Quel coffre-fort électronique choisir pour vos vos bulletins de paie ?

De nombreuses entreprises et collectivités publiques sont engagées dans la digitalisation de leurs processus, en particulier celui des bulletins de paie, qui rappelons le, doivent être transmis obligatoirement tous les mois aux salariés. Autrement dit, on parle de dématérialisation des entreprises. Peut-être est-ce le cas de la vôtre ou bientôt. Pour réussir ce tournant décisif, encore faut-il disposer des outils adéquats qui répondent aux contraintes techniques et à la réglementation en vigueur. Le coffre-fort numérique, également appelé coffre-fort électronique, en est l’un d’eux. Qu’est-ce qu’un coffre fort numérique ? Quels sont les services rendus par un coffre-fort numérique concernant vos bulletins de paie? Sur quels critères pouvez-vous vous appuyer pour faire le bon choix ?

Le coffre-fort numérique, complément indispensable de la dématérialisation des bulletins de paie

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique pour bulletin de paie

Un coffre-fort numérique pour bulletin de paie est un service en ligne qui permet le stockage numérique des bulletins de paie aux salariés, son principal intérêt est de transmettre en toute sécurité ces documents par l’employeur. En accord avec l’article L3243-4 du Code du travail, qui prévoit de garder une copie de ces documents pendant au moins 5 ans, d’où l’utilisation d’un coffre-fort numérique qui favorise la mise en application de cette loi.

Les caractéristiques d’un coffre-fort numérique (CFN)

La notion de CFN est définie par l’article L.103 du Code des postes et des communications électroniques. Il s’agit d’un service sécurisé permettant la gestion électronique des documents, à savoir : la distribution, le stockage et l’archivage de documents dématérialisés sensibles.

Le CFN n’est pas une solution obligatoire. Toutefois, seuls les CFN sont en mesure de suivre les obligations légales en matière d’intégrité et de confidentialité des données. Et quand on sait combien le sujet est touchy, mieux vaut faire en sorte de sécuriser les données traitées par votre entreprise.

Certaines obligations liées à la RGPD s’imposent en effet aux entreprises, notamment depuis le décret n° 2018-418 du 30 mai 2018 :

• Les données stockées doivent être chiffrées numériquement ;
• Le stockage des bulletins de paie doit être réalisé grâce à un logiciel dédié et sécurisé ;
• Les données personnelles des salariés doivent être protégées ;
• Les fichiers doivent être aisément lisibles (cf. format PDF) ;
• L’outil doit assurer une notification de bonne réception du bulletin de paie par les salariés ;
• L’accès doit être traçable (par la signature électronique notamment).

Plus généralement, l’employeur est tenu de respecter le règlement sur la protection des données (RGPD), le règlement européen qui détermine les règles du traitement et de la circulation des données à caractère personnel. La mise en place du RGPD est notamment surveillée par la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés).

Les atouts du coffre-fort numérique pour les fiches de paie dématérialisées

Les atouts du coffre-fort électronique pour les fiches de paie dématérialisées

• La sécurité des données : L’utilisation d’un coffre-fort numérique qui respecte la réglementation en vigueur assure à l’entreprise le respect de ses obligations en termes de confidentialité, d’accessibilité et de pérennité des données. Par exemple une fichie de paie contient des informations privées telles que le prénom, numéro de sécurité social ou adresse du domicile du salarié donc il est important de bien protéger ces données.
• L’envoi automatisé des fiches de paie : Les avantages sur le plan technique sont aussi considérables car les bulletins de paie sont distribués automatiquement. Cela met fin à la manipulation et à l’envoi par courriers des documents papier. C’est une réduction des coûts papiers pour l’employeur mais également un gain de productivité appréciable pour les salariés qui pourront se consacrer à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.La dématérialisation des documents RH dans l’archivage et le classement des documents électroniques, c’est un gain de temps pouvant aller jusqu’à 95% ! Attention ! Si certains salariés optent pour la conservation des bulletins papier, le système devra être en mesure de gérer deux canaux de diffusion en parallèle.
• L’accès simplifié et la conservation aux fiches de paie : Les salariés, quant à eux, disposent d’un accès immédiat et permanent à leurs fiches de paie à distance. Cela leur évite en outre la problématique de la conservation de leurs fiches de paie tout au long de leur vie professionnelle, avec notamment le risque de perte. Dans un coffre-fort numérique, les fiches de paie doivent en effet être accessibles pendant au moins 50 ans ou jusqu’à l’âge de 75 ans du salarié.

Les critères de choix de son coffre-fort électronique

Face à une offre abondante en matière de coffres-forts virtuels, il n’est pas toujours facile de faire un choix. Le mieux est de prendre le temps d’analyser l’offre. Mais vous êtes certainement un homme ou une femme d’action ! Alors allez-y, testez avant de vous engager !

6 coffres-forts numériques pour gérer vos fiches de paie :

• Personio ;
• Factorial ;
• Digipost ;
• Pagga ;
• eDoc ;
• MyPeopleDoc

GOOD News !💡 : Certains coffres-forts numériques sont proposés à un tarif vraiment abordable et sont particulièrement adaptés aux entreprises de service dématérialisées. C’est le cas de la solution de dématérialisation des bulletins de paie DELTIC ! En voilà une nouvelle qui va faire plaisir aux DAF. 😊

Les conditions à respecter pour utiliser un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie

Outre les obligations législatives ou réglementaires citées plus haut, le coffre-fort électronique doit respecter certaines normes, notamment :

• La norme AFNOR NF Z 42-020 qui donne les spécificités techniques devant être mises en œuvre pour assurer l’intégrité des informations stockées et archivées ;
• La norme AFNOR NF 42-025, propre à la gestion de la fiche de paie électronique ;
• La norme ISO 27001, relative aux systèmes d’information et à leur sécurité ;
• La norme ISO 9001, propre aux stockages des données
• Détenir le label de la Fédération nationale des tiers de confiance concernant en particulier l’horodatage et la signature des documents abrités par le CFN.

Et ceci afin de s’assurer :

• Des durées de stockage garanties : eh oui, une fiche de paie au format électronique doit être conservée durant 50 ans ;
• De la sécurité offerte par le coffre-fort numérique. On pourra notamment interroger le prestataire sur la localisation géographique de ses serveurs et sur sa politique de lutte contre les cyberattaques ;
• Du volume de stockage et de ses conditions financières. Le stockage numérique n’est pas illimité et peut être soumis à des paliers financiers. Il ne faut pas hésiter à se renseigner sur l’éventuelle tarification pratiquée sur les espaces de stockage supplémentaires ;
• Du respect du délai de 30 jours de production des fiches de paie en pratique, les fiches de paie doivent être disponibles à la fin de chaque mois) ;
• De la sécurité des conditions d’accès aux informations. Existe-t-il un identifiant, un mot de passe, un code SMS, des questions personnelles ? Des conditions d’accès suffisamment sécurisées rendent le piratage du compte plus difficile. Respect il les normes RGPD ?

Choisir la solution la mieux adaptée aux besoins de son entreprise

Avant de choisir un CFN, il convient de connaître les besoins de son entreprise et de ses collaborateurs. Voici les éléments à prendre en compte avant de choisir votre coffre-fort numérique pour gérer vos bulletins de paie :

• Les fonctionnalités : On s’interrogera en premier lieu sur les fonctionnalités qui seront utiles à l’entreprise. Tous les outils n’offrent pas les mêmes services. Certains outils sont limités à la conservation des fiches de paie. D’autres CFN peuvent accueillir également tout document de ressources humaines (cf. les contrats de travail).
• Les intégrations informatiques : Votre logiciel de paie peut déjà comporter la fonctionnalité du coffre-fort numérique. Il est possible de se renseigner auprès de son prestataire pour connaître le surcoût éventuel de ce service. Une seule application est un facteur de fluidité de traitement des opérations.
• La compatibilité avec vos outils : Vous pouvez aussi choisir un CFN externe différent de votre système d’information actuel ou de celui utilisé par votre expert-comptable. Il convient dans ce cas de figure de s’assurer de la compatibilité des deux applications. Par ailleurs, certains CFN sont accessibles via une application mobile, ce qui est un service de plus pour les utilisateurs.
• Le tarif du coffre-fort numérique : Il est difficile de donner le tarif moyen d’un coffre-fort électronique. Plusieurs critères sont à prendre en compte : les fonctionnalités choisies, la volumétrie des bulletins de paie à gérer. Certains CFN sont gratuits, mais leurs fonctionnalités sont très limitées. Certains coffres-forts peuvent être adaptés à une certaine catégorie d’entreprises (TPE, PME), d’autres peuvent gérer les données de tous types d’entreprises.
• Les frais de mise en place : Ils peuvent être facturés par le prestataire. Certaines solutions proposent également des formations sous forme de consulting. Renseignez vous sur le tarif de ces prestations.

Ainsi, plusieurs critères sont à prendre en compte dans le choix d’un coffre-fort électronique pour le stockage et la distribution des bulletins de paie électronique et pour assurer la protection des données personnelles de vos salariés. Et comme il faut toujours être sympa avec les membres du département RH de son entreprise, nous vous conseillons fortement de les impliquer et de bien les informer dans le choix du coffre-fort numérique pour gérer les bulletins de salaire.