Comment fonctionne l’export BAP avec Deltic ?

Je vais partir du principe que si vous lisez cet article, c’est que vous êtes tous déjà équipés avec Deltic, que la dématérialisation de factures n’a plus de secret pour vous et que vous disposez même d’une passerelle vers votre logiciel de comptabilité. 😎

Si ce n’est pas le cas, foncez de toute urgence en bas de page pour nous contacter ! ⏰

Blague à part, la mise en place de l’export des factures “bon à payer” se fait dans un second temps, après avoir déployé la solution Deltic et dans le but d’automatiser encore plus de tâches.

De quoi s’agit-il ? À quoi ce module sert-il ? Comment le mettre en place ?

Je réponds à toutes vos questions tout de suite ⬇️

Qu’est-ce que l’export BAP ?

Un BAP ou “Bon à Payer” est une mention qui indique la validation d’une facture en comptabilité dans le but de lancer son paiement à échéance.

Dans l’organisation de la plupart des PME et grandes entreprises, la personne qui intègre une facture dans la solution de démat’ est différente de celle qui doit la valider et de celle qui ensuite la règlera.

Pour simplifier cette circulation d’informations, Deltic vous accompagne dans la création de workflows de validation, pour faire transiter la facture de manière automatique de son intégration jusqu’à sa validation et son paiement. Hé oui, c’est notre super pouvoir ! 🦸

Comment indiquer une facture en “Bon à Payer” ?

Lorsque le valideur est notifié qu’une ou plusieurs factures l’attendent, il n’a qu’à se connecter pour les retrouver toutes au même endroit, dans ce que l’on appelle une  “bannette numérique”. 🗃️

Dans cette bannette de factures à valider, le valideur pourra consulter une à une chaque facture soumise à un BAP pour les valider ou non.

Pour cela, il suffira simplement d’y apposer un tampon “virtuel” pour envoyer la facture vers l’étape suivante :

✅ le tampon de type “bon à payer” indique que la facture peut être réglée

⛔ le tampon de type “refus” ou “en attente” indique que la facture doit être rectifiée ou bien qu’elle nécessite une analyse plus poussée avant paiement.

Quelle que soit la décision du valideur, il en informera le service comptabilité en 1 clic, c’est tout. Plus besoin de faire les 100 pas juste pour aller déposer des factures sur un bureau (au risque que la fenêtre ouverte les fasse s’envoler) et ça, c’est du temps gagné ! ⌛

Comment transmettre les “Bon à Payer” des factures à votre logiciel comptable ?

Automatiser le circuit de validation, c’est bien, mais ce n’est pas suffisant !
Nous, on veut tout simplifier, tout accélérer et surtout, vous faciliter la tâche ! 🚀

Une fois que vos factures sont validées et qu’elles peuvent être payées, que se passe-t-il ? Comment l’information circule ? Et bien c’est très simple (encore) ⬇️

💡 Grâce à la passerelle entre Deltic et votre logiciel comptable, les factures faisant l’objet d’un BAP sont déjà connues du logiciel comptable.
Toujours grâce à la passerelle, l’élément qui permet d’identifier la facture dans le fichier d’échange est connu de Deltic (par exemple la référence de facture, le numéro de chrono de la facture, le numéro de pièce comptable…).

💡 De la même façon que pour être validées, les factures tamponnées “Bon à Payer” tombent dans une bannette pour leur paiement.

✅ Vous pouvez alors sélectionner un lot de factures de cette bannette pour lancer l’export vers la comptabilité. Cette action va générer un fichier d’échange contenant la référence des factures à payer. Ce document généré sera ensuite importé dans votre logiciel de comptabilité.

✅ C’est fait.

Quoi ? Vous vous attendiez à plus compliqué ? On vous l’a dit, c’est pas notre truc. 😉

Quels sont les prérequis pour mettre en place l’export BAP ?

Évidemment, comme pour tout processus nécessitant une liaison entre Deltic et votre logiciel, se pose la question de la compatibilité.

Nous l’avions précédemment évoqué dans un article sur la passerelle comptable, les outils compatibles avec Deltic sont très nombreux.

Pour mettre en place l’export BAP des factures, il y a seulement 2 prérequis à remplir :

▶️ Votre logiciel comptable (ou de paiement en fonction de votre fonctionnement) doit pouvoir importer un fichier de données pour mettre à jour les pièces en BAP.

▶️ Les pièces de votre logiciel comptable (ou de paiement) doivent avoir une référence commune avec les documents dans Deltic.
(ex : Numéro de pièce comptable, duo Fournisseurs/Référence du document, etc.)

Voilà, c’est tout 😉

Vous l’aurez compris, la dématérialisation de factures n’est que la première étape d’une infinité de petits processus automatisables. Numériser ces factures c’est bien (et nécessaire!) mais se simplifier la vie, c’est mieux !

Pour garantir l’optimisation de la gestion de vos tâches, la première chose à faire est de bien se faire accompagner.

Le choix de son logiciel de GED est déterminant pour un bon pilotage d’activité. Un bon outil permet de supprimer les tâches à faible valeur ajoutée et de se recentrer sur des missions stimulantes.

Aujourd’hui, Deltic accompagne des entreprises de tous secteurs dans la gestion de leurs documents et processus. Qu’il s’agisse de gestion documentaire chantier pour les métiers du BTP, de GED pour les métiers du négoce ou encore de solutions de dématérialisation pour les écoles, tout le monde est concerné et nos équipes d’experts sont en capacité de répondre aux besoins de tout type d’activité.

Faites de votre performance une priorité, pour le reste, laissez-vous guider 😉🚀