GED Saas : le guide complet pour trouver la solution qui vous correspond !

Adopter une solution de GED en mode SaaS est un choix stratégique pour optimiser la gestion documentaire des entreprises. Ces outils cloud combinent dématérialisation, sécurité des données et gains de productivité, tout en offrant flexibilité et compatibilité hybride. Avec des fonctionnalités comme l’automatisation des workflows et l’analyse des données, ils s’adaptent aux besoins de toutes les structures, des PME aux grands groupes. Ce guide vous aide à comparer les meilleures solutions pour réussir votre transformation digitale et sécuriser vos données sensibles.

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Logiciel GED en mode Saas : comparatif du top 5 des meilleurs outils

Critères	Zeendoc	Docuware	OpenBee	Yooz	Docoon
Interface utilisateur	Simple Intuitive Moderne Epurée Facile à naviguer Tableau de bord personnalisable	Tableau de bord personnalisable Automatisation de l’interface Sécurisé À destination des process complexe	Simplicité d’utilisation Design intuitif Prise en main rapide Logiciel parfois lent	Facilité d’utilisation Automatisation efficace Centralisation des informations Manque de personnalisation et d’ergonomie Problèmes de précisions Outil peu intuitif	Simplicité d’utilisation Bonne organisation Sécurité renforcée Synchronisation efficace Manque de personnalisation visuelle Coûts liés aux fonctions premiums
Application mobile	✅	✅	✅	✅	❌
Localisation des données	Datacenters 100% hébergés en France	Datacenters aux États-Unis et dans l’UE	Datacenters 100% hébergés en France	1 datacenter en France avec back-up en UE	Datacenters 100% hébergés en France
Gestion utilisateurs	Utilisateurs illimités et gestion multi-sociétés inclus	En fonction de la formule choisie	En fonction de la formule choisie	Utilisateurs illimités et gestion multi-sociétés inclus	Pas d’information
Chiffrement des données	AES 256 + transition des données via SSL	AES 256 + transition des données via SSL	AES 256 + transition des données via SSL	Pas d’information	Pas d’information
Double authentification	✅	✅	✅	❌	❌
Compatibilité	Connexion avec des logiciels comptables, ERP, paie, RH : Sage, Cegid, SAP, EBP, Isacompta, Silae, Oracle	Connexion avec des logiciels comptables, ERP, paie, RH : Sage, SAP, Cegid, EBP, Irium Software, Oracle etc.	Connexion avec des logiciels comptables, ERP, paie, RH : Cegid, Sage, SAP, EBP, Divalto, Nibelis, Isacompta, Silae etc.	Connexion avec des logiciels comptables, ERP, facturation : Sage, Cegid, Infor etc.	Connexion avec des logiciels ERP, CRM : EBP, Eureka, Divalto etc.
Assistance	Maintenance assurée par l’éditeur comprise dans le prix Support et suivi assurés par l’intégrateur (service personnalisé et différent en fonction du prestataire)	Maintenance assurée par l’éditeur comprise dans le prix Support et suivi assurés par l’intégrateur (service personnalisé et différent en fonction du prestataire)	Maintenance assurée par l’éditeur comprise dans le prix Support et suivi assurés par l’intégrateur (service personnalisé et différent en fonction du prestataire)	Maintenance assurée par l’éditeur (7j/7 24h/24) Support assuré par l’éditeur (7j/7 24h/24) Formations Support depuis un chat	Maintenance assurée par l’éditeur (7j/7 24h/24) Support assuré par l’éditeur (7j/7 24h/24)
Durée d’engagement	1 an 3 ans 5 ans	1 an 3 ans 5 ans	1 an 3 ans 5 ans	1 an	Pas d’information
Coût/prix	Tarif en fonction du projet et volume documentaire – à partir de 155€/mois	Tarif en fonction du projet et volume documentaire – à partir de 180€/mois	Tarif non communiqué (prix sur devis)	Tarif non communiqué (prix sur devis)	Tarif non communiqué (prix sur devis)
Réputation	4.63/5	4.6/5	4.3/5	4.3/5	4.5/5

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Quelles sont les fonctionnalités d’une GED Saas ?

Numérisation et stockage des documents 🗃️

Numérisation des documents physiques grâce à des outils OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) pour les convertir en fichiers numériques exploitables.
Stockage centralisé des documents dans une base de données sécurisée, accessible en ligne.
Gestion des formats : compatibilité avec divers types de fichiers (PDF, Word, images, etc.).

Organisation et indexation 📜

Indexation automatique ou manuelle pour catégoriser les documents à l’aide de métadonnées (titre, auteur, date, etc.).
Classification hiérarchique via une arborescence prédéfinie ou dynamique.
Recherche avancée : utilisation de mots-clés, de critères spécifiques ou d’une recherche en texte intégral pour accéder rapidement à un document.

Automatisation des workflows 🔁

Gestion des workflows : automatisation des processus métier tels que la validation, la révision ou la distribution des documents.
Paramétrage des règles selon les besoins de l’entreprise pour fluidifier les tâches.
Suivi des tâches : notifications pour les actions à réaliser et indicateurs pour les tâches en attente.

Collaboration et partage 🤝

Partage sécurisé : envoi de liens protégés par mots de passe, définition des durées d’accès et notifications de partage.
Travail collaboratif : annotation, édition en temps réel et gestion des versions pour permettre à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un document.
Interopérabilité / compatibilité : intégration avec d’autres outils métiers (ERP, CRM, messageries, etc.).

Sécurité et traçabilité 🔐

Gestion des droits d’accès : contrôle granulaire des permissions d’accès, de modification et de visualisation des documents.
Traçabilité complète : enregistrement de toutes les actions réalisées sur un document (ajout, modification, suppression).
Archivage électronique sécurisé, conforme aux exigences légales, pour garantir la pérennité des données sensibles.

Portabilité et analyse des données 📈

Analyse des données : tableaux de bord pour suivre la productivité, analyser le cycle de vie des documents et identifier les tendances.
Accessibilité mobile : disponible sur tablettes et smartphones pour un accès à tout moment.

Quels sont les avantages et les limites d’une Ged SaaS ?

Les avantages d’une Ged SaaS ✅*

Avantages	Description
Accessibilité et flexibilité	✔️ Accès disponible partout et à tout moment, grâce à une simple connexion Internet, depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette. ✔️ Application mobile disponible pour une expérience multi-appareils.
Facilité de déploiement et d’utilisation	✔️ Aucune installation sur les serveurs de l’entreprise requise ; le logiciel est hébergé et géré par le fournisseur. ✔️ Mises à jour automatiques et continues, sans impact pour l’utilisateur.
Sécurité avancée	✔️ Accès protégé et gestion des droits utilisateurs (lecture, modification, administration, etc.). ✔️ Conformité aux normes de sécurité et de cybersécurité (souvent certifiées ISO 27001). ✔️ Sauvegarde automatique des données, protégeant contre la perte d’informations. ✔️ Traçabilité des actions sur les documents, facilitant la lutte contre les fuites ou fraudes.
Optimisation des coûts	✔️ Coût d’installation réduit et absence de frais de maintenance, le fournisseur gère tout. ✔️ Modèle de tarification par abonnement, facilitant la gestion budgétaire.
Gain de temps et productivité accrue	✔️ Solutions clés en main, réduisant les tâches administratives. ✔️ Collaboration en temps réel grâce à l’accès partagé aux documents.
Adaptabilité et scalabilité	✔️ Solutions modulables adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise. ✔️ Possibilité d’augmenter facilement la capacité de stockage ou bien d’ajouter des fonctionnalités en fonction des projets.
Intégration et connectivité facilitées	✔️ Connecteurs natifs pour intégrer le logiciel avec ERP, CRM, etc. ✔️ Utilisation d’API et d’outils comme Zapier pour automatiser les processus métiers.
Impact environnemental réduit	✔️ Réduction de la consommation de papier et des déplacements.
Support et maintenance inclus	✔️ Maintenance corrective et évolutive gérée par le fournisseur. ✔️ Allègement de la charge informatique interne.

Les limites d’une GED SaaS ❌

Limites	Description
Connexion Internet obligatoire	L’accès au logiciel nécessite une connexion Internet constante, rendant impossible le travail en mode hors ligne. Cela peut poser un problème en cas de panne de connexion ou dans des zones à faible couverture réseau.
Dépendance vis-à-vis du fournisseur	L’entreprise dépend de la disponibilité et de la stabilité financière du prestataire. En cas de faillite ou de défaillance technique du fournisseur, l’entreprise risque des interruptions de service, voire la perte d’accès aux documents critiques.
Sécurité des données	L’accès à la solution via des appareils personnels et des réseaux non sécurisés peut exposer les informations sensibles à des risques de piratage ou d’espionnage, surtout si le prestataire ne met pas en place des protocoles de sécurité avancés.
Stockage des données	L’hébergement des données est géré par le prestataire, ce qui signifie que l’entreprise n’a pas de contrôle sur l’emplacement des serveurs. Cela peut être problématique si des obligations légales exigent un stockage spécifique à un pays donné.
Coûts récurrents	Les frais d’abonnement mensuels ou annuels peuvent devenir conséquents sur le long terme, notamment pour les grandes entreprises ou les projets de longue durée, par rapport à l’achat d’une licence perpétuelle.
Confidentialité des données	La protection des données dépend des lois en vigueur dans le pays où est implanté le prestataire SaaS. Si ces lois ne respectent pas des standards élevés de sécurité, la confidentialité des informations peut être compromise.

Opter pour une GED SaaS permet aux entreprises de moderniser efficacement leur gestion documentaire tout en bénéficiant d’une grande flexibilité et de nombreux avantages, tels que l’automatisation des workflows, la sécurité renforcée et la collaboration optimisée🤝. Malgré quelques limites, comme la dépendance au fournisseur ou l’exigence d’une connexion Internet, ces solutions s’imposent comme des outils incontournables pour répondre aux enjeux de la transformation digitale🌐. En choisissant une GED Saas adaptée à vos besoins, vous pourrez non seulement maximiser votre productivité, mais également garantir la sécurité et la pérennité de vos données.

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