Coffre fort documents : la solution clé pour une gestion 100 % conforme
Stockez, numérisez et conservez vos documents sensibles dans un coffre-fort numérique conforme aux normes européennes en vigueur. Bulletins de paie, contrats, factures, pièce d’identité, ou documents confidentiels : cet espace de stockage certifié vous garantit la valeur probante de vos documents de manière sécurisée. Intégrée à votre système de gestion électronique de documents, cette solution certifiée vous permet un accès sécurisé en ligne, une traçabilité complète et une protection contre le feu ou la perte de fichiers.
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Comme elles, adoptez notre coffe fort documents pour optimiser votre archivage !
Comment fonctionne un coffre-fort numérique pour vos documents ?
Dépôt et scellement numérique des documents
Dépôt et scellement numérique des documentsDès qu’un document administratif ou document papier est déposé, il est automatiquement numérisé (si nécessaire) puis scellé dans le stockage en ligne via : une signature électronique, un horodatage, et une empreinte unique. Cette opération garantit l’intégrité, l’authenticité et la valeur probante du document.
Archivage dans un espace de stockage sécurisé
Archivage dans un espace de stockage sécuriséLes fichiers sont stockés dans un espace sécurisé (datacenters certifiés) respectant les normes de sécurité (ISO 27001, NF Z42-013, NF Z42-020).
Durée de conservation paramétrable selon la nature du document sensible (paie, contrat, justificatif, etc.).
Gestion des accès et traçabilité des connexions
Gestion des accès et traçabilité des connexionsAfin de faire fonctionner le coffre-fort numérique, chaque utilisateur se connecte via un identifiant de connexion.
Les droits d’accès personnalisés, la journalisation des actions (consultation, téléchargement) assurent une confidentialité totale lors de son utilisation.
Est-il obligatoire d’utiliser un coffre-fort numérique ?
Pas encore obligatoire… mais plus que recommandé.
📌 Depuis 2017, l’envoi des bulletins de paie électroniques est légal sans l’accord préalable du salarié, sous conditions :
- Information 1 mois avant,
- Respect du droit d’opposition,
- Conservation de la bulletin de paie pendant 50 ans,
- Double obligatoire à conserver 5 ans.
📬 Or, un simple envoi par mail ou via un espace protégé par mot de passe ne suffit pas.
Seules trois méthodes sont légalement reconnues :
- Remise en main propre,
- Envoi postal,
- Stockage dans un coffre-fort numérique sécurisé.
🎯 Le coffre fort document est donc la seule solution digitale conforme pour remplacer la remise physique, tout en simplifiant votre gestion administrative.
RGPD : protégez vos données sensibles
Le RGPD impose aux entreprises de protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé. Le coffre fort document numérique vous aide à :
- garantir la confidentialité des informations sensibles avec un chiffrement des données complexe,
- conserver une preuve juridique en cas de litige grâce à un archivage certifié,
- assurer une traçabilité complète des accès et actions,
- centraliser vos documents dans un environnement sécurisé.
Préparez-vous à la loi de finances 2026 : facturation électronique obligatoire
Dès 2026, toutes les entreprises devront adopter la facturation électronique. 💡 Le coffre-fort numérique est recommandé pour :
- stocker vos factures de manière conforme,
- garantir leur valeur probante en cas de contrôle,
- automatiser le cycle de vie de vos documents.
👉 En adoptant un coffre fort document maintenant, vous anticipez la réforme, vous restez conforme et vous gagnez en efficacité.
COMPARATIF
Le comparatif ultime pour choisir votre coffre-fort numérique !
Sécurité, conformité, ergonomie… Faites le bon choix !
Qui peut utiliser un coffre-fort numérique dans l’entreprise ?
- L’employeur : pour les obligations légales (paie, RH, contrats…),
- Les services internes (comptabilité, juridique, RH…) : pour sécuriser et centraliser les fichiers et données sensibles,
- Les collaborateurs : pour consulter et conserver leurs propres documents dans un espace personnel (bulletins de paie, contrats, pièces d’identité…).
📲 Grâce à l’application mobile, tous les profils peuvent accéder aux documents depuis n’importe où.
Typologie de document
Exemples
Durée de conservation
📄 Documents RH (coffre fort pour bulletins de paie…)
- Bulletins de paie,
- contrats de travail,
- Primes,
- Soldes de tout compte.
5 ans en moyenne et jusqu’à 50 ans pour les fiches de paie électroniques.
🧾 Documents comptables et fiscaux
- Factures,
- Bons de commande,
- Bilans,
- Déclarations fiscales.
Entre 6 à 10ans
📁 Documents civils et commerciaux
- Contrats,
- Baux,
- Documents de transport.
5 ans en moyenne jusqu’à 30 ans pour certains actes immobiliers.
🔐 Documents confidentiels et fichiers sensibles
- Brevets,
- Licences,
- Fichiers clients,
- Codes d’accès,
- Document confidentiel.
Durée adaptée à leur niveau de sensibilité.
📚 Documents sociaux et administratifs
- Statuts,
- PV,
- Convocations,
- Comptes annuels,
- Déclarations,
- Documents administratifs.
De 3 à 10 ans.
Quel est le tarif d’un coffre-fort numérique pour une entreprise ?
Le coût d’un coffre-fort numérique dépend de plusieurs critères :
- la volumétrie (nombre de documents, Go, utilisateurs),
- Niveau de stockage sécurisé (inclus ou extensible),
- Fonctionnalités (signature électronique, intégration, etc.),
Service en ligne ou intégré GED, et offre d’accompagnement.
💡 Exemples de prix :
- De 0,60 € à 0,80 € HT/mois/salarié pour les bulletins de paie,
- Abonnements annuels pour les entreprises (à partir de 99 € HT).
🏷️ Certaines solutions sont proposées par des plateformes comme Amazon, Darty, ou via des intégrateurs spécialisés. Vérifiez bien la norme européenne EN 1143, ou encore le blindage de sécurité afin de garantir la protection de vos documents.
Comparatif des meilleures solutions de coffre-fort numérique
SOLUTION
FONCTIONNALITÉS
SÉCURITÉ
CONFORMITÉ (liste non-exhaustive)
AVIS
ZEENDOC
Tri automatique, interface intuitive
AES 256, SSL
ISO 27001, NF Z42, RGPD
✅ Intuitif et rapide
DOCUWARE
Automatisation avancée, audit, personnalisation
AES 256, SSL
ISO 27001, eIDAS, SOC 2
🔄 Complet parfois complexe
NUMEN
Moteur multicritère performant
AES 256, SSL
NF Z42, PCI DSS, RGPD
👍 Fiable, ergonomie moyenne
XELIANS
Plan de classement avancé, notifications
AES 256, SSL
ISO 27001, NF 461
🔐 Ultra sécurisé, moins ergonomique
DOXIS
Interface personnalisable
AES 256, SSL
ISO 27001, RGPD, eIDAS
🧠 Puissant, mais la prise en main est technique
Comment choisir votre coffre-fort pour documents numériques ?
Voici les 6 critères clés à évaluer pour avoir la garantie d’un logiciel coffre fort conforme :
- Sécurité & conformité : NF Z42, RGPD, chiffrement, hébergement en France.
- Intégration : GED, ERP, paie, comptabilité.
- Utilité & ergonomie : droits personnalisables, application mobile, interface intuitive.
- Espace de stockage évolutif : espace sécurisé, accessible 24/7
- Fonctionnalités avancées : signature électronique, plan de classement, automatisation, lien sécurisé, partager des fichiers sensibles en interne.
- Accompagnement personnalisé : support, formation, paramétrage, chargé de projet dédié.
💡 Conseil : faites-vous accompagner par un intégrateur comme Deltic pour un projet fluide, sécurisé, et conforme dès le premier jour.
💬FAQ : Tout ce que vous souhaitez savoir sur le coffre fort document
❓ Est-ce que c’est vraiment utile si j’ai déjà un Drive ?
Oui, et pour une raison essentielle : un Drive classique (Google Drive, OneDrive…) n’assure pas l’archivage à valeur probante. Il ne garantit ni le scellement, ni l’horodatage qualifié, ni la conservation légale des documents sensibles.
👉 À l’inverse, un coffre-fort documentaire respecte des conditions strictes (NF Z42, ISO 27001, RGPD) et permet de conserver des documents sensibles (paie, factures, contrats…) pendant 10, 30 voire 50 ans en toute conformité.
❓ Peut-on récupérer ses documents facilement ?
Oui. Un bon coffre-fort numérique vous permet :
- de consulter les documents à tout moment, depuis n’importe quel appareil,
- de rechercher facilement grâce à des moteurs performants,
- et de les exporter en cas de besoin.
📌 La traçabilité est totale : chaque action (téléchargement, consultation, modification) est journalisée, ce qui garantit sécurité et transparence pour chaque fichier sensible.
❓ Comment sont gérés les droits d’accès ?
Chaque utilisateur dispose d’un profil personnalisé avec des droits spécifiques. L’accès aux documents est strictement encadré :
- Identification électronique,
- Accès hiérarchisé selon le rôle (RH, salarié, direction…),
- Traçabilité de chaque action.
➡️ Cela permet de garantir la confidentialité et l’intégrité des documents sensibles, tout en respectant le RGPD.
❓ Que se passe-t-il si je change de prestataire ?
Les données restent la propriété de l’entreprise.
Un bon prestataire vous garantit la réversibilité : vous pouvez récupérer vos documents à tout moment si vous changez de solution.
📌 Cette capacité fait partie des critères essentiels à vérifier lors du choix d’un coffre-fort numérique.
✅ Les solutions conformes à la norme NF Z42-020 incluent cette exigence.
❓ Est-ce que je peux connecter un coffre-fort documentaire à mon logiciel de gestion ?
Oui. De nombreuses solutions s’intègrent aux outils que vous utilisez déjà :
- Logiciels de paie (ex. Silae, ADP…)
- ERP, SIRH, logiciels comptables
- Outils de gestion documentaire
👉 Résultat : automatisation des dépôts, classement intelligent, et synchronisation des flux, sans action manuelle. Un véritable gain de temps au quotidien.
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Le comparatif ultime pour choisir votre coffre-fort numérique !
Sécurité, conformité, ergonomie… Faites le bon choix !
