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Comment réaliser un audit documentaire de votre organisation pour votre projet GED ?

05 septembre 2023 | Actualités

Par Arnaud Delastre
Associé et chef de projets clients
Audit documentaire GED

Les projets de GED et de dématérialisation font désormais partie intégrantes de la stratégie d’organisation des entreprises, petites ou grandes. Ces termes font désormais partie de votre quotidien mais savez-vous réellement comment initier un projet GED ? 🤔Un de ses secrets…, c’est l’audit documentaire ! Et pourtant, il est souvent oublié… C’est pourquoi, on va essayer de vous convaincre de son intérêt pour augmenter vos chances de réussite de votre projet GED. Le bonus ? On a rédigé pour vous un document qui vous permet de réaliser un audit documentaire facilement et sans rien oublié ! Alors vous commencez à être convaincu ? On vous laisse découvrir la suite ! ⬇️

Un audit documentaire : c’est quoi, quelle est sont importance ?

Comme on vient de l’énoncer, l’audit documentaire est l’un des piliers d’un projet de gestion électronique des documents. Mais qu’est ce que c’est concrètement ?

C’est un livrable dans lequel votre système actuel de gestion documentaire (type de documents, personnes concernées par ces documents, circulation de ces documents etc.) est étudié. L’objectif ? La mise en avant des lacunes de votre processus, le listing de préconisations pour l’améliorer, d’un plan d’actions détaillé etc. Cet audit documentaire intervient au tout début de votre projet de dématérialisation. Alors anticipez-le dans votre agenda 📆! Petite, moyenne, ou grande, vous avez tous un intérêt à en réaliser un. Il sera bien évidemment en fonction de la taille de votre entreprise, plus ou moins long. En fonction de vos compétences et de vos ressources, vous pouvez faire le choix de le réaliser vous même en interne ou de le faire faire par une société externe. Le bonus ? Si vous choisissez Deltic, ce sera fait aux petits oignons ! 🧅

Dans tous les cas pas d’inquiétude, on a préparé pour vous un document qui explique tout ! On allait quand même pas vous laisser tout seul ?

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Quels sont les intérêts et avantages cruciaux de l’audit documentaire ?

Passons aux choses sérieuses et surtout à la partie la plus intéressante 😉 : quels sont les intérêts de réaliser un audit documentaire pour votre GED ? Tout d’abord, sachez que votre société est unique (tout comme vous), ce qui signifie que votre audit sera propre à la singularité de votre processus. Aucune entreprise n’aura le même que vous.

Définir vos besoins en dématérialisation

Se lancer dans un projet de dématérialisation peut être vu comme une montagne lorsque rien n’est cadré et délimité. Alors si vous avez de bonnes chaussures, vous allez gravir cette montagne mais peut être que vous pouviez juste vous arrêter aux 100 premiers mètres pour votre projet 😉.

L’audit documentaire, grâce à la collecte des informations concernant vos documents, son traitement, et l’analyse de votre gestion documentaire actuelle, les pertes de temps allouées, les améliorations envisagées, vont permettre de définir expressément vos besoins. On peut vous assurer que des besoins bien définies sont la clé de réussite 🔑. Cela vous permet de prendre de la hauteur et du recul sur des processus que vous aviez l’habitude de pratiquer par automatisme sans vous rendre compte des inconvénients.

Vous êtes donc capable de déterminer vos besoins de dématérialisation. Sans lui, vous risquez de faire l’impasse sur des problématiques.

Prendre de la hauteur et avoir un nouveau regard sur votre système actuel de gestion documentaire

Dans une entreprise, nous avons tous la tête dans le guidon !🚴‍♀️ Et c’est bien normal, en tant que RAF, DAF, comptable, vous avez milles sujets à gérer. Le temps pour se poser et réfléchir à des améliorations n’est donc que rarement voir jamais pris. Le jour où le projet GED et le processus de récupération de documents sont mis sur la table, c’est alors le moment idéal pour prendre ce temps et avoir un regard neuf sur votre gestion documentaire. Si vous avez la chance de pouvoir prendre ce temps en interne, c’est un moment important à ne pas négliger.

Si vous n’avez pas le temps, pas de panique, vous pouvez solliciter l’aide d’un acteur externe. L’intérêt premier de mandater une entreprise externe pour réaliser votre audit documentaire réside dans la prise de recul et dans le regard neuf que cette dernière peut avoir quant à vos processus documentaires en place. Elle pourra challenger votre façon d’être organisé et votre point de vue sur la base d’un recensement d’informations et d’analyse totalement objective.

Identifier les inconvénients et lacunes du processus de gestion documentaire en place

En relation avec les points précédents, vous êtes probablement convaincu/e que votre gestion documentaire est efficace. Certainement, mais ne pensez-vous pas que vous pouvez encore mieux faire ?🆗 Les informations et l’analyse de l’audit documentaire mettront en exergue les lacunes que peut présenter votre gestion : double saisie, archivage non sécurisé, validation lente etc. L’objectif étant de mettre en parallèle de ces lacunes, les différentes possibilités d’automatisation et de dématérialisation pour rendre plus rapide et plus efficace vos processus. A la fin, vous obtenez donc des conclusions quant à l’amélioration de votre gestion. Magique non ?🤩

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Mettre en place un plan d’actions concret

A la suite de ces conclusions, vient l’étape la plus intéressante : la mise en place d’un plan d’actions solide et efficace ! En assemblant toutes les informations et les analyses, l’audit vous permet de ressortir un plan d’actions opérationnel à mettre en place immédiatement au sein de votre organisation. Ces actions peuvent être de plusieurs natures comme : révision des processus organisationnels de circulation des documents, mise en place de workflows de circulation des documents, installation d’une solution de dématérialisation, … La liste peut être encore longue.🗒️ Ce sera pour vous un vrai fil conducteur pour entamer une nouvelle méthode de gestion électronique des documents. S’il met en avant le besoin de passer à la dématérialisation, la seconde étape sera de rédiger un cahier des charges pour structurer votre projet et de faire appel à un opérateur de dématérialisation. Là aussi, on a pris les devants et on fait un document qui vous mâche le travail

Ce sont autant d’avantages qui vont vous permettre de mettre un premier pied dans un processus de dématérialisation. A noter qu’il existe autant de projets de gestion électronique documentaire qu’il existe d’organisation. L’audit documentaire vous permettra donc d’amorcer un projet de dématérialisation unique qui vous correspond.

Comment réaliser un audit documentaire ? La méthodologie et les étapes

La phase de cadrage du projet

Qu’il soit réalisé en interne ou par un prestataire externe, il est essentiel d’avoir une phase de cadrage qui définit le périmètre et ses objectifs concrets. Il est conseillé de nommer un référent ou un chef de projet au sein de l’entreprise pour assurer la bonne conduite du projet ou la liaison avec les auditeurs externes. Le dialogue est primordial. 🗣️

Le recensement de votre environnement documentaire

Cette première étape vous permet de dresser un état des lieux des documents que vous utilisez au quotidien et de la façon dont ils sont gérés. Ce recensement doit permettre d’identifier les types de documents (facture, bon de livraison, bon de commande, bon de réception etc.), le nombre de documents traité, les services et/ou personnes par lesquels transitent ces documents, les outils et/ou les logiciels qui sont utilisés pour gérer ces documents (édition, envoi, stockage, réception) etc. Une vraie cartographie permettra par la suite une analyse précise.

En fonction de la volumétrie de documents, l’approche peut être différente. Cette étude vous permet d’identifier les documents les plus importants de votre entreprise, et ceux pour lesquels le processus de gestion et de traitement est à revoir prioritairement.

Cette cartographie servira d’existant si un logiciel de gestion documentaire est mis en place par la suite.

Les échanges avec les utilisateurs qui interagissent avec les documents

En complément du recensement documentaire, dialoguer et interroger les équipes opérationnelles est une étape importante. Cela complète le recensement documentaire en y ajoutant la vision des utilisateurs. Ces derniers font part de la façon dont ils traitent la gestion documentaire de la structure, de leurs besoins, de leurs éventuelles difficultés, voire de leurs frustrations. Ces échanges vont permettre de vous rendre compte d’éléments non visibles et non identifiables avec un simple recensement. Ces personnes sont les plus à même à vous décrire leur ressenti, à soumettre des suggestions d’amélioration. Si projet de dématérialisation il y a, ce seront également les futurs utilisateurs du logiciel. Les impliquer dès le début du projet permettra de les faire adhérer plus facilement au projet et au logiciel et en faire des tops utilisateurs.😉

Cet entretien peut être préparé en amont et prendre la forme d’un questionnaire. Voici quelques questions basiques qui peuvent être posées :

  • Quels sont les documents que vous traitez au sein de votre service ? Combien de types de documents différents ?
  • Comment sont traités les documents ? Classement des documents numériques ou papiers ?
  • Combien de temps sont-ils conservés ?
  • Qu’est ce qui vous permet de retrouver facilement les documents ?
  • Comment les documents sont-ils archivés ?
  • Comment pensez-vous pouvoir améliorer la gestion documentaire ?

L’analyse de votre processus actuel de gestion documentaire

Grâce au recensement des documents et aux échanges avec les utilisateurs, vous ou l’auditeur pouvez analyser à quels moments et endroits les utilisateurs perdent du temps, où ils rencontrent des difficultés à gérer les documents etc. Cette mise en avant des inconvénients quant au traitement des documents permet de mettre en lumière toutes les étapes qui peuvent être améliorées et dématérialisées pour optimiser votre processus.

La conclusion de l’audit par un rapport, des préconisations et un plan d’actions

L’ensemble de ce travail a un seul et unique but c’est d’améliorer et d’optimiser la gestion de vos documents. Comment ? Par la mise en place d’actions concrètes, efficaces et mesurables. A la fin de l’audit, vous bénéficiez d’un document regroupant l’ensemble du recensement, des analyses avec la mise en avant des points forts, des points faibles ainsi qu’un listing des tâches à mettre en place au sein de votre entreprise pour améliorer les points faibles. Son but est de mettre en avant votre besoin d’avoir un logiciel de dématérialisation pour gérer votre flux documentaire. Des propositions concrètes de dématérialisation peuvent être mises en avant pour que vous puissiez ensuite passer à l’étape projet de mise en place d’un logiciel. Plus vite vous le mettez en place, plus vite vous gagnerez du temps.⌚ Il est important de présenter cet audit en guise de conclusion à toutes les personnes qui sont impliquées dans ce projet.

A noter tout de même que la réalisation des actions préconisées au sein d’un audit documentaire est conditionnée à l’acceptation du changement au sein de l’entreprise. Il s’agit tout de même d’un bouleversement de l’organisation, des méthodes de travail etc. Il est alors essentiel de faire de la sensibilisation et préparer les utilisateurs au mieux.

Pour conclure, l’audit documentaire est donc le point de départ de tout projet de dématérialisation, GED. Sans lui, vous risquez d’omettre des besoins, des étapes et ne pas aboutir à un projet qui vous correspond à 100%. Du gâchis non ? Si vous faites le choix de vous faire accompagner par un prestataire externe, vous pouvez choisir au préalable un opérateur de dématérialisation qui pourra ensuite vous accompagner jusqu’au bout de votre projet. (on peut s’occuper de tout 🤗)

 

Réalisez un audit documentaire pour votre projet GED en téléchargeant le document ⬇️

    Arnaud Delastre
    Par Arnaud DelastreAssocié et chef de projets clients

    Associé et chef de projets clients depuis plusieurs années au sein de Deltic, j’accompagne les clients dans leur projet de dématérialisation. De la configuration, à la personnalisation, à l’installation de votre outil GED, au suivi et à l'évolution de votre projet, nous mettons un point d'honneur à vous satisfaire et vous faire vivre la meilleure expérience client. Les logiciels de dématérialisation et de GED n'ont plus aucun secret pour moi.

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