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Qui sont les fournisseurs GED ?

Visuel article qui sont les fournisseurs GED

Les premiers fournisseurs GED (gestion électronique de documents) sont apparus dans les années 1980. Avec la digitalisation croissante des entreprises, les éditeurs de GED se sont multipliés. D’après le comparateur de logiciels CELGE, il existe aujourd’hui plus de 7000 acteurs IT qui assurent la GED, la dématérialisation, la gestion de stocks, etc. Parmi cette offre foisonnante, il n’est pas toujours facile de faire le choix du fournisseur GED le plus adapté à son entreprise. Nous vous proposons une grille de lecture pour vous aider à y voir plus clair.

Top 3 des meilleurs fournisseurs de GED

  1. Deltic
  2. Zeendoc
  3. DocuWare

Deltic : Une solution complète pour dématérialiser les processus clients et fournisseurs

Deltic est un logiciel GED qui permet la dématérialisation des processus clients et fournisseurs. Il possède aussi une fonction dématérialisation des processus RH. Ergonomique et collaboratif et modulable selon les besoins des entreprises, cette solution GED est disponible à partir de 155€ par mois.

Zeendoc : La solution GED pour les métiers administratifs et financiers

Zeendoc est un logiciel GED qui s’adresse aux métiers administratifs et financiers. La solution met à disposition de ses utilisateurs des API pour connecter le logiciel à d’autres applications. Le logiciel ged zeendoc possède de multiples fonctionnalités pour la gestion électronique des documents.

DocuWare : Le logiciel de dématérialisation pour les PME / grandes entreprises

Docuware est un logiciel adapté aux entreprises souhaitant digitaliser leurs processus. Il s’adresse aussi aux institutions publiques. Il permet la collaboration entre groupes d’utilisateurs et peut être connecté à des logiciels de SIRH, des ERP, des CRM… Le logiciel ged docuware est une solution sur mesure adaptée à tous les secteurs d’activité.

Les services offerts par les fournisseurs de GED

Les principales caractéristiques de la GED

La GED, système de gestion partagée, permet aux entreprises de gérer l’ensemble de leurs flux. Ces flux peuvent être des documents papier ou électroniques et sont issus de différentes sources : courriers, courriels, documents bureautiques, etc.

La GED centralise les documents vivants et les archives courantes dans un répertoire numérique et en facilite l’accès, le partage et la diffusion. Dans une GED, les documents électroniques sont archivés de manière temporaire pendant leur phase d’utilisation courante. Elle n’a pas vocation à garantir un archivage sécurisé selon la norme NF Z 42-013. Cette opération est assurée par un service d’archivage électronique à valeur probante (SAE) le plus souvent associé à une GED.

Par ailleurs, la dématérialisation est la nouvelle manière de caractériser la GED. Il existe tout de même des différences entre la GED et la dématérialisation. On parle davantage de dématérialisation de flux ou de processus que de dématérialisation de documents. En effet, la GED est la solution qui permet de gérer électroniquement tout type de documents papiers. Ses principaux rôles sont de numériser, classer et archiver les documents. La dématérialisation va plus loin. Elle ne consiste pas seulement à classer et archiver des documents électroniques mais à rendre l’ensemble du processus de gestion de ces documents automatique : workflow de validation, saisie comptable etc.

C’est pourquoi la GED et la dématérialisation sont étroitement liées.

À cet égard, les éditeurs de GED proposent trois principales solutions :

  • Un système transversal, autrement dit un logiciel unique favorisant la collaboration entre les services.
  • Un système par métier qui permet de doter chaque service du logiciel le plus adapté.
  • Un système mixte permis par des outils récents. Cette solution transverse est aussi configurable en fonction des besoins métiers propres aux différents départements de l’entreprise.

Les étapes de la gestion électronique des documents

La GED structure le système de gestion documentaire sur une plateforme commune. Avec elle, il est possible de dématérialiser, rechercher, classer, stocker et diffuser tous types de documents. Ces opérations suivent les principales étapes suivantes :

  • L’acquisition des documents. Cela concerne les fichiers numériques originaux internes et externes avec la possibilité de coupler la GED au portail extranet de la structure. Il s’agit également de la numérisation des documents papier.
  • Le classement, le référencement et l’indexation des documents numériques. Différents critères peuvent être choisis pour faciliter ensuite les recherches : date de création, créateur du fichier, nom du client, etc.
  • La diffusion. Cette problématique renvoie aux spécificités et aux contraintes de chaque métier. Il est nécessaire de définir les critères de la structure documentaire et de l’accès aux données en lecture ou en écritures. Il s’agit d’un point crucial du dispositif de contrôle interne.
  • L’archivage.
  • Le monitoring. Ce point concerne notamment les notifications automatiques adressées aux collaborateurs. Un tableau de bord unique par utilisateur lui permet de visualiser ses tâches en cours. D’autres fonctionnalités peuvent exister comme la liste des tâches des collaborateurs et la restitution de statistiques.

Comment choisir son fournisseur GED ?

Dans l’univers des éditeurs de GED, il existe différentes offres adaptées aux besoins des entreprises.

Établir une relation de confiance avec le prestataire

La première étape dans le déploiement d’un logiciel de GED consiste à établir un cahier des charges. À ce stade, il convient de connaître les besoins de votre entreprise, les pratiques des équipes opérationnelles, les éventuels dysfonctionnements dans la circulation et l’utilisation des documents. Il découle de cette analyse la rédaction du cahier des charges.

Une fois le cahier des charges rédigé et l’appel d’offres lancé, les propositions des fournisseurs de GED seront à étudier. L’essentiel est que le prestataire comprenne vos besoins et objectifs. On s’attachera en particulier aux points suivants :

  • a-t-il compris les points faibles de votre organisation documentaire et de vos contraintes internes ?
  • quels sont les engagements du prestataire sur l’ensemble du contrat ?
  • quels sont les indicateurs à mettre en place pour porter une appréciation sur le succès du projet ?
  • de quelle façon le logiciel de GED s’intégrera-t-il dans l’architecture informatique existante (boîtes mail, ERP, CRM, etc.) ?

Le retour des utilisateurs ayant déjà choisi la solution vous permettra aussi de comparer les fournisseurs entre eux tout en prenant en compte le rôle du chef de projet GED qui sera déterminant. Le choix d’un logiciel de GED doit en outre correspondre à la taille de votre entreprise et à la volumétrie des documents gérés.

Les critères de comparaison à prendre en compte pour choisir sa solution GED

Certains critères ne sont pas à négliger avant de faire son choix.

Les fonctionnalités et l’usage

Il s’agit par exemple :

  • de la possibilité de normaliser les modalités de classement des documents pour obtenir des modalités identiques pour tous les utilisateurs ;
  • de l’indexation : utilisation de métadonnées, extraction via des mots clés, etc.

Par ailleurs, on privilégiera les solutions simples, intuitives et ergonomiques.

La sécurité des données et la pérennité de la solution

Ce point concerne en particulier les droits d’accès, la traçabilité des modifications effectuées, le contrôle des actions sur les documents. Il s’agit aussi de permettre la récupération d’une GED efficace en cas de sinistre. Cela pose la question des sauvegardes, de la maintenance et de la mise à jour du logiciel. On s’interrogera aussi sur la facilité de migrer sur autre système en cas de besoin.

L’accessibilité

Ce point concerne le choix à réaliser entre les logiciels en mode SaaS ou on-premise. Le SaaS présente l’avantage d’un stockage des données sur le Cloud et des mises à jour assurées par le prestataire. Il faut toutefois connaître la localisation du datacenter et la législation s’appliquant à la gestion des données. Un autre point important est l’accès sous forme mobile.

Le prix

Il existe des logiciels gratuits en open source, mais leurs fonctionnalités sont réduites. Ils peuvent intéresser certaines TPE par exemple. Toutefois, le prix ne doit pas constituer le critère principal au regard des fonctionnalités de l’outil, de la maintenance, des mises à jour, de la formation et de l’assistance assurées par l’éditeur.

Ainsi, le choix d’un fournisseur GED ne s’improvise pas. La bonne maîtrise des points clés et du timing de mise en œuvre vous permettra de tirer pleinement parti du nouvel outil.

Par Mathieu DumasdelageCEO

Fondateur de Deltic en 2013, mon objectif est de développer une entreprise différente où la confiance salarié, la satisfaction client, la rentabilité et la redistribution sont les pilliers.
Deltic c'est un modèle d'entreprise qui lutte contre la perte de temps de ses salariés et de ses clients. Fini les tâches répétitives à faible valeur ajoutée dans la gestion des processus et des documents. Deltic permet de faire gagner un temps précieux aux DAF, RAF, CFO, comptables, des sociétés grâce à la dématérialisation et à la gestion électronique documentaire. Notre mantra ? La quête de sens et de temps.

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