Qu’est-ce qu’un logiciel GED open source ?

Un logiciel GED open source est un logiciel développé de manière décentralisée et collaborative pour assurer la dématérialisation de documents.

La GED ou logiciel de gestion électronique des documents est devenue un outil indispensable pour tous types d’entreprises. À l’époque du « zéro papier », la maîtrise totale des documents circulant dans l’entreprise est indispensable. Avec la GED, l’accès à l’information est plus simple et le travail de l’entreprise plus efficient. L’entreprise a toutefois le choix entre deux types de logiciels de GED : les logiciels GED open source et les logiciels propriétaires. Quelles sont les caractéristiques d’un logiciel open source ? Ses avantages et ses inconvénients ?

Les caractéristiques d’un logiciel GED open source

Qu’est-ce qu’un logiciel open source ?

Un logiciel open source est développé de manière décenftralisée et collaborative. Il repose sur une communauté. Il est conçu à partir d’un code accessible au public : les utilisateurs peuvent voir, modifier et distribuer le code à leur convenance. Ils s’opposent en ce sens aux logiciels propriétaires qui ne peuvent être modifiés que par l’éditeur.

Les projets open source sont notamment hébergés sur GitHub, Linux, Ansible, Kubernetes, etc.

Certaines entreprises, telles que Red Hat, sont spécialisées dans le développement de produits et de solutions open source. Elles partent de logiciels créés par la communauté et apportent des améliorations au projet d’origine. Il s’agit par exemple de revoir des conditions d’utilisation, de renforcer la sécurité, d’ajouter de nouvelles fonctionnalités adaptées aux utilisateurs, etc.

Les logiciels open source sont aussi appelés « logiciels libres », ce qui ne signifie pas forcément qu’ils sont gratuits (bien que ce soit souvent le cas en matière de logiciels GED). Si le code source est toujours gratuit, l’exécutable peut être payant.

Par ailleurs, les logiciels open sources ne sont pas réservés aux seules TPE et PME. Certains produits peuvent être utilisés par de grandes entreprises.

Les fonctionnalités d’un logiciel GED open source

Les logiciels GED open source offrent en général moins de fonctionnalités que les versions propriétaires. Il est toutefois possible de dresser le socle des fonctionnalités de ce type de logiciels.

En premier lieu, cette technologie repose sur la dématérialisation des documents. L’option n’est donc pas d’opposer logiciel GED vs dématérialisation. La dématérialisation est une première étape de la gestion documentaire et peut difficilement se concevoir sans GED.

Plusieurs fonctions de la GED open source constituent les étapes du cycle de documents informatisés :

• L’acquisition qui peut s’effectuer de plusieurs façons : la dématérialisation de documents papier (scannérisation avec possibilité d’utilisation d’outil de reconnaissance automatique), l’intégration de documents électroniques, la production de nouveaux documents digitalisés, l’échange de documents électroniques au sein de l’entreprise grâce à un workflow.
• Le classement du document dans le système grâce à un index qui utilise ses métadonnées (type de fichier, date, auteur, etc.) et son contenu pour faciliter les recherches.
• Le stockage du document.
• La diffusion.
• L’archivage d’un document qui n’a plus d’utilité, mais qui doit être conservé pour des raisons légales. Il convient toutefois de noter que cette opération s’effectue en général au moyen d’un système d’archivage électronique (SAE).

Avantages et inconvénients d’un logiciel GED open source

Les avantages de l’open source

Il existe plusieurs raisons qui légitiment le choix d’un logiciel open source :

• L’examen par les pairs permet une vérification permanente et améliorée par les programmeurs.
• Le code open source est testé et mis à jour en permanence par les communautés actives, ce qui n’est pas nécessairement le cas d’un code propriétaire reposant sur un auteur ou une entreprise.
• La solution en open source est flexible dans la mesure où le code peut être modifié par les utilisateurs avec le cas échéant l’aide de la communauté et l’examen par les pairs. De plus, le code source peut être adapté à un usage dans un nouveau logiciel selon les besoins propres de l’entreprise.
• L’attrait d’une solution économique. Un logiciel GED open source est souvent gratuit ou d’un coût réduit pour certaines versions payantes.
• Il n’existe pas de dépendance vis-à-vis d’un fournisseur en matière d’utilisation du code source.
• La collaboration est ouverte : l’utilisateur bénéficie de ressources au-delà des intérêts d’une seule entreprise ou d’un groupe. L’outil est donc évolutif en fonction de sa popularité auprès de la communauté avant tout.

Les inconvénients des logiciels GED open source

Avec ces solutions, il existe des coûts supplémentaires comme ceux relatifs aux modules additionnels. Ces derniers peuvent être indispensables pour garantir la fiabilité de l’outil et doivent être pris en compte lorsqu’il s’agit de comparer les logiciels de GED.

Il existe d’autres inconvénients à considérer avant de faire le choix d’une solution GED open source :

• Le support est limité. En cas de difficultés relatives à la maintenance, au dépannage et à la mise à jour de l’application, il n’existe pas d’interlocuteur dédié. Il est possible de s’appuyer sur des forums ou des communautés d’utilisateurs pour trouver une solution, mais sans garantie de qualité et de rapidité.
• Une GED open source peut être complexe à installer et à configurer. Il peut aussi être nécessaire de modifier le code pour rendre la GED plus efficiente. Pour ce faire, il est indispensable de posséder des compétences informatiques et techniques pointues au sein même de l’entreprise.
• La sécurité du logiciel GED est un élément majeur en matière de gestion de documents. Or, les logiciels GED open source offrent moins de garanties qu’un logiciel propriétaire et peuvent faire l’objet de piratages informatiques. L’utilisateur d’une GED open source doit donc être très vigilant, installer des mises à jour régulières et surveiller en continu les menaces.
• L’intégration d’une solution GED open source avec les autres logiciels de la société peut être une difficulté. Il faudra dans ce cas développer des passerelles.
• La documentation et la formation peuvent être lacunaires, ce qui est un obstacle à une bonne prise en main de l’outil par les utilisateurs.
• Certaines solutions peuvent être complexes à utiliser et peu intuitives.

Si vous ne disposez pas des ressources informatiques en interne ou si vous souhaitez être accompagnés dans le déploiement d’une solution GED, il peut être judicieux de s’orienter vers un logiciel propriétaire. Cette solution est sécurisante et vous bénéficiez d’interlocuteurs dédiés en cas de difficulté.

Ainsi, un logiciel open source répond à une philosophie caractéristique d’Internet : offrir des services et des informations gratuitement ou à moindre coût à une communauté. Toutefois, les logiciels GED open source nécessitent notamment des compétences informatiques en interne et ne bénéficient pas d’un accompagnement personnalisé. Ce sont des points à prendre en compte dans l’évaluation du ROI par rapport à un logiciel propriétaire.