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Pourquoi connecter son logiciel de dématérialisation avec son ERP ?

31 mars 2023 | Dématérialisation / GED

Par Arnaud Delastre
Associé et chef de projets clients
erp logiciel dématérialisation

Que ce soit pour les factures ou les bulletins de paie, la dématérialisation de documents est devenu un enjeu majeur pour les entreprises. Soucieuses de leur efficacité opérationnelle, réduction des coûts et optimisation de la productivité, beaucoup d’entreprises ont déjà opté pour l’installation d’un ERP.

Si vous êtes déjà équipé d’un ERP : félicitations, vous avez fait vos premiers pas dans le monde 3.0 ! Mais si on vous disait qu’on pouvait faire encore mieux ? Comment ? En connectant votre logiciel de gestion ERP à un outil de dématérialisation ! 🤩

La connexion entre ces deux outils va permettre l’automatisation de vos processus clients et fournisseurs, la gestion des flux de données, la réduction des risques d’erreurs…

On vous explique en quelques lignes le champ des possibilités grâce à cette connexion entre votre ERP et outil de dématérialisation et les nombreux avantages que vous pourrez en tirer ! Encore réticents ? À la fin de cet article, nous vous montrerons ce que nous avons pu rendre possible chez l’un de nos clients équipé d’un ERP.

Que peut faire un ERP connecté à un outil de dématérialisation ?

Aujourd’hui, il est plus que nécessaire pour toute entreprise de piloter efficacement ses processus commerciaux, financiers et opérationnels. Pour relever ce challenge, beaucoup de structures se sont équipées d’ERP pour gérer plus efficacement leurs processus. Mais un logiciel ERP peut être encore enrichi grâce à un outil de dématérialisation qui s’y connectera ! 🚀

Voir aussi : Logiciel comptable adapté à la GED

Ainsi, les entreprises bénéficient de plusieurs fonctionnalités avancées pour optimiser davantage leurs processus.

🔁 Le traitement automatisé des factures

L’une des principales fonctionnalités offertes par un outil de dématérialisation est la numérisation et l’automatisation du traitement des factures. En connectant l’ERP à l’outil de dématérialisation des factures, ces dernières peuvent être directement importées dans le système de gestion, évitant ainsi les erreurs de saisie manuelle et réduisant le temps de traitement.

💻 La gestion électronique de vos documents

Grâce à un outil de dématérialisation, les documents sont numérisés et stockés sous format électronique, évitant ainsi les coûts liés à l’impression et au stockage de documents papiers. De plus, les documents sous format électronique circulent 2 fois plus vite au sein des services et différents valideurs !

📦 L’intégration des processus de commande

Les processus de commande peuvent être simplifiés en connectant l’ERP à l’outil de dématérialisation. Les commandes peuvent être passées en ligne et directement intégrées dans l’ERP, permettant ainsi une réduction du temps de traitement et des erreurs de saisie.

📩 Le suivi des envois

Un logiciel de démat’ peut également être utilisé pour suivre les envois de produits. Les informations relatives aux expéditions peuvent être saisies dans l’ERP et directement intégrées dans l’outil de dématérialisation.

💾 L’archivage électronique

En connectant l’ERP à un outil de dématérialisation, les entreprises peuvent stocker électroniquement leurs archives. Cela permet de réduire les coûts de stockage, de faciliter la recherche et de maintenir l’intégrité des documents.

Quels sont les bénéfices que l’on peut tirer d’un ERP connecté à un outil de dématérialisation ?

La connexion d’un logiciel ERP à un outil de dématérialisation peut apporter de nombreux bénéfices à votre entreprise, notamment :

✅ L’automatisation de vos processus

La dématérialisation permet de convertir les documents physiques en formats numériques, ce qui facilite l’automatisation des processus. La connexion de l’ERP à un logiciel de dématérialisation permet de simplifier la gestion des documents et de réduire le temps nécessaire à la saisie manuelle des données. Elle peut par ailleurs vous aider dans la dématérialisation des processus comptables.

💰 La baisse de vos coûts et l’optimisation de votre temps

La dématérialisation permet de réduire le temps nécessaire à la gestion des documents et de limiter les coûts liés à leur stockage et leur archivage. En connectant l’ERP à un logiciel de dématérialisation, les processus sont automatisés et la gestion des documents est simplifiée, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les coûts.

🔎 Une meilleure traçabilité de vos documents

La dématérialisation permet de conserver une trace des différentes opérations effectuées sur les documents électroniques. La connexion de l’ERP à un logiciel de dématérialisation permet de suivre l’ensemble des étapes de traitement, de gestion des documents et de disposer d’un historique précis.

⚖️ Une mise en conformité anticipée

La dématérialisation est une pratique de plus en plus encouragée par les législations en vigueur dans de nombreux pays. La connexion de l’ERP à un logiciel de dématérialisation permet de respecter les normes et réglementations en matière de gestion des documents électroniques. D’ailleurs, dès 2024, la réception puis l’émission progressive de vos factures sous format électronique vont devenir obligatoires.

Concrètement, ça donne quoi un ERP connecté à un logiciel de démat’ ?

Si vous êtes arrivés jusqu’ici, c’est que soit le sujet a piqué votre curiosité et que vous voulez en voir toujours plus, ou bien que vous êtes directement venu en bas de l’article pour passer aux choses sérieuses ! 😜

Ici, pas de blabla, mais un extrait d’un webinaire, animé par Alexandre, qui vous présente le traitement d’une facture fournisseur, grâce à son ERP, connecté à un outil de dématérialisation.

Les problématiques décelées chez notre client étaient les suivantes :

  • Perte de temps et d’espace : toutes les factures étaient imprimées ou récupérées manuellement sur les espaces des différents fournisseurs. De plus, les volumes de factures devenaient trop conséquents pour être stockés.
  • Saisie fastidieuse : chaque document devait être saisi dans l’ERP ou logiciel comptable, une tâche longue, qui laisse la possibilité aux erreurs de saisie.
  • Retard de paiement : le temps que les documents circulent entre les différents valideurs, les dates de paiement étaient souvent dépassées.
  • Manque de sécurité : archivage des documents papier peu sécurisé, et non protégé en cas de sinistre. La perte de document était courante et la recherche de document devenait complexe.

Pour répondre à ces différentes problématiques, nous avons installé une solution de signature électronique, en y ajoutant également une connexion à leur logiciel ERP déjà installé pour leur gestion. 🚀

Démonstration d’un ERP connecté à un logiciel de dématérialisation

En conclusion, la dématérialisation est devenue un enjeu majeur pour les entreprises souhaitant optimiser leur productivité tout en réduisant les coûts.

La connexion d’un ERP à un outil de dématérialisation offre de nombreuses fonctionnalités pour automatiser les processus de gestion des documents. Les entreprises peuvent ainsi bénéficier de l’automatisation du traitement des factures, la validation des documents, le suivi des envois et l’archivage électronique.

Votre notre article sur la digitalisation des comptables.

Comme vous avez pu le constater, les avantages d’un ERP connecté sont nombreux, tels que la saisie automatisée, la réduction des coûts, l’optimisation du temps et une meilleure traçabilité des documents. En connectant leur ERP à un outil de dématérialisation, les entreprises peuvent ainsi améliorer significativement leur efficacité opérationnelle tout en se préparant à une mise en conformité anticipée avec les réglementations en vigueur.

Si vous souhaitez visionner notre webinaire consacré à ce sujet, c’est par ici ⬅️

Et si vous souhaitez en savoir plus sur notre solution, vous pouvez nous contacter directement 🙂 ⬇️

 

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    Arnaud Delastre
    Par Arnaud DelastreAssocié et chef de projets clients

    Associé et chef de projets clients depuis plusieurs années au sein de Deltic, j’accompagne les clients dans leur projet de dématérialisation. De la configuration, à la personnalisation, à l’installation de votre outil GED, au suivi et à l'évolution de votre projet, nous mettons un point d'honneur à vous satisfaire et vous faire vivre la meilleure expérience client. Les logiciels de dématérialisation et de GED n'ont plus aucun secret pour moi.

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