Audit documentaire & audit GED 2026 : Modèle gratuit, étapes et obligations

L’audit documentaire et l’audit GED sont des étapes clés pour structurer efficacement un projet de GED et de dématérialisation pour tout type d’entreprise, petites ou grandes.
Savez-vous comment initier un projet GED ? L’audit documentaire augmente les chances de réussite de votre projet GED, le ROI ainsi que l’adoption de la future solution GED.

Dans cet article, nous allons vous démontrer concrètement pourquoi l’audit documentaire est indispensable et comment le réaliser efficacement dans le cadre d’un projet GED.

Le bonus ? On a rédigé pour vous un document qui vous permet de réaliser votre audit documentaire et GED facilement et sans rien oublié ! C’est gratuit et en libre accès ⬇️

Modèle gratuit d’audit documentaire et d’audit GED PDF à télécharger (2026)

Vous préparez un projet de gestion électronique des documents et souhaitez partir sur des bases solides pour mettre en place une GED ? Pour vous accompagner, nous mettons à votre disposition un modèle gratuit d’audit de gestion documentaire, à télécharger et personnaliser selon les besoins de votre entreprise :

Un audit documentaire : c’est quoi et pourquoi est-il essentiel dans un projet GED ?

Comme on vient de l’énoncer, l’audit documentaire est l’un des piliers d’un projet de gestion électronique des documents. Mais qu’est ce que c’est concrètement ?

Un audit document (ou audit GED) est une analyse structurée de l’ensemble de votre système de gestion documentaire actuel. Il permet d’évaluer vos flux, vos pratiques, vos outils et vos usages afin d’identifier des axes d’optimisation.

C’est un livrable dans lequel votre système actuel de gestion documentaire (type de documents, personnes concernées par ces documents, circulation de ces documents etc.) est étudié.

Les objectifs ?

• Identifier les inefficacités (temps perdu, erreurs, doublons)
• Détecter les risques (non-conformité, perte de documents, sécurité)
• Définir des recommandations concrètes et priorisées
• Construire un plan d’actions opérationnel pour votre projet GED

Cet audit intervient au tout début de votre projet de dématérialisation. Alors anticipez-le dans votre agenda 📆 !

Petite, moyenne ou grande entreprise, vous avez tous un intérêt à en réaliser un. Il sera bien évidemment adapté à votre taille, à votre secteur et à votre maturité digitale.

En fonction de vos compétences et de vos ressources, vous pouvez choisir de le réaliser vous-même en interne ou de le confier à un prestataire spécialisé. Nous pouvons bien évidemment vous accompagner dans sa réalisation.

Quels sont les avantages concrets d’un audit documentaire / audit gestion documentaire ?

Définir précisément vos besoins en dématérialisation

Se lancer dans un projet de dématérialisation peut être vu comme une montagne lorsque rien n’est cadré. Sans audit GED, vous risquez de surdimensionner votre projet… ou au contraire de passer à côté de besoins critiques.

L’audit documentaire permet, grâce à la collecte et à l’analyse des informations :

• de comprendre vos flux documentaires
• d’identifier les pertes de temps
• de prioriser les axes d’amélioration

Résultat : vous définissez un périmètre réaliste, aligné avec vos enjeux métier et vos contraintes opérationnelles.

Prendre du recul sur votre organisation actuelle

En tant que RAF, DAF, comptable, votre temps est compté. Le jour où le projet GED et le processus de récupération de documents sont mis sur la table, l’audit documentaire permet de prendre du recul et joue ici un rôle clé : il vous oblige à formaliser des pratiques souvent implicites.

Cela permet :

• de remettre en question les habitudes
• de révéler des dysfonctionnements invisibles
• d’identifier des gains rapides

Un regard externe (dans le cas d’un audit GED réalisé par un prestataire) apporte en plus une vision objective et benchmarkée.

Identifier les inefficacités et les risques

Vous êtes probablement convaincu que votre gestion documentaire est efficace…

Mais l’audit documentaire met souvent en évidence :

• de la double saisie
• de l’archivage non sécurisé
• du manque de traçabilité
• des délais de validation trop longs

Ces points ont un impact direct sur votre productivité, votre conformité réglementaire et vos coûts. L’objectif est de mettre en face de ces lacunes des solutions concrètes de dématérialisation et d’automatisation.

Construire un plan d’actions concret et priorisé

À la suite de l’audit, vous obtenez un plan d’actions structuré.

Ces actions peuvent inclure :

• la refonte des processus documentaires
• la mise en place de workflows
• le choix d’une solution GED adaptée
• l’automatisation de certaines tâches

Chaque action est priorisée selon son impact et sa facilité de mise en œuvre. C’est votre feuille de route pour réussir votre projet GED.

Comment réaliser un audit documentaire ? (méthodologie complète 2026)

La phase de cadrage du projet

Il est essentiel de définir :

• le périmètre
• les objectifs
• les parties prenantes

Un chef de projet doit être désigné pour piloter l’audit GED et assurer la coordination.

Le recensement documentaire

Cette étape consiste à cartographier :

• les types de documents
• les volumes
• les circuits de validation
• les outils utilisés

L’objectif est de produire une cartographie claire des flux documentaires (souvent sous forme de schémas ou matrices). Cette cartographie servira d’existant si un logiciel de gestion documentaire est mis en place par la suite.

Les échanges avec les utilisateurs

Les utilisateurs sont au cœur du processus.

Leur retour permet d’identifier des irritants invisibles dans les procédures formelles.

Exemples de questions :

• Quels documents traitez-vous ?
• Combien de temps y consacrez-vous ?
• Comment sont traités les documents ? Classement des documents numériques ou papiers ?
• Quelles sont vos difficultés ?
• Quelles améliorations proposez-vous ?
• Comment les documents sont-ils archivés ?
• Combien de temps sont-ils conservés ?

L’analyse des processus

Grâce aux données collectées, vous identifiez :

• les points de blocage
• les pertes de temps
• les tâches automatisables

Cette phase permet de transformer des constats en leviers d’amélioration concrets.

La restitution et le plan d’actions

L’audit donne lieu à un rapport contenant :

• une synthèse de l’existant
• les points forts / faibles
• des recommandations
• un plan d’actions

Ce document est essentiel pour lancer votre projet GED sur des bases solides et éviter les erreurs coûteuses.

L’audit documentaire est le point de départ de tout projet de dématérialisation ou de GED. Sans audit GED, vous prenez le risque de déployer une solution inadaptée, coûteuse et peu utilisée.

Au contraire, un audit bien réalisé vous permet de :

• sécuriser votre projet
• maximiser votre ROI
• faciliter l’adhésion des utilisateurs

C’est donc un investissement stratégique, et non une simple étape optionnelle.

Les avis de nos clients sur l’accompagnement Deltic

Client PME qui a adopté Zeendoc :

« Nous utilisons la solution Zeendoc depuis le 01/01/2020, et Deltic a joué un rôle clé dans sa mise en place grâce à son écoute et à sa capacité à comprendre puis traduire fidèlement nos besoins.
L’accompagnement a été professionnel, avec un déploiement rapide, fluide et réalisé en toute sérénité.
Merci à toute l’équipe de Deltic pour sa disponibilité et son engagement à nos côtés depuis toutes ces années. »

Client PME qui est passé du papier au numérique :

« Nous utilisons la solution Zeendoc avec Deltic depuis deux ans.
L’équipe Deltic se montre à l’écoute, réactive et toujours attentive à nos besoins. Leur accompagnement de qualité et leur volonté constante d’apporter des solutions concrètes contribuent à améliorer notre organisation au quotidien.
Un partenaire de confiance que nous recommandons sans hésitation. »

Client PME qui a optimisé ses processus :

« Nous sommes satisfaits de ce logiciel de dématérialisation. Simple d’utilisation et ludique, ce logiciel permet de gagner du temps lors de la comptabilisation des factures et de centraliser les documents en un seul et même endroit. Le service support est à l’écoute et apporte des résolutions aux problèmes rapidement. »