Comment choisir son fournisseur et prestataire GED ?

Les premiers fournisseurs et prestataires de logiciels GED (gestion électronique de documents) sont apparus dans les années 1980. Avec la digitalisation croissante des entreprises, ils se sont multipliés. D’après le comparateur de logiciels CELGE, il existe aujourd’hui plus de 7000 acteurs IT qui assurent la GED, la dématérialisation, la gestion de stocks, etc. Parmi cette offre foisonnante, il n’est pas toujours facile de faire le choix du fournisseur de solution GED le plus adapté à votre entreprise. On s’y casse souvent les dents 🦷. Nous vous proposons donc une grille de lecture pour vous aider à y voir plus clair.

Top 5 des meilleurs fournisseurs de GED

1. Zeendoc
2. DocuWare
3. Yooz
4. Open Bee
5. Deltic

Zeendoc : La solution GED pour les métiers administratifs et financiers

Zeendoc est un logiciel français qui s’adresse aux métiers administratifs, comptables et financiers. La solution met à disposition de ses utilisateurs des API pour connecter le logiciel à d’autres applications métiers types ERP, comptable, paie, RH. Le logiciel ged zeendoc possède de multiples fonctionnalités pour la gestion électronique des documents couvrant la partie fournisseurs, clients et RH. Le tout sur la même interface.🤩 Ergonomique, intuitif et simple d’utilisation, il propose une gestion d’utilisateurs illimités. Son engagement environnemental, notamment avec sa GED bas carbone, fait une vraie différence face à ses concurrents.

DocuWare : Le logiciel de dématérialisation pour les PME / grandes entreprises

Docuware est un logiciel adapté aux entreprises souhaitant digitaliser leurs processus. Il est présent dans plusieurs pays en multi-langues lui permettant d’avoir une part de marché importante. Il s’adresse aux entreprises et aux institutions publiques. Il couvre des projets poussés et complexes grâce à des workflows détaillés, sa connexion à de multiples outils SIRH, ERP, CRM et son haut niveau de personnalisation. Il permet la collaboration entre groupes d’utilisateurs. Le logiciel ged docuware est une solution sur mesure adaptée à tous les secteurs d’activité. Un vrai must have 🌈.

Yooz : La solution de dématérialisation et d’automatisation du process Procure to Pay

Yooz est une solution dédiée à la dématérialisation fournisseurs, au cycle procure to pay et clients. Elle est conçue pour les entreprises et les cabinets d’expertise comptable. Elle couvre la dématérialisation d’un processus global et notamment pour le cycle d’achat : de la demande d’achat au paiement.

Open Bee : Le logiciel GED pour la transformation digitale

Open Bee est une plateforme digitale qui accompagne les entreprises dans l’automatisation des processus métiers et de la gestion électronique documentaire. Elle traite les problématiques comptables, RH et administratives. Elle facilite l’envoi des documents et améliore la collaboration des entreprises.

Deltic : Un intégrateur qui propose plusieurs solutions complètes en fonction de votre besoin

Deltic est un prestataire et intégrateur de logiciels GED qui permet la dématérialisation des processus clients, fournisseurs et RH. Il prend soin de sélectionner et proposer les meilleurs logiciels du marché. C’est pourquoi, la décision s’est portée sur la commercialisation des solutions de Zeendoc et Docuware : ergonomiques, simples, tout en un et personnalisables.

La plus value ? Pouvoir vous proposer plusieurs outils permet à Deltic de comprendre vos processus, votre organisation, d’identifier les tâches automatisables, et de vous proposer la solution la plus adaptée à vos besoins.

Le support, la maintenance et le suivi sont des éléments phares d’un prestataire comme Deltic puisque la dématérialisation est son cœur de métier. C’est un accompagnement essentiel dans votre projet.

Les services offerts par les fournisseurs de GED

Les principales caractéristiques de la GED

La GED, système de gestion partagée, permet aux entreprises de gérer l’ensemble de leurs documents et des flux qui y sont liés. Cela peut concerner des factures, bons de livraison, bons de commandes etc. et les flux correspondent au classement, recherche, archivage de ces documents.

Elle centralise les documents vivants et les archives courantes dans un répertoire numérique et en facilite l’accès, le partage et la diffusion. Selon la GED, les documents électroniques peuvent avoir un service d’archivage électronique à valeur probante (SAE).

Par ailleurs, la dématérialisation est la nouvelle manière de caractériser la GED. Il existe tout de même des différences entre la GED et la dématérialisation. On parle davantage de dématérialisation de flux ou de processus que de documents.

En effet, la GED est la solution qui permet de gérer électroniquement tout type de documents papiers. Ses principaux rôles sont de numériser, classer et archiver. La dématérialisation va plus loin en rendant l’ensemble du processus de gestion de ces documents automatique : workflow de validation, saisie comptable etc. Aujourd’hui les deux termes sont souvent utilisés pour définir la même chose. Le mieux c’est de comparer par vous même ce que chaque interface propose 😉.

Les étapes de la gestion électronique des documents

La GED structure le système de gestion documentaire sur une plateforme commune. Avec elle, il est possible de dématérialiser, rechercher, classer, stocker et diffuser tous types de documents. Cela comprend les principales étapes suivantes :

• L’acquisition des documents. Cela concerne les documents papiers ou numériques internes et externes avec la possibilité de récupérer les documents de plusieurs manières : boîte mail, dépôt, connexion aux portails fournisseurs.
• Le classement, le référencement et l’indexation des documents numériques. Plusieurs critères peuvent être sélectionnés et choisis pour classer et ensuite faciliter les recherches des documents : date de création, créateur du fichier, nom du client, référence etc.
• La diffusion et l’accès aux documents. Cette partie répond aux spécificités et aux contraintes de chaque métier et organisation. Il est nécessaire que la structure définisse les chemins et les critères pour l’accès et les droits en lecture ou en modification par exemple.
• L’archivage. Il permet de conserver les documents électroniquement en toute sécurité. Selon la solution choisie, cet archivage peut être à valeur probante, c’est-à -dire avec la même valeur légale que le document d’origine.
• Le traitement et la circulation des documents. Comme on l’a cité précédemment, en fonction du logiciel de GED, ce dernier peut offrir des fonctionnalités de traitement et de circulation bien plus poussées comme des workflows de validation, de comparaisons, de l’imputation comptable etc.

Autant d’étapes qui permettent d’assurer une bonne gestion de vos documents. 🚀

Comment choisir son fournisseur de logiciel GED ?

Dans l’univers des prestataires de GED, il existe différentes offres adaptées aux besoins des entreprises. Certains critères sont essentiels à prendre en compte pour ne pas vous tromper. On vous dévoile nos secrets. 🤫

Établir une relation de confiance avec le prestataire

La première étape dans le déploiement d’un logiciel de GED consiste à établir un cahier des charges. À ce stade, il convient de connaître les besoins de votre entreprise, les pratiques des équipes opérationnelles, les éventuels dysfonctionnements dans la circulation et l’utilisation des documents. Il découle de cette analyse la rédaction du cahier des charges.

Une fois le cahier des charges rédigé et les contacts pris, les propositions des prestataires de GED seront à étudier. L’essentiel est que le prestataire comprenne vos besoins et objectifs. Il va devenir un pilier pour vous 🤝. On s’attachera en particulier aux points suivants :

• A-t-il compris les points faibles de votre organisation documentaire et de vos contraintes internes ?
• Le logiciel est-il personnalisable en fonction de votre projet, de votre volume de documents ?
• Quels sont les engagements du prestataire sur l’ensemble du contrat (accompagnement, support etc.) ?
• De quelle façon le logiciel de GED s’intégrera-t-il dans l’architecture informatique existante (boîtes mail, ERP, CRM, etc.) ?

L’avis des utilisateurs ayant déjà utilisé la solution vous permettra aussi de comparer les acteurs entre eux tout en prenant en compte le rôle du chef de projet GED qui sera déterminant.

La relation avec votre prestataire est déterminante pour la bonne conduite de votre mission et pour son suivi. C’est une étape à ne pas négliger.❌

L’avantage de partir avec un prestataire intégrateur qui a la possibilité de vous proposer plusieurs solutions, c’est de pouvoir faire évoluer votre gestion électronique documentaire avec un autre outil si besoin. A l’inverse, l’éditeur lui se cantonnera à l’interface qu’il développe et ne pourra pas vous apporter satisfaction si cette dernière ne répond pas à vos besoins.

Les critères de comparaison à prendre en compte pour choisir sa solution GED

Le prestataire est essentiel mais avoir un logiciel GED qui répond à votre organisation nécessite également certains choix. On vous les détaille ici ⬇️

–        Les fonctionnalités et l’usage

Votre projet GED vous est propre. Vous n’aurez pas le même que votre voisin 😉. Le logiciel doit donc avoir les fonctionnalités et répondre à l’usage dont vous avez besoin. Il est important de connaître quelles sont les fonctionnalités qu’il peut couvrir et celles qui ne seront pas possibles. A titre d’exemple : utilisation de métadonnées pour l’indexation, la possibilité d’avoir des workflows de validation etc.

Privilégier des solutions simples, intuitives et ergonomiques facilite leur approbation.

–        La sécurité des données et la pérennité de la solution

Ce point concerne en particulier les droits d’accès, la traçabilité des modifications effectuées, le contrôle des actions sur les documents. Il s’agit aussi de permettre la sécurité de vos documents et données stockés et hébergés ainsi que la récupération d’une GED efficace en cas de sinistre. Il est important d’avoir un prestataire GED qui a un service de maintenance pour avoir un haut niveau de service, garantir les sauvegardes ainsi que les mises à jour.

–        L’accessibilité, la mobilité et la facilité de prise en main

Ce point concerne la décision entre les logiciels en mode SaaS ou on-premise.

Le SaaS présente l’avantage d’un stockage des données sur le Cloud et des mises à jour assurées par le prestataire. Il faut s’assurer de connaître la localisation du datacenter et la législation applicable à sa gestion des données. A l’inverse, l’On-Premise est installé directement dans l’environnement informatique de votre entreprise.

Un autre point important est l’accès sous forme mobile pour permettre l’utilisation à distance. En plus de l’accessibilité, la facilité de prise en main est un point à ne pas négliger, pour que vos collaborateurs s’approprient rapidement l’outil et l’utilisent au quotidien.

–        Le prix

Comme sur tous les marchés concurrentiels, il y a différents prix.🤑 Il existe bien évidemment des logiciels gratuits en open source, mais leurs fonctionnalités sont très limitées. Si vous souhaitez un outil robuste avec plusieurs fonctionnalités, il faudra forcément y consacrer un budget.

Le prix ne doit pas constituer le critère principal. Il faut surtout qu’il réponde à vos besoins au regard des fonctionnalités, de la maintenance, des mises à jour, de la formation et de l’assistance assurés par le prestataire.

–         L’accompagnement et le suivi

Toutes les entreprises GED n’offrent pas le même niveau de service à leurs clients. Et pourtant, c’est un élément clé 🗝️ de votre projet. Un prestataire comme Deltic place en priorité cet aspect avec un accompagnement personnalisé tout au long de votre aventure : de l’étude de vos besoins, à l’installation, au suivi. Vous avez une personne dédiée et disponible qui vous suit, assure la maintenance et fait évoluer votre outil avec à vos besoins. Parfait non ? 💟

Ainsi, vous l’avez compris, le choix d’un fournisseur GED ne s’improvise pas. Vous devez avoir un bon niveau d’informations avant de prendre votre décision. La bonne maîtrise des points clés et du timing de mise en œuvre vous permettra de tirer pleinement parti du nouvel outil pour vous faire gagner du temps et changer votre quotidien et celui de vos équipes.