GED Saas : le guide complet pour trouver votre solution !

Q: Numérisation et stockage des documents 🗃️

Numérisation des documents physiques grâce à des outils OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) pour les convertir en fichiers numériques exploitables. Stockage centralisé des documents dans une base de données sécurisée, accessible en ligne. Gestion des formats : compatibilité avec divers types de fichiers (PDF, Word, images, etc.).

Q: Organisation et indexation 📜

Indexation automatique ou manuelle pour catégoriser les documents à l’aide de métadonnées (titre, auteur, date, etc.). Classification hiérarchique via une arborescence prédéfinie ou dynamique. Recherche avancée : utilisation de mots-clés, de critères spécifiques ou d’une recherche en texte intégral pour accéder rapidement à un document.

Q: Automatisation des workflows 🔁

Gestion des workflows : automatisation des processus métier tels que la validation, la révision ou la distribution des documents. Paramétrage des règles selon les besoins de l’entreprise pour fluidifier les tâches. Suivi des tâches : notifications pour les actions à réaliser et indicateurs pour les tâches en attente.

Q: Collaboration et partage 🤝

Partage sécurisé : envoi de liens protégés par mots de passe, définition des durées d’accès et notifications de partage. Travail collaboratif : annotation, édition en temps réel et gestion des versions pour permettre à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un document. Interopérabilité / compatibilité : intégration avec d’autres outils métiers (ERP, CRM, messageries, etc.).

Q: Sécurité et traçabilité 🔐

Gestion des droits d’accès : contrôle granulaire des permissions d’accès, de modification et de visualisation des documents. Traçabilité complète : enregistrement de toutes les actions réalisées sur un document (ajout, modification, suppression). Archivage électronique sécurisé, conforme aux exigences légales, pour garantir la pérennité des données sensibles.

Q: Portabilité et analyse des données 📈

Analyse des données : tableaux de bord pour suivre la productivité, analyser le cycle de vie des documents et identifier les tendances. Accessibilité mobile : disponible sur tablettes et smartphones pour un accès à tout moment.

⭐⭐⭐⭐⭐ 60+ avis Google

Un logiciel GED en mode SaaS combine dématérialisation, sécurité des données et gains de productivité, tout en offrant flexibilité et compatibilité hybride grâce à l’hébergement sur le cloud, garantissant un accès à tout moment à vos documents. Il optimise la gestion documentaire des entreprises grâce à l’automatisation, les workflows et l’analyse des données.

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GED SaaS vs On-premise, quelles différences ?

La GED SaaS (Cloud) est une solution hébergée dans le cloud, accessible via Internet. Elle ne nécessite aucune installation interne : le fournisseur gère l’infrastructure, les mises à jour et la sécurité.

La GED On-Premise est installée sur les serveurs de l’entreprise. Elle offre un contrôle total sur les données, mais implique une gestion technique en interne (maintenance, sécurité, mises à jour).

	Avantages	Limites
GED SaaS (Cloud)	✅ Déploiement rapide, sans installation ✅ Accessible depuis n’importe où via Internet ✅ Maintenance, mises à jour, sauvegardes et support gérés par le prestataire ✅ Coût d’entrée réduit, modèle d’abonnement (OPEX) et grande évolutivité	❌ Dépendance à la connexion Internet ❌ Moins de contrôle sur la localisation, la confidentialité et la sécurité des données ❌ Coûts récurrents liés à l’abonnement et au stockage ❌ Risque en cas d’arrêt du prestataire ou personnalisation limitée
GED On-Premise	✅ Données hébergées en interne avec contrôle total ✅ Accessible sans connexion Internet (réseau local) ✅ Coûts maîtrisés sur le long terme (CAPEX) ✅ Personnalisation avancée et haut niveau de sécurité possible	❌ Investissement initial élevé (licences, serveurs, installation) ❌ Maintenance, mises à jour et sécurité à la charge de l’entreprise ❌ Moins de flexibilité pour l’évolutivité ou l’accès distant ❌ Sauvegardes manuelles à prévoir pour garantir la continuité

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Quelles sont les fonctionnalités d’une GED Saas ?

Numérisation et stockage des documents 🗃️

Numérisation des documents physiques grâce à des outils OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) pour les convertir en fichiers numériques exploitables.
Stockage centralisé des documents dans une base de données sécurisée, accessible en ligne.
Gestion des formats : compatibilité avec divers types de fichiers (PDF, Word, images, etc.).

Organisation et indexation 📜

Indexation automatique ou manuelle pour catégoriser les documents à l’aide de métadonnées (titre, auteur, date, etc.).
Classification hiérarchique via une arborescence prédéfinie ou dynamique.
Recherche avancée : utilisation de mots-clés, de critères spécifiques ou d’une recherche en texte intégral pour accéder rapidement à un document.

Automatisation des workflows 🔁

Gestion des workflows : automatisation des processus métier tels que la validation, la révision ou la distribution des documents.
Paramétrage des règles selon les besoins de l’entreprise pour fluidifier les tâches.
Suivi des tâches : notifications pour les actions à réaliser et indicateurs pour les tâches en attente.

Collaboration et partage 🤝

Partage sécurisé : envoi de liens protégés par mots de passe, définition des durées d’accès et notifications de partage.
Travail collaboratif : annotation, édition en temps réel et gestion des versions pour permettre à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un document.
Interopérabilité / compatibilité : intégration avec d’autres outils métiers (ERP, CRM, messageries, etc.).

Sécurité et traçabilité 🔐

Gestion des droits d’accès : contrôle granulaire des permissions d’accès, de modification et de visualisation des documents.
Traçabilité complète : enregistrement de toutes les actions réalisées sur un document (ajout, modification, suppression).
Archivage électronique sécurisé, conforme aux exigences légales, pour garantir la pérennité des données sensibles.

Portabilité et analyse des données 📈

Analyse des données : tableaux de bord pour suivre la productivité, analyser le cycle de vie des documents et identifier les tendances.
Accessibilité mobile : disponible sur tablettes et smartphones pour un accès à tout moment.

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Logiciel GED en mode Saas : comparatif du top 5 des meilleurs outils

	Zeendoc Le choix de Deltic ⭐	Docuware Le choix de Deltic ⭐	OpenBee Autre GED SaaS	Yooz Autre GED SaaS	Docoon Autre GED SaaS
🧩 Interface utilisateur	Simple, intuitive, moderne et épurée. Facile à naviguer, tableau de bord personnalisable.	Automatisation de l’interface, tableau de bord personnalisable. Sécurité, à destination des process complexes.	Simplicité d’utilisation, design intuitif, prise en main rapide. Logiciel parfois lent.	Facilité d’utilisation, automatisation efficace. Manque de personnalisation, problèmes de précisions, moins intuitif.	Simplicité d’utilisation, sécurité & synchronisation efficace. Manque de personnalisation, fonctionnalités payantes.
📱 Application mobile	OUI	OUI	OUI	OUI	NON
📍 Localisation des données	France	USA + UE	France	France + back-up UE	France
👥 Gestion utilisateurs	Illimité, multi-sociétés	Selon formule	Selon formule	Illimité, multi-sociétés	Non précisé
🔐 Chiffrement des données	AES 256 + SSL	AES 256 + SSL	AES 256 + SSL	Non précisé	Non précisé
🔑 Double authentification	OUI	OUI	OUI	NON	NON
🧩 Compatibilité	ERP, Paie, RH, Sage, SAP, etc.	ERP, Paie, Sage, SAP, etc.	ERP, RH, Sage, SAP, etc.	ERP, Facturation	ERP, CRM
🛠️ Assistance	Maintenance assurée par l’éditeur comprise dans le prix. Support et suivi assurés par l’intégrateur (service sur-mesure).	Maintenance assurée par l’éditeur comprise dans le prix. Support et suivi assurés par l’intégrateur (service sur-mesure).	Maintenance assurée par l’éditeur comprise dans le prix. Support et suivi assurés par l’intégrateur (service sur-mesure).	Maintenance assurée par l’éditeur (7j/7 24h/24). Support assuré par l’éditeur (7j/7 24h/24). Formations Support depuis un chat.	Maintenance assurée par l’éditeur (7j/7 24h/24).Support assuré par l’éditeur (7j/7 24h/24).
⏳ Durée d’engagement	1, 3 ou 5 ans	1, 3 ou 5 ans	1, 3 ou 5 ans	1 an	Non précisé
💰 Prix	Dès 155€/mois	Dès 180€/mois	Selon volume	Options payantes	Non communiqué
⭐ Réputation	4.63/5	4.6/5	4.3/5	4.3/5	4.5/5
🔎 Démo	Démo Zeendoc	Démo Docuware

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Quels sont les avantages et les limites d’une Ged SaaS ?

Avantages d’une GED en mode SaaS ✅

Avantages	Description
🌍 Accessibilité et flexibilité	✔️ Accès disponible partout et à tout moment, grâce à une simple connexion Internet. ✔️ Application mobile disponible pour une expérience multi-appareils.
🚀 Facilité de déploiement et d’utilisation	✔️ Aucune installation, sur les serveurs de l’entreprise requise, le logiciel est hébergé et géré par le fournisseur. ✔️ Mises à jour automatiques et continues, sans impact pour l’utilisateur.
🔐 Sécurité avancée	✔️ Accès protégé et gestion des droits utilisateurs (lecture, modification, administration, etc.). ✔️ Conformité aux normes de sécurité et de cybersécurité (souvent certifiées ISO 27001). ✔️ Sauvegarde automatique des données, protégeant contre la perte d’informations. ✔️ Traçabilité des actions sur les documents, facilitant la lutte contre les fuites ou fraudes.
💸 Optimisation des coûts	✔️ Coût d’installation réduit et absence de frais de maintenance, le fournisseur gère tout. ✔️ Modèle de tarification par abonnement, facilitant la gestion budgétaire.
⏱️ Gain de temps et productivité accrue	✔️ Solutions clés en main, réduisant les tâches administratives. ✔️ Collaboration en temps réel grâce à l’accès partagé aux documents.
⚙️ Adaptabilité et scalabilité	✔️ Solutions modulables adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise. ✔️ Possibilité d’augmenter facilement la capacité de stockage ou bien d’ajouter des fonctionnalités en fonction des projets.
🔗 Intégration et connectivité facilitées	✔️ Connecteurs natifs pour intégrer le logiciel avec ERP, CRM, etc. ✔️ Utilisation d’API et d’outils comme Zapier pour automatiser les processus métiers.
🌱 Impact environnemental réduit	✔️ Réduction de la consommation de papier et des déplacements.
🛠️ Support et maintenance inclus	✔️ Maintenance corrective et évolutive gérée par le fournisseur. ✔️ Allègement de la charge informatique interne.

Les limites d’une GED SaaS ❌

Limites	Description
📶 Connexion Internet obligatoire	L’accès au logiciel nécessite une connexion Internet constante, rendant impossible le travail en mode hors ligne. Cela peut poser un problème en cas de panne de connexion ou dans des zones à faible couverture réseau.
🤝 Dépendance au fournisseur	L’entreprise dépend de la disponibilité et de la stabilité financière du prestataire. En cas de faillite ou de défaillance technique du fournisseur, l’entreprise risque des interruptions de service, voire la perte d’accès aux documents critiques.
🛡️ Sécurité des données	L’accès à la solution via des appareils personnels et des réseaux non sécurisés peut exposer les informations sensibles à des risques de piratage ou d’espionnage, surtout si le prestataire ne met pas en place des protocoles de sécurité avancés.
🗄️ Stockage des données	L’hébergement des données est géré par le prestataire, ce qui signifie que l’entreprise n’a pas de contrôle sur l’emplacement des serveurs. Cela peut être problématique si des obligations légales exigent un stockage spécifique à un pays donné.
💰 Coûts récurrents	Les frais d’abonnement mensuels ou annuels peuvent devenir conséquents sur le long terme, notamment pour les grandes entreprises ou les projets de longue durée, par rapport à l’achat d’une licence perpétuelle.
🔒 Confidentialité des données	La protection des données dépend des lois en vigueur dans le pays où est implanté le prestataire SaaS. Si ces lois ne respectent pas des standards élevés de sécurité, la confidentialité des informations peut être compromise.