Qu’est-ce qu’une passerelle comptable ?

Une passerelle comptable, aussi appelée logiciel de transit ou pont comptable, permet l’interconnexion entre un logiciel métier et un logiciel comptable. Les logiciels métier ou de gestion sont par exemple un ERP, un CRM, un SIRH, un logiciel de facturation comme Deltic. Les solutions comptables sont notamment les produits Sage, Cegid, Quadratus… particulièrement utilisés dans les PME. L’objectif principal recherché est l’automatisation des processus comptables en gagnant du temps et de la fiabilité. La passerelle comptable évite en effet la ressaisie manuelle des données et les erreurs propres à ce type d’opération.

Comment fonctionne une passerelle comptable entre les logiciels métier et de comptabilité ?

Les logiciels métiers ne communiquent pas toujours avec le logiciel comptable. La mise en place d’une passerelle permet les échanges dans les deux sens.

Les informations échangées depuis les logiciels métier vers le logiciel de comptabilité

Au cours de cette étape, les logiciels métiers acquièrent des informations sous format dématérialisé ou non. Dans le cas d’un logiciel de facturation électronique comme Deltic, toutes les informations sont in fine dématérialisées :

• les factures papier sont numérisées puis déposées dans le logiciel métier ;
• les fichiers PDF reçus par courriel sont transférés vers le logiciel métier ;
• les factures nativement dématérialisées sont récupérées par la solution métier sur l’espace client du fournisseur.

La dématérialisation des flux entrants tend aujourd’hui à se généraliser. Cela sera le cas pour les factures en émission et en réception en application de la législation. S’agissant des documents papier, un outil comme la lecture automatique de documents (LAD) permet d’exploiter les informations qu’ils contiennent. L’indexation entraîne l’extraction de données comme les caractères numériques et alphanumériques, les codes-barres, etc.

Ces informations permettent ensuite au système de reconnaître la nature des documents concernés : devis, bons de commande, factures, etc. L’opérateur n’a plus qu’à renseigner les informations comptables comme les comptes à mouvementer et, le cas échéant, la ventilation analytique.

L’opération suivante est la génération du fichier des écritures comptables et son importation dans le logiciel de comptabilité. Il y aura donc concordance parfaite entre logiciel de dématérialisation et comptabilité.

Les informations échangées depuis le logiciel de comptabilité vers les logiciels métier

L’extraction des informations de la comptabilité et leur intégration dans le logiciel métier sont rendues possibles par la passerelle comptable. En matière de gestion commerciale par exemple, les règlements des clients sont d’abord comptabilisés avant d’être injectés dans le logiciel métier. Cela donne une visibilité complète aux équipes de gestion sur la situation des comptes clients.

Les opérations d’intégration peuvent être manuelles ou automatiques. L’intégration manuelle (ou asynchrone) est assurée par une application à lancer périodiquement, par exemple la nuit ou une fois par jour. L’intégration automatique (synchrone) met à jour les données de façon régulière au fil de l’eau.

De plus, le fonctionnement de la passerelle comptable doit pouvoir être surveillé. Il est possible d’utiliser une interface dédiée (intégration automatique) ou un rapport adressé par courriel (intégration manuelle).

Quels sont les avantages et les conditions de la mise en place d’une passerelle comptable ?

La digitalisation des comptables allège leurs tâches et le stress inhérents à la tenue d’une comptabilité à jour.

La passerelle comptable : gagner en rapidité et en fiabilité

La mise en place d’une passerelle comptable simplifie la génération des écritures, la rend plus fluide avec un risque d’erreurs minimal. En effet, dans un dispositif ordinaire, le risque d’erreurs est d’autant plus fort que les services à l’origine des différentes écritures ne sont pas les mêmes. Ainsi, la passerelle améliore les performances du service comptabilité qui doit être en mesure :

• de produire des informations de façon instantanée sur la situation de l’entreprise à un moment donné ;
• de répondre aux sollicitations des autorités de contrôle, des clients et des fournisseurs.

Par ailleurs, la passerelle renforce l’efficacité des services gestionnaires. Grâce à elle, le classement des informations est cohérent et efficace. L’utilisateur peut employer certains critères pour accéder rapidement aux documents demandés. Il est par exemple possible d’associer une facture à son justificatif.

Dans une optique de rationalisation budgétaire, l’existence d’une passerelle permet aux services gestionnaires d’identifier en temps réel les secteurs les plus coûteux. Cela facilite leurs prises de décisions. La tenue des inventaires est également améliorée.

Les conditions de mise en place d’une passerelle comptable

Le processus d’intégration du logiciel gestionnaire au système comptable doit respecter certaines étapes :

• Faire un état des lieux des besoins de l’entreprise en matière d’information comptable. Les intégrateurs prévoient en général un accompagnement de leurs clients dès ce stade.
• Réaliser les corrections qui faciliteront l’intégration des informations. Il peut s’agir par exemple de jumeler certains comptes pour une attribution correcte des codes d’opérations comptables.
• Configurer le système avant l’activation de la passerelle comptable.

Toutefois, la mise en œuvre du pont comptable peut se heurter à certains obstacles :

• Pour une intégration du logiciel métier au logiciel comptable, il est nécessaire que le premier dispose d’une porte d’intégration dans le second.
• L’existence de plusieurs systèmes comptables au sein d’une même entreprise.
• Les réticences au changement. Certains opérateurs se verront « dépossédés » de leurs tâches quotidiennes. Il appartient au management de l’entreprise d’expliquer les avantages de la passerelle. Il est aussi possible de prévoir des formations pour aider les agents concernés à monter en compétences et assurer des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Dès lors, certaines précautions doivent être prises pour la mise en œuvre d’un système intégré :

• S’assurer de la compatibilité des logiciels de gestion avec le logiciel comptable. Le fournisseur du logiciel de gestion doit être en mesure de valider ce point. Par exemple, le logiciel Deltic est compatible avec les applications comptables les plus utilisées.
• Effectuer le changement de manière progressive. Il est prudent de traiter les premiers flux par lots nécessitant une approbation de l’utilisateur. Une fois le processus maîtrisé, vous pourrez passer à l’importation automatisée.
• Rationaliser le nombre de comptes en distinguant les informations relevant de la comptabilité de celles, plus détaillées, du logiciel de gestion.

La mise en place d’une passerelle comptable peut être réalisée sans bouleverser l’architecture informatique d’une entreprise. Cela rend le changement plus aisé tout en apportant des bénéfices immédiats comme la rapidité, la fiabilité et la qualité comptable.