le logiciel GED et les options pour automatiser vos workflows documentaires fournisseurs, clients ou RH.
Nos experts configurent chaque étape : récupération, classement, indexation, validation, notifications automatiques, intégration à vos outils métiers (ERP, comptabilité, RH), jusqu’à l’archivage sécurisé à valeur probante.
Enfin, nous assurons la formation des utilisateurs et déployons le support technique personnalisé.
Solutions
- ✓
Jusqu’à 9000 documents / an - ✓
Multi sociétés, utilisateurs illimités, maintenance et support - ✓
Classement automatique, lecture automatique, archivage - ✓
Envoi des factures client par mail, lien tracké ou Chorus Pro - ✓
Workflow 1 valideur, passerelle comptable, collecteur factures - ✓
Workflow multi valideurs, select to search, comparaison de fichiers
Options
Centre éditique, espace pour vos clients, bulletin de paie, coffre-fort électronique, archivage documents RH, SEPA, rapprochement bancaire, BAP, notes de frais, ligne à ligne.
Les workflows chez DocuWare et Zeendoc
Chez Deltic, intégrateur certifié Zeendoc et DocuWare, nous accompagnons depuis plus de 10 ans les entreprises dans l’automatisation et l’optimisation de leurs processus documentaires grâce à des workflows sur mesure.
Les avantages des workflows Zeendoc
Zeendoc séduit par sa simplicité d’utilisation et sa capacité à automatiser rapidement les tâches administratives et financières. Grâce à ses workflows intuitifs, vous pouvez :
- Automatiser le traitement des documents.
- Fluidifier la collaboration.
- Eliminer les tâches manuelles chronophages.
- Assurer la conformité des données et de l’archivage légal.
Zeendoc est idéal pour les PME recherchant une solution GED ergonomique, personnalisable, rapide à déployer et conforme aux exigences réglementaires actuelles.
Les atouts des workflows DocuWare
DocuWare est la solution de choix pour les organisations qui souhaitent aller plus loin dans la personnalisation et la gestion de processus complexes :
- Workflows de validation complexes multi-acteurs et personnalisables.
- Intégration avec vos ERP, logiciels comptables, RH ou CRM.
- Gestion fine des droits d’accès et de la traçabilité.
- Déploiement en mode SaaS ou On Premise, adapté aux projets multi-sites ou internationaux.
DocuWare s’adresse aux entreprises ayant des besoins de workflows documentaires élaborés, nécessitant un haut niveau de personnalisation et d’intégration.
