7 conseils pour dématérialiser votre entreprise

Pour faire face aux enjeux de productivité, de compétitivité et à certaines obligations légales, les entreprises sont de plus en plus engagées dans des processus de dématérialisation. Cependant, une telle évolution ne doit pas être conduite au hasard, au risque d’engendrer des effets contre-productifs. En effet, un projet de dématérialisation mal conduit et mal approprié par les équipes est susceptible d’entraîner désorganisation et mauvais emploi de la solution mise en place. C’est pourquoi un projet de dématérialisation des documents d’une entreprise doit suivre des étapes incontournables pour un résultat optimal. Voici 7 conseils pour dématérialiser votre entreprise et vous engager dans la voie du « zéro papier ».

Commencer par une analyse de la situation existante

Avant tout lancement d’un projet de dématérialisation, il est nécessaire de connaître l’existant pour définir une vision d’ensemble du projet. Cela passe par l’identification des processus à dématérialiser en priorité, mettre en évidence les éventuelles difficultés de mise en œuvre, le rapport coûts/avantages de la solution, la réceptivité de la réforme par les personnes concernées et leur implication.

Selon la taille de l’entreprise, un audit préalable de la situation peut être une bonne solution. On pourra aussi appliquer la méthode de 80/20 (loi de Pareto) pour identifier les processus qui ont le plus d’impact sur l’activité de l’entreprise.

Par exemple, le service financier est amené à traiter au quotidien de nombreux documents (factures, documents administratifs, courriers…). De plus la réglementation prévoit une maîtrise des délais de paiement (loi LME, 2008) et la mise en place de la facturation électronique (ordonnance du 15 septembre 2021). Les processus comptables semblent donc appartenir à la liste des processus à dématérialiser en priorité.

Par ailleurs, il convient de prendre en compte les interactions entre services. Ainsi, dans le cas du traitement des factures, d’autres services que le service comptable sont impliqués comme les services commerciaux et d’achats.

Appréhender ses besoins et définir le cadre du projet

Cette tâche amène à se poser quelques questions essentielles :

• Quelles sont les phases comprises dans le processus à dématérialiser ? Ce travail consiste à décortiquer les process et les tâches qui composent le processus cible pour ne rien laisser au hasard. C’est une étape préalable à la définition d’un rétroplanning.
• Quelle solution choisir pour capturer les données ?
• Comment les solutions s’insèrent-elles au système d’information ?

Par exemple, dans le cadre de la dématérialisation des factures fournisseurs, on pourra opter pour une solution qui permet de capturer les factures de tous formats (courriers papier, mail, EDI, portail fournisseur, portail Chrous Pro, etc.).

Cette solution permettra de dématérialiser toutes les factures fournisseurs et d’automatiser les opérations afférentes : enregistrement des pièces, comptabilisation, mise en paiement, archivage légal, utilisation d’un moteur de recherche robuste grâce à l’intelligence artificielle et accessible depuis plusieurs supports (ordinateur, ordinateur portable, tablette, smartphone).

Commencer par la mise en œuvre d’une solution qui produira des effets immédiats

Le diagnostic préalable peut prévoir la dématérialisation de processus complexes.  Pourtant, il est conseillé de commencer par la dématérialisation d’un processus moins lourd pour obtenir des résultats rapidement. C’est un signe favorable pour les équipes opérationnelles qui verront immédiatement l’intérêt de la dématérialisation dans leur travail au quotidien.

Par exemple, dans le domaine du marketing, l’automatisation du CRM permettra rapidement de rassembler et d’exploiter les données clients et ainsi dynamiser le processus de vente. La dématérialisation des notes de frais peut aussi apporter des gains d’efficience à très court terme.

Définir les objectifs du projet de dématérialisation

Améliorer la productivité, supprimer les tâches redondantes ou à faible valeur ajoutée, améliorer les délais de paiement, mieux gérer et piloter sa trésorerie, se conformer aux obligations légales, etc. font partie des objectifs à annoncer dès le début du projet. Cela permettra de donner du sens à la réforme.

Cette étape doit recevoir le soutien de la direction générale, ce qui donnera une légitimité au projet et permettra notamment :

• de revoir l’organisation du travail en fonction de la solution de dématérialisation choisie ;
• de prendre en compte toutes les composantes du projet : technologiques, fonctionnelles, juridiques ;
• d’obtenir l’implication des équipes opérationnelles ;
• d’associer les fournisseurs (indispensable dans la dématérialisation des factures par exemple).

La définition d’objectifs clairs doit aussi permettre de concevoir des indicateurs de performance pertinents et peu nombreux qui donneront un état d’avancement du projet de dématérialisation. Ces indicateurs devront aussi être utilisés pour dresser un bilan du projet en mettant en évidence, le cas échéant, les ajustements nécessaires à réaliser.

Prévoir l’implication des collaborateurs et une conduite du changement efficace

Le projet de dématérialisation doit associer les équipes opérationnelles très tôt dans le calendrier. Cela permettra aux utilisateurs d’anticiper la nouvelle façon de travailler. Cette implication doit aussi être l’occasion de faire émerger les difficultés éventuelles et les réticences face au changement pour les lever et emporter l’adhésion des équipes.

Cette phase doit également prévoir l’accompagnement des agents à travers notamment des actions de formation pour que ces derniers puissent s’approprier les nouveaux outils.

C’est aussi un élément essentiel dans la communication de l’entreprise en interne sur le projet.

 Rechercher des solutions d’externalisation

L’externalisation peut être très efficace sur certaines tâches. Par exemple, la numérisation des documents peut être traitée par un prestataire. Il convient d’examiner les solutions les plus performantes qui présentent le meilleur coût/avantages pour l’entreprise.

L’externalisation peut aussi concerner la solution informatique. Par exemple, travailler en mode SaaS (Software as a Service) permet de bénéficier d’une sauvegarde des données automatisée dans le Cloud et des mises à jour assurées par le prestataire.

Les sociétés proposant des solutions de dématérialisation proposent également des conseils et un accompagnement à chaque étape du processus. C’est une solution pertinente et sécurisante pour la dématérialisation des entreprises de services, des PME ou grands groupes.

Choisir une solution transversale

L’idéal dans un projet de dématérialisation est d’opter pour une solution qui englobe plusieurs processus métiers dont l’archivage des documents (bulletins de paie, contrats, factures, devis…)  dans un coffre-fort numérique.

C’est le cas par exemple du choix d’un logiciel de gestion électronique de documents (GED) qui facilite le traitement d’un grand nombre de documents : factures, bons de commande, courriers, contrats, etc. Cette solution permet de s’engager vers le « zéro papier », d’obtenir un gain de temps en cas de recherche de documents, une réduction des coûts, une accélération des prises de décision, etc. Une solution GED pour l’immobilier peut aider les professionnels de l’immobilier à améliorer leur productivité et leur efficacité en simplifiant la gestion des documents.

Ainsi, dans un projet de dématérialisation d’une entreprise, il est conseillé de suivre certaines étapes et d’organiser les opérations de façon rationnelle. Une telle réforme doit être conçue comme un projet informatique à part entière, ce qui requiert une organisation impliquant tous les acteurs de l’entreprise, de la direction générale aux équipes opérationnelles.