Quel est le rôle d’un chef de projet GED

Le Chef de projet GED, a un rôle important dans la gestion des projets de dématérialisation des documents au sein d’une entreprise (privée ou public). Son métier consiste en la mise en œuvre et la maintenance des solutions GED en interne ou externe. Petit rappel si vous avez oublié ce qu’est une solution GED 😉: il s’agit d’un logiciel directement intégré dans le système informatique d’une entreprise afin de stocker, organiser, rechercher et partager l’ensemble des documents de manière électronique. Afin de répondre à l’obligation et au calendrier de facturation électronique obligatoire à partir de 2026 🗓️, il est essentiel de s’interroger sur la mise en place d’une solution au sein de votre organisation.

Le recrutement d’un chef de projet GED contribue à la réussite de votre projet.

Alors vous êtes intéressés de connaître en détail son rôle ? Quelles sont les compétences requises ? Quelles sont ses responsabilités ? Dans cet article, découvrez les réponses à ces questions ! ⬇️

Le rôle fondamental d’un chef de projet GED

Principal rôle

Le rôle principal d’un chef de projet GED (Gestion Électronique des Documents) réside dans l’intégration et le développement d’une solution de dématérialisation au sein des entreprises. Pour cela, il doit établir une structure technique complète sans oublier des composants comme le système d’archivage électronique à des fins légales, la signature électronique, les transmissions sécurisées etc.✅

Le chef de projet GED doit être force de proposition et collabore avec les différentes équipes impliquées dans le projet. Au-delà d’un accompagnement, il doit apporter aux utilisateurs une gestion innovante, sécurisée et conviviale des données. Il pilote l’ensemble des projets depuis leur conception et veille à ce que tout soit parfaitement mis en place dans la gestion documentaire grâce un logiciel GED.😎

Missions

Les missions du chef de projet ged sont variées et impliquent la gestion complète du projet de dématérialisation. Il est généralement amené à accomplir ces actions :

• Identifier les types de documents à dématérialiser (factures clients, factures fournisseurs, bulletins de salaire, documents RH etc.) ainsi que leurs interactions avec les utilisateurs.
• Élaborer un plan et une gestion de projet afin de garantir une organisation efficace
• Collecter, analyser et définir les besoins utilisateur afin de mettre l’accent sur les avantages que la dématérialisation peut apporter dans leurs processus
• Mise en place d’un schéma d’interopérabilité (schéma XML) pour assurer la compatibilité des documents.
• Rédiger un cahier des charges précisant les objectifs, attentes et besoins pour la solution GED
• Gérer les appels d’offres
• Sélectionner et travailler en collaboration avec le prestataire GED pour garantir la réussite du projet
• Gérer et suivre le projet GED (coûts, workflow, accessibilité…)
• Assurer la veille technologique concernant la GED/dématérialisation
• Former les utilisateurs

Comment devenir un chef de projet GED

Pour devenir chef de projet GED, il existe des formations supérieures allant jusqu’au bac+5 dans le domaine de l’informatique, gestion de projet ou des sciences de l’information. Ces formations permettent d’acquérir les connaissances et les compétences nécessaires pour exercer le métier de chef de projet GED.💼

En France, certaines régions comme Paris, les Hauts-de-Seine, la Loire-Atlantique (Nantes), le Rhône, la Provence-Alpes-Côte d’Azur (Gardanne) offrent des opportunités d’emploi dans ce domaine.

Pour trouver ces offres d’emploi, il est recommandé de consulter des sites spécialisés comme APEC, HelloWork et Coexya. Ces plateformes regroupent des informations sur les métiers de la GED et offrent des outils pour faciliter la recherche d’emploi. Le recrutement d’un chef de projet GED se base généralement sur des critères et exigences à chaque candidat.

Compétences requises pour un chef de projet GED

Un chef de projet GED est l’acteur dans la mise en œuvre et la réussite d’un projet de gestion électronique de documents. Il doit posséder des compétences techniques et relationnelles variées.

Expertise et connaissance de la GED

Son métier consiste notamment dans la maîtrise des connaissances techniques liée à la GED. Il s’agit par exemple de comprendre des concepts clés, logiciels ou des processus associés. Il doit recueillir les besoins des services afin de pouvoir rédiger les spécifications fonctionnelles. Il doit posséder des connaissances techniques sur la conception des logiciels.👨‍💻

Voir aussi : Les fournisseurs de solutions GED

Compétences en communication

Non seulement il doit posséder des compétences techniques, mais également posséder des compétences relationnelles🤝. La plus importante dans n’importe quel emploi est la communication. En effet, elle permet le bon déroulement du projet. Il doit communiquer efficacement avec les parties prenantes (internes et externes) que ce soit par écrit ou oral. Il excelle dans le travail en équipe et les encourage à la collaboration afin de les motiver dans le projet. Il incarne un véritable leadership afin de renforcer la cohésion d’équipe.

Pour suivre le projet, il doit mettre en place des réunions afin de présenter les avancées, valider les tests ou répondre aux questions des utilisateurs.

Capacité à analyser

Enfin, il doit être en mesure d’analyser les différents problèmes qui peuvent apparaître afin de proposer des solutions adéquates. Pour cela, il doit connaître parfaitement son sujet comme le fonctionnement des outils de gestion électronique de documents et de dématérialisation. Ne pas oublier qu’il doit également connaître le contexte réglementaire, organisationnel et technique (RGPD, droit informatique). En résumé : il doit être apte à résoudre des problèmes et à prendre des décisions rapides et efficaces.🙏

Les responsabilités d’un chef de projet GED

Le chef de projet devra faire preuve de responsabilité lors de ses missions.

Planification, identification et analyse des besoins

Il est responsable du bon déroulement du projet de dématérialisation documentaire. Il identifie et analyse les besoins utilisateurs qui seront évoqués et échangés lors des réunions. Cette étape est fondamentale pour poser les bases du projet.

Coordination des équipes

Il joue un véritable rôle de coordinateur afin que toutes les équipes puissent travailler de manière efficace pour répondre aux objectifs et au délai du projet. Il contrôle chaque étape et veille à la réussite du projet.

Gestions, résolution des problèmes et résultats

La mise en place d’une ged fait face aux évolutions et changements d’habitudes de travail des collaborateurs. De ce fait, le chef de projet doit pouvoir anticiper et résoudre des difficultés afin d’accompagner les utilisateurs.🙌

Comme on peut le constater, le rôle d’un chef de projet en gestion électronique de documents (GED) est important pour la bonne mise en place d’une solution de GED/dématérialisation.🔝

Basé à Paris, il est souvent amené à travailler de manière externalisée sur des projets dans toute la France. Son expérience et ses compétences font de lui un consultant recherché dans le domaine de la gestion de projet GED.

Rigueur, organisation et communication sont les qualités essentielles dans le rôle d’un chef de projet ged. Grâce à sa connaissance approfondie du sujet et à sa veille permanente, il peut garantir le succès dans ses projets, quelle que soit leur envergure.🤗