Qu’est-ce que la LAD RAD ?

L’avancée de la digitalisation dans les organisations privées et publiques a rendu archaïques la reconnaissance et l’analyse des données de façon manuelle. « LAD RAD » sont les acronymes de « lecture automatique de documents » et de « reconnaissance automatique de documents ». Ce sont des technologies de GED (gestion électronique de documents) qui favorisent la dématérialisation des procédures. Ces logiciels GED permettent de capturer de façon rapide les données afin d’en faciliter la recherche et le traitement. Comment définir la LAD RAD, notamment par rapport à l’outil de reconnaissance de caractères (OCR) et la reconnaissance intelligente de caractères (ICR) ? Quels sont ses apports et ses limites ?

LAD RAD, OCR et ICR : de quoi parle-t-on ?

La lecture automatique de documents est un ensemble de technologies permettant lors de la numérisation de documents de récupérer et de lire de nombreuses informations et contenus. Il s’agit de technologies complémentaires à la GED. Les informations ainsi obtenues peuvent être utilisées en tant que métadonnées facilitant la recherche. La lecture automatique de documents regroupe elle-même trois autres technologies :

• la RAD, parfois appelée LAD RAD ;
• l’OCR (en français ROC ou reconnaissance optique de caractères) ;
• l’IRC (reconnaissance intelligente de caractères).

La LAD RAD consiste à reconnaître la catégorie d’un document scanné à partir de critères définis par la GED : reconnaissance de caractères numériques, alphanumériques, codes-barres, emplacement d’une image ou encadré, etc. Il est dès lors possible d’identifier la nature des documents numérisés (devis, commandes, factures…) dans une optique de classement des informations. La RAD réalise une comparaison du document à traiter avec les modèles existants de sa base de données.

L’OCR rend éditables les documents numérisés. Grâce à cette technologie, toutes les parties du texte sont converties en une version informatique pour produire un document en format texte. L’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) capture les informations et les analyse par la détection des formes et la comparaison à des formes déjà connues (chèques, documents légaux, factures…). L’OCR traite ensuite les données et les définit en mots et en caractères.

L’ICR (Intelligent Character Recognition) est proche de l’OCR, mais traite la reconnaissance des textes manuscrits

Quels avantages tirer des technologies LAD RAD ?

 Améliorer la performance du processus de traitement de l’information

Le traitement des données par la LAD RAD n’est pas toujours automatisé. En cas d’absence de reconnaissance, une intervention humaine est requise. Pour autant, son utilisation permet de gagner un temps considérable par le traitement des éléments constitutifs d’un document. La marge d’erreur est réduite. Il en résulte des gains de productivité : les collaborateurs sont libérés de tâches fastidieuses à faible valeur ajoutée. Par exemple, une LAD RAD peut extraire une zone précise de texte comme le montant d’un chèque. Les données seront utilisées dans le cadre d’un moteur de workflow d’un processus métier.

De plus, un système de LAD RAD performant génère des économies substantielles. En effet, le traitement de données informatisées réduit considérablement les coûts par rapport au mode papier.

Un autre avantage des technologies LAD RAD est une réduction substantielle des délais de traitement. Avec la dématérialisation, finis les impressions, le transfert aux différents services concernés, les risques de perte, etc. Grâce à elle, les documents sont échangés rapidement et peuvent être traités immédiatement. Ces gains de temps sont vertueux en interne, mais améliorent aussi la relation client grâce à un paiement rapide.

De plus, le temps d’accès aux documents par les collaborateurs est significativement réduit. Par l’utilisation de mots clés, il est possible de retrouver rapidement les informations recherchées, contrairement à un classement en mode papier.

Par ailleurs, les performances des technologies LAD RAD s’améliorent en permanence par le recours à l’intelligence artificielle (machine learning). Il s’agit d’un algorithme qui progresse avec les données qui lui sont fournies pour améliorer sans cesse ses résultats.

LAD RAD, OCR et GED : une combinaison gagnante

Comment fonctionne le Lad Rad Ocr ? LAD RAD et OCR sont des technologies très complémentaires et presque toujours associées à la GED. Les premières remplissent les fonctions de « portes d’entrée » qui alimentent la seconde. Il s’ensuit un stockage des informations contenues puis de la mise à disposition des documents aux utilisateurs.

Ces technologies permettent d’accélérer la dématérialisation et l’automatisation. Elles analysent, traitent, indexent, permettent de gérer ou de sauvegarder les documents. De plus, les données acquises par la GED peuvent communiquer avec d’autres programmes, notamment la gestion des factures à travers un logiciel de comptabilité.

Les limites de la LAD RAD dans le contexte de la facturation électronique

Ces technologies présentent toutefois certaines contraintes :

• Le processus reste contraignant dans la mesure où le document papier doit être numérisé. La contrainte est d’autant plus forte que le nombre de documents est nombreux.
• Les documents mal reconnus impliquent une saisie manuelle.
• Le processus requiert une vérification par un opérateur après l’extraction des informations.
• La dématérialisation avec une solution LAD RAD ne donne pas de valeur probante au document. Cela implique la conservation de l’original en format papier et de disposer d’un espace physique de stockage suffisant.

De plus, avec l’avènement de la facturation électronique entre 2024 et 2026, le coût de traitement d’une facture va être encore réduit. Ainsi, pour une entreprise, ce coût pour une facture papier est d’au moins 10 €. Celui d’une facture électronique ne dépasse pas le coût d’un timbre-poste d’après la documentation officielle.

La facturation électronique entraîne une automatisation du traitement de bout en bout et accroît les avantages déjà constatés par l’utilisation de la LAD RAD (réduction des délais de traitement et de paiement notamment). De plus, les processus sont sécurisés. Avec la suppression des interventions manuelles, le risque d’erreur est notablement réduit et les protocoles sécurisés respectent le principe de piste d’audit fiable.

Dans le cadre de l’obligation légale de la facturation électronique, le traitement et la génération de factures comporteront l’utilisation d’un format structuré. La valeur légale des factures devra être garantie (authenticité de l’émetteur, intégrité et lisibilité des données), ce que ne permet pas la copie numérisée d’une facture ni un PDF simple.

Ainsi, la LAD RAD rend le traitement d’une facture papier plus efficace : diminution du taux d’erreur propre à la saisie manuelle, réduction des coûts de traitement et des délais de paiement… Elle permet aussi de garantir la confidentialité des documents GED.  Grâce au temps gagné, l’entreprise gagne en productivité et dégage du temps pour accomplir des tâches à plus forte valeur ajoutée. Toutefois, cette technologie n’est pas exempte de contraintes et se voit remise en cause par l’obligation du passage à la facturation électronique.