Quels sont les enjeux de la GED pour une entreprise ?

La gestion électronique des documents (GED) est devenue un outil essentiel pour toutes les entreprises qui souhaitent optimiser leur gestion documentaire. Elle dispose de fonctionnalités qui permettent de dématérialiser, organiser et stocker tous les documents d’une organisation. Elle répond donc à divers objectifs des entités qui cherchent à améliorer leur productivité et leur agilité. Toutefois, pour réussir ce type de projet, il convient de bien connaître les enjeux de la GED en termes organisationnels et fonctionnels, économiques et réglementaires.

Les enjeux de la GED en termes organisationnels et fonctionnels

La GED pour les entreprises : la gestion optimisée des documents

L’objectif de la GED pour les entreprises est d’organiser les documents numériques dans une interface unique. Elle va de pair avec une démarche de dématérialisation des documents. Elle permet en effet :

• l’acquisition des informations issues des documents papier en les numérisant ;
• l’indexation des informations selon les critères choisis par l’entreprise (nature du document, auteur, date, etc.) ;
• le tri et le classement des documents par la GED qui donnent accès aux informations tout en évitant les pertes et en raccourcissant le temps de recherche ;
• l’amélioration de la circulation de l’information entre les services en limitant les échanges d’emails ;
• le raccourcissement et l’accélération de la chaîne de décision grâce au workflow tout en surveillant le délai de validation (dispositif de relance notamment) ;
• la limitation des erreurs.

Une GED efficace permet donc des gains de productivité en supprimant la gestion des documents papier et en facilitant la communication entre les services et entre les collaborateurs.

Tirer pleinement parti d’un logiciel de GED

La GED permet de centraliser les documents dans un endroit unique. Toutefois, pour qu’elle soit pleinement opérationnelle, elle doit s’intégrer dans le système d’information de l’entreprise. Le logiciel de GED doit donc être en mesure de récupérer les documents depuis tous les logiciels métiers (CRM, ERP, SIRH, etc.). Or, toutes les solutions de GED ne permettent pas cette interopérabilité. Sur un plan technique, cette difficulté peut être contournée par l’existence de connecteurs ou d’APIs (interfaces de programmation d’applications).

Par ailleurs, le risque d’une mauvaise appropriation du nouvel outil par les équipes fait partie des inconvénients de la GED. La dématérialisation entraîne un changement en profondeur des processus métiers et nécessite :

• le choix d’une solution de GED ergonomique et intuitive ;
• un service d’assistance de l’éditeur performant ;
• l’élaboration d’un plan de classement qui répond aux besoins métiers ;
• l’association du personnel aux étapes clés du projet ;
• la mise en place d’une conduite du changement efficace (cartographie des flux d’échanges de documents, communication sur les avantages de la GED, organisation de formations, etc.).

Un autre inconvénient est la gestion du stockage des données. L’entreprise doit être en mesure de sauvegarder et de conserver une quantité de plus en plus importante d’informations. Il est donc crucial d’anticiper la capacité des serveurs si le stockage a lieu sur site (solution On-Premise). Ce problème peut toutefois être évité par le choix d’un hébergement sur le Cloud et sur des serveurs sécurisés (solution SaaS).

Les enjeux de la GED sur les plans économiques et réglementaires

Les enjeux économiques

Il existe des logiciels de GED gratuits et à différents prix. Il convient toutefois d’être prudent dans le choix d’une solution. Celle-ci doit convenir aux contraintes organisationnelles, fonctionnelles et réglementaires de l’entreprise. Opter pour le logiciel le moins cher n’est pas forcément la meilleure option.

Par ailleurs, l’acquisition du logiciel n’est pas le seul coût lié à la mise en place de la GED. Il faut prévoir un budget pour l’installation des infrastructures techniques (par exemple les serveurs) et des outils complémentaires à la GED (acquisition des données à partir des documents papier, archivage légal…). De plus, les mesures d’accompagnement des utilisateurs entraînent aussi des dépenses.

Toutefois, la mise en place d’une GED permet en général un ROI positif assez rapidement. En boostant la productivité des salariés, la GED améliore aussi la rentabilité de l’entreprise. De plus, la dématérialisation permet de réaliser des économies sur l’achat de papier et de fournitures, ce qui répond également à certaines préoccupations environnementales.

En outre, la gestion numérique des documents supprime les frais d’envoi et d’affranchissement. Le choix d’une solution SaaS évite aussi des investissements coûteux en termes d’infrastructure et permet un gain de place dans les locaux de l’entreprise.

Les enjeux réglementaires

L’adoption d’une solution de GED permet de respecter certaines contraintes réglementaires à travers ses fonctionnalités. Il s’agit en particulier :

• de garantir l’authenticité des documents grâce à la signature numérique ;
• d’identifier de façon certaine l’auteur de chaque document ;
• d’assurer la traçabilité des documents à chaque étape de leur cycle de vie et d’être en mesure de retrouver leurs différentes versions ;
• de garantir la sécurité des données à travers la définition de droits d’accès ;
• d’assurer le stockage des documents pendant un temps déterminé.

À ce titre, un logiciel de GED présente des avantages pour la mise en conformité de l’entreprise au règlement général sur la protection des données (RGPD). Entreprendre une démarche de certification ISO peut aussi être une bonne option. Ainsi, la norme ISO 27001 fait autorité au niveau international quant à la gestion de la sécurité en matière d’information.

La GED connaît toutefois certaines limites en matière de sécurité :

• Si elle est en mesure de stocker les données pendant une certaine durée, elle n’est pas une solution d’archivage légal. Par exemple, des documents sauvegardés peuvent toujours être modifiés ou supprimés. D’où le recours nécessaire à un système d’archivage électronique (SAE), voire à un coffre-fort numérique pour protéger les documents les plus sensibles.
• La gestion des accès fait l’objet d’un paramétrage. Ceci implique d’identifier les personnes ayant accès à la GED et leur niveau d’accréditation (consultation simple, ajout de commentaires, modifications, suppression, etc.). Il est aussi indispensable de réaliser une revue des habilitations régulière dans le cadre du contrôle interne et de mettre à jour les accès en cas de modification de l’organigramme.

Ainsi, les principaux enjeux de la GED pour une entreprise sont l’optimisation des processus documentaires, des gains de productivité, le coût de la solution et la sécurité des données. Comprendre la GED doit guider les organisations dans le choix d’un logiciel. Il est également nécessaire d’en connaître les limites pour y apporter les solutions adéquates.