Comment indexer vos documents sur votre logiciel GED avec Deltic ?

Si vous nous lisez régulièrement, vous avez dû remarquer que nos derniers articles traitent de processus bien précis.
Et bien oui, maintenant que la dématérialisation vous est familière et que vous en connaissez les avantages par cœur, nous essayons d’entrer un peu plus dans les détails en vous parlant des fonctionnalités spécifiques que peut vous offrir une solution de gestion électronique de documents.
Vous serez bientôt des experts, je sens que l’élève va dépasser le maître ! 🧑‍🏫

Précédemment, on s’est attardé sur la possibilité d’envoyer vos documents à un centre éditique, de les faire signer électroniquement ou encore de connecter votre logiciel métier à Deltic.

Aujourd’hui, on va parler d’indexation automatique de documents !
Mais avant, petit rappel sur le fonctionnement d’une solution de gestion électronique de document telle que Deltic.

Quel est le fonctionnement d’un logiciel GED ?

Intégrer une GED dans son entreprise, c’est avant tout se libérer de la gestion chaotique du papier ! 😰

Concrètement, son utilisation repose sur 4 grandes étapes:

• L’acquisition de documents, qui consiste à intégrer tous les documents de l’entreprise sur la solution. Il s’agira là de scanner les documents au format papier pour les déposer, ou simplement de transférer les documents nativement numériques vers Deltic.
• L’archivage / stockage est une étape automatique : dès leur intégration, les documents sont sauvegardés sur des serveurs sécurisés, assurant à la fois la protection des données ainsi que la durée légale de conservation.
• L’indexation et le classement : étape clé automatisable sur laquelle nous nous attarderons aujourd’hui; à ne pas négliger puisqu’elle permettra de retrouver rapidement n’importe quel document selon les critères de recherche souhaités.
• La diffusion des documents : réalisable de plusieurs manières, l’envoi des documents est nettement facilité grâce à Deltic. Que vous optiez pour un mail, un courrier ou même un partage de lien, tout est possible, en 1 clic ! 😉

Vous l’aurez compris, Deltic ne vous permet pas seulement de transformer votre salle d’archives en salle de fitness 🏋️ grâce à la suppression du papier, nous garantissons aussi la sécurité de vos documents 🔒, la fluidité de vos recherches et la simplicité de vos partages.

Maintenant que le contexte est (re)posé, zoom sur l’indexation automatique de vos documents. 🔎

Qu’est-ce que l’indexation automatique de documents ?

Indexer ou l’indexation de documents, c’est quoi ?
Pour faire simple, c’est l’art d’organiser vos documents, de les ranger selon des critères définis afin de faciliter leur recherche.
Qu’on se le dise, la gestion électronique de document ne s’arrête pas au simple stockage de ces derniers, et heureusement ! Sinon, vos archives numériques pourraient être encore plus désordonnées que vos archives papiers ! 🤯

Dans les salles d’archives traditionnelles, les documents étaient rangés dans des dossiers, eux-mêmes rangés dans des boîtes, parfois reconnaissables par l’ordre alphabétique ou encore l’année du dossier.
Des catégories de classement dont les limites étaient vites atteintes, et qui donnaient souvent lieu à de longues minutes de recherche pour trouver…. une simple facture ! 😰

Grâce à l’indexation automatique, ce temps perdu, c’est fini !

Lors de l’intégration de vos documents, Deltic va les lire, les analyser et identifier un certain nombre de leurs attributs. En clair, l’outil va leur apposer des “étiquettes”, qui permettront de mieux les reconnaître. C’est ce qu’on appelle des “index”.

Ils sont totalement personnalisables, selon votre mode de fonctionnement.

Vous pouvez par exemple, pour votre classeur fournisseur, choisir d’établir un index pour le nom du fournisseur, un autre pour le numéro de la facture, la date, le(s) montant(s)… ou encore le nom, le numéro du client, la date du contrat pour vos documents clients.

Cette classification des documents numériques est indispensable pour faciliter vos recherches et gagner un temps précieux !

“Ok, mais vous avez parlé d’indexation AUTOMATIQUE, du coup, ça se passe comment?”

On y vient, on y vient… 😉

Comment fonctionne l’indexation automatique ?

C’est là que ça devient intéressant !

Vous le savez, dans chacun de nos articles on en (re)parle, on est là pour vous faire gagner du temps ! ⌛

Et évidemment, l’idée n’est pas de vous faire créer plein d’index pour que vous soyez contraints de les remplir un par un, pour chaque document ! 😓

Avec Deltic, soyez sûr que la moindre tâche sera optimisée au maximum !

En fait, c’est très simple : notre solution est équipée de la technologie dite “LAD RAD” : lecture et reconnaissance automatique des documents.
Il s’agit d’un module d’intelligence artificielle, permettant la reconnaissance automatique d’un document ainsi que l’extraction de son contenu.
Rassurez-vous, pour les documents scannés, c’est pareil : nous sommes capables, via la reconnaissance optique de caractères (OCR) de reconnaître et récupérer le texte à l’intérieur.

Concrètement, une fois que vous avez défini les index souhaités pour votre classement, vous allez effectivement devoir les remplir manuellement pour les premiers documents, afin d’éduquer l’outil et de lui apprendre à aller chercher les données à l’intérieur du contenu.

Si vous déposez plusieurs fois le même format de document (exemple: factures, commandes etc…), alors au bout de quelques semaines, les index se rempliront de manière automatique 🎉 génial non ?

On vous l’a dit, chez Deltic, le temps c’est précieux !

Comment retrouver un document après son indexation ?

Vous avez besoin de retrouver la facture émise par la société DUPONT pour votre panne  de chauffage en 2021 ?

Pas de panique, plus besoin d’aller dans la salle d’archives pleine de poussière et d’araignées 🕸️!

Plusieurs options s’offrent à vous pour rechercher cette fameuse facture :

Avec Deltic, vous pouvez choisir de rechercher par nom de fournisseur en tapant “DUPONT” 🔎

Ok, mais vous avez peut-être plein de factures de cette société, alors pour être plus précis, vous pouvez ajouter un deuxième critère : l’année, ou même la date précise !
En réalité, vous pouvez renseigner autant de critères que vous le souhaitez pour être le plus précis possible et que votre recherche aboutisse plus rapidement.

Enfin, si par malheur vous ne vous rappelez pas du nom de la société qui vous a remplacé le chauffage, vous pouvez alors utiliser la recherche syntaxique et y écrire : “chauffage” ou “radiateur” pour retrouver tous les documents dans lesquels ce mot est présent 💡

Oui, je vous l’accorde, rechercher un document devient un jeu d’enfant ! 🤸

Renseignez vos critères de recherche ou bien recherchez un simple mot-clé, et le tour est joué !

Voilà pourquoi le choix des index est une étape très importante, et leur remplissage est indispensable pour faciliter toutes vos démarches après l’intégration.

Pour un gain de temps optimal, assurez-vous d’utiliser un outil capable de lire un document et d’en identifier les critères (LAD RAD) pour activer l’indexation automatique !

Inutile de vous préciser qu’avec Deltic, c’est une évidence 😉

Alors, on la transforme quand cette salle d’archives ? 📦

Réservez votre démo pour voir comment indexer vos documents avec Deltic ! ⬇️