Comment choisir son logiciel GED (gestion électronique de documents) ?

Comme son nom l’indique, un logiciel GED (gestion électronique des documents) permet d’organiser, de gérer, de diffuser et d’archiver les documents d’une entreprise ou d’une administration. C’est un outil indispensable dans la transformation digitale d’une organisation dans un contexte de dématérialisation toujours plus poussée des processus. Il existe de nombreuses solutions sur le marché, mais comment choisir son logiciel de GED ? Plusieurs critères sont en effet à prendre en compte avant d’investir dans un nouveau logiciel.

Comment choisir son logiciel de GED ?

8 étapes pour bien choisir votre logiciel GED :

1. Définir vos besoins
2. Choisir un logiciel simple d’utilisation
3. Vérifier le système de sécurité des documents
4. S’assurer de la compatibilité avec votre système informatique
5. Evaluer le niveau des options
6. Comparer les prix
7. Se renseigner sur le support client
8. Contrôler les garanties existantes

Connaître au préalable les besoins de votre organisation.

Il est essentiel de déterminer les besoins de votre structure en ce qui concerne la gestion de documents. En termes méthodologiques, cela revient à établir la liste des documents à stocker (factures, contrats, devis, etc.). Il conviendra aussi de déterminer les fonctionnalités incontournables de l’outil (indexation, recherche, gestion des versions, etc.).

Certains éditeurs proposent d’ailleurs de réaliser un audit préalable de la situation existante pour orienter le choix des clients. Des solutions GED comme Zeendoc et Docuware se distinguent par leur fonctionnalités, intégration avec d’autres logiciels, besoins spécifiques etc. Il est à vous de comparer ces 2 solutions pour savoir laquelle pourra répondre le mieux à vos besoins.

Privilégier un logiciel GED facile à installer et à utiliser

Avant de faire son choix, il convient de connaître précisément le fonctionnement de la GED et sa mise en place. Pour être accepté par le personnel, un logiciel GED doit pouvoir être utilisé rapidement et apporter une plus-value dans son utilisation quotidienne.

En outre, la facilité d’installation et sa simplicité permettront d’éviter les pertes de temps. La capacité d’un éditeur à mettre en place la solution choisie dans le temps imparti avec le paramétrage attendu est un critère important dans le choix de la solution.

De plus, les utilisateurs attendent en général une ergonomie familière proche de ce qu’ils connaissent déjà (Windows ou Mac). Le moteur de recherche doit également être simple à utiliser.

Assurer la sécurité des documents

Ce point est crucial dans le choix d’une solution GED. Il convient ici d’avoir des garanties sur la protection des informations les plus sensibles par un dispositif de cryptage de bout en bout.

Par ailleurs, logiciel doit respecter les normes de sécurité et de protection de la vie privée définies par le RGPD.

Vous n’êtes pas non plus à l’abri d’une suppression d’un fichier par mégarde ou d’adresser par erreur un courriel avec des pièces jointes sensibles. La GED permet à ce titre de contrôler et de restreindre l’accès aux documents selon un dispositif d’habilitations.

Ces garanties permettent de sécuriser vos documents avec un logiciel GED.

Intégrer la solution GED dans l’environnement informatique de votre organisation

Il est important que le logiciel de GED s’intègre facilement aux autres outils de votre organisation. Par exemple, si vous utilisez déjà Microsoft Office ou Google Workspace, il faut s’assurer que le logiciel GED puisse les prendre en compte. À défaut, ce serait une régression dans la gestion de vos documents.

Par ailleurs, il est crucial que le logiciel s’intègre sans difficultés aux systèmes d’exploitation utilisés par l’entreprise ou l’administration. Plusieurs critères sont à retenir :

• Les modalités d’import et de numérisation des documents. Un module associé à la GED doit permettre la numérisation et le téléchargement de vos documents.
• L’existence d’un OCR (Optical Character Recognition) qui permet des recherches de mots clés par le titre et le contenu des documents.
• Recenser les applications métiers (comptabilité, RH, marketing…) à connecter à la GED. De même, il est préférable d’utiliser une GED unique pour traiter les besoins de tous les services métiers.

Une caractéristique essentielle à inclure dans votre logiciel est la possibilité d’exporter des données BAP (Bon à Payer) qui permet de simplifier la gestion des transactions financières.

Évaluer les diverses options de votre logiciel GED

Les avis des utilisateurs publiés sur l’outil donnent un bon aperçu des forces et faiblesses de chaque solution. De plus, il est recommandé de tester les logiciels avant de faire votre choix.

À ce titre, les éditeurs proposent souvent des versions d’essai gratuites qui permettent de se familiariser rapidement avec le logiciel GED. C’est aussi l’occasion d’associer les équipes opérationnelles au projet pour leur permettre de choisir la solution qui leur convient le mieux et les familiariser avec les nouvelles modalités de travail.

La question du coût

Il s’agit de réaliser un arbitrage entre les fonctionnalités dont vous avez besoin et le budget dont vous disposez. Une méthode consiste à s’appuyer sur un tableau d’amortissement qui prend en compte le coût initial d’achat, mais aussi les frais récurrents comme le renouvellement des licences utilisateurs en mode SaaS ou les coûts de maintenance en mode on-premise.

Il faut aussi se méfier des GED bon marché qui doivent être abandonnées au bout de quelques mois en raison du manque de fiabilité de l’outil ou de l’intégrateur. L’investissement dans une GED ne s’apprécie pas seulement sur une année, mais au moins sur 5 ans. L’évaluation ne doit pas non plus se limiter aux frais d’installation, mais aussi au coût des maintenances.

Si votre structure est une administration publique, une procédure d’appel d’offres sera obligatoire si le marché dépasse le seuil de 100 000 € HT. À défaut, il est possible de recourir à l’UGAP (Union des groupements d’achats publics) où sont référencés de nombreux éditeurs et intégrateurs. Il faut tout de même savoir que les prestations proposées par cette centrale d’achat sont plus coûteuses pour les clients.

La qualité du support client

C’est un élément clé qui aidera une organisation à choisir son logiciel GED. Le fournisseur doit en effet être en mesure d’apporter un support client fiable en cas de difficulté technique. Il est possible de retenir deux critères :

• la capacité de l’éditeur à assurer la maintenance sur le long terme ;
• les actions de conduite du changement incluses dans la prestation comme la formation de vos collaborateurs.

Les garanties existantes

C’est un point essentiel pour éviter les pertes de données, notamment dans les solutions SaaS. Deux points sont à cet égard à prendre en compte :

• L’existence d’un backup multisite. Si certains sites sont rendus inutilisables (cyberattaque, catastrophe naturelle…), les données doivent rester accessibles sur d’autres sites. Cette garantie associe GED et récupération de documents.
• Les assurances ou contrats des éditeurs pris avec l’hébergeur qui permettent au client de récupérer ses données ou de bénéficier d’une compensation financière.

Le choix d’un logiciel GED peut sembler complexe. Toutefois, en prenant en compte plusieurs facteurs comme la réponse aux besoins de l’organisation, les fonctionnalités de l’outil, sa facilité d’utilisation, sa compatibilité avec l’environnement informatique de la structure, la sécurité des données, le coût et le service après-vente, il est possible de faire le meilleur choix.