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Comment fonctionne la passerelle comptable Deltic ?

30 mai 2023 | Comptabilité / Gestion

Par Arnaud Delastre
Associé et chef de projets clients
Visuel passerelle comptable Deltic

Oui, aujourd’hui on va encore parler de la dématérialisation des factures 🙂 mais cette fois-ci, poussons le sujet un peu plus loin…

Dématérialiser c’est bien, et c’est d’ailleurs une nécessité à l’approche de la réforme sur la facturation électronique obligatoire ! 🎓

Et si je vous disais qu’on peut aussi aller jusqu’à automatiser la saisie de vos factures en comptabilité grâce à une passerelle entre Deltic et votre logiciel comptable…? Optimisant ainsi la digitalisation des comptables !
Qu’il s’agisse de vos factures fournisseurs, vos notes de frais ou vos factures clients, on peut (grandement) vous simplifier la vie !

Ok, ne laissons pas durer le suspense plus longtemps…⌛
Aujourd’hui on se concentre sur vos factures fournisseurs, je vous explique tout ! ⬇️

Qu’est-ce que la passerelle comptable Deltic ?

Pour faire simple, la passerelle comptable by Deltic, c’est la possibilité d’importer en masse toutes vos factures déposées sur Deltic vers votre logiciel de comptabilité.

Tentant, non ? 😉

Pour aller plus loin, je vous explique comment ça fonctionne (vous allez voir, c’est simple comme bonjour!) :

Première étape, vous déposez vos factures fournisseurs dans la solution Deltic.
Pour ce faire, trois options :

✉️ s’il s’agit d’une facture papier, vous la numérisez puis la déposez.

📧 s’il s’agit d’un format PDF reçu par mail, vous transférez simplement votre facture vers Deltic.

💻 s’il s’agit d’une facture à récupérer sur l’espace client de votre fournisseur, Deltic s’y connecte et se charge de la récupérer pour vous 😉

Deuxième étape, Deltic analyse vos factures et pré-renseigne certaines informations utiles à leur classement. C’est ce qu’on appelle l’indexation.
Au bout de quelques mois, l’outil est capable de reconnaître tout seul un certain nombre de données, telles que :

✅ le nom du fournisseur en question

✅ les montants HT / TVA / TTC de la facture

✅ la date du document

✅ la référence interne

Pas mal, hein ?!

Ensuite, vous vérifiez et complétez les infos de classement de vos documents.
Globalement, puisque l’outil aura repéré les infos de base, il ne vous restera qu’à renseigner les infos purement comptables : le compte comptable, l’imputation sur le montant TVA, l’imputation sur les comptes de charge ou encore l’éventuelle ventilation analytique.

Dernière étape et pas des moindres, la génération automatique des écritures comptables  ! 💡

À votre demande, Deltic va générer un fichier d’écritures que vous pourrez importer dans votre logiciel de compta pour vous éviter d’avoir à les re-saisir. 🤩
Les factures concernées seront indiquées comme exportées dans Deltic, et ne seront donc plus proposées à l’export par la suite.

Alors, c’est fou non ?
Et bien figurez-vous que ce n’est pas tout !
On peut même aller un peu plus loin…

En cas de besoin, Deltic peut aussi gérer des cas un peu plus complexes comme par exemple :

➡️les ventilations analytiques en % plutôt qu’en montant

➡️ les écritures intracommunautaires

➡️ la génération de numéro de pièce en fonction de la date du document

➡️ la gestion de date comptable différente de la date du document etc.

Cette génération d’écritures comptables peut également s’accompagner d’une gestion de bons à payer ou d’une fonction de mise à jour des paiements  des factures si nécessaire.

Alors, plutôt pratique, qu’en pensez-vous ? 😉

Concrètement, quels sont les avantages pour l’utilisateur ?

Si vous êtes arrivés jusqu’ici, c’est que ce sujet attise votre curiosité… 👀
Alors faisons simple, voici tous les avantages que vous pouvez tirer d’une passerelle comptable entre Deltic et votre logiciel de comptabilité :

🔎 classement & recherche ultra simplifiés

❌ abolition de l’effort de double saisie (alleluia!)

⚠️ diminution du risque d’erreur

🧾 comptabilité tenue à jour

💥 productivité décuplée

💟 BONUS : une charge mentale bien allégée !

Nous l’avons déjà évoqué, la dématérialisation des factures vous permet d’accélérer vos processus de traitement et d’en finir avec les tâches redondantes et chronophages.
La mise en place de notre passerelle vous permet d’aller encore plus loin en simplifiant leur saisie comptable et en vous assurant une automatisation des processus comptables de bout en bout.
Vous pouvez enfin vous recentrer sur votre cœur de métier et n’intervenir que sur de la vérification !

Cochez-vous toutes les cases pour mettre en place la passerelle Deltic ?

Evidemment, se pose la question de la compatibilité : votre logiciel est-il “connectable” avec Deltic ?
Le pré-requis fondamental pour pouvoir mettre en place cette passerelle est que votre logiciel comptable soit en mesure d’importer un fichier de données.

Aujourd’hui, la passerelle comptable by Deltic c’est plus d’une centaine de solutions de comptabilité avec lesquelles la liaison a déjà été effectuée.
Il y a donc de grandes chances que la vôtre en fasse partie 😉
Je peux déjà vous citer les outils les plus connus: SAGE, EBP, CEGID, DIVALTO, CHARLEMAGNE, ORACLE, CIEL, QUADRATUS et j’en passe !

Pour savoir si votre logiciel comptable est compatible, c’est par ici ! ⬇️

Contactez-nous

Qu’en est-il de vos factures clients et notes de frais ?

Globalement, qu’il s’agisse de vos notes de frais, de vos factures fournisseurs ou bien clients, le fonctionnement de la passerelle reste le même. Ce sont seulement vos comptes comptables qui vont changer.
De la même manière que pour une facture fournisseur, Deltic sera en mesure de pré-indexer une grande partie des informations présentes sur la facture ou la note de frais.
Une fois toutes les données renseignées, Delitc va générer un fichier d’écritures pour l’exporter dans votre logiciel comptable au format adapté.
💡 Petit plus pour les notes de frais, vous avez la possibilité avec le module de “page de synthèse” de regrouper tous les justificatifs par salarié et par période avant la génération des écritures comptables.

Une fois encore, l’objectif est de vous alléger dans la gestion de vos documents : suppression de la double-saisie, automatisation du classement, accélération du traitement de vos justificatifs… vous êtes forcément gagnant ! 👍

On le sait bien, les services comptables sont confrontés à la contrainte du temps : respecter des délais et échéances parfois courts, tenir la comptabilité à jour pour appréhender en temps réel la situation de la société…
Autant de sources de stress qui peuvent être allégées grâce à la passerelle Deltic !

Allier votre logiciel de dématérialisation avec votre logiciel comptable pour automatiser au maximum vos processus, c’est avant tout récupérer ce que vous avez de plus précieux… votre TEMPS !⌛

Alors, prêt à avoir du temps à perdre ? 😉

 

 

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    Arnaud Delastre
    Par Arnaud DelastreAssocié et chef de projets clients

    Associé et chef de projets clients depuis plusieurs années au sein de Deltic, j’accompagne les clients dans leur projet de dématérialisation. De la configuration, à la personnalisation, à l’installation de votre outil GED, au suivi et à l'évolution de votre projet, nous mettons un point d'honneur à vous satisfaire et vous faire vivre la meilleure expérience client. Les logiciels de dématérialisation et de GED n'ont plus aucun secret pour moi.

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