Quels sont les inconvénients d’un logiciel de gestion électronique des documents ?

Un logiciel de gestion électronique des documents (GED) est un dispositif qui favorise l’amélioration du processus documentaire des entreprises, des gains de productivité et leurs performances. À ce titre, la GED permet notamment la dématérialisation des documents, l’accès centralisé aux informations et rend plus efficace le traitement des données. Toutefois, la mise en place d’une GED peut également présenter des inconvénients. Ces derniers sont autant de risques dont il faut avoir conscience pour mettre en place des solutions palliatives.

Le choix d’un logiciel de gestion électronique des documents : le risque d’opter pour un logiciel inadapté aux objectifs de l’entreprise

Il existe un grand choix de logiciels de gestion électronique des documents. Pour autant, toutes les solutions ne conviennent pas aux attentes ou aux caractéristiques de votre entreprise. Par exemple, opter pour un logiciel open source présente des avantages, dont la gratuité, mais plusieurs inconvénients sont à considérer avant d’acquérir ce type de logiciels :

• Le support limité. Même s’il existe des communautés d’utilisateurs, la maintenance, le dépannage et la mise à jour du logiciel reposent essentiellement sur les ressources de l’entreprise. Cette dernière doit donc disposer d’un système informatique performant.
• La complexité en termes d’installation et de configuration. Là aussi, il est nécessaire de disposer de ressources en interne.
• Le manque de compatibilité avec les autres applications utilisées dans l’entreprise.

Aussi, pour trouver l’outil GED optimal, il convient de mener une réflexion préalable qui prendra en compte plusieurs éléments :

• La définition des objectifs. Cette première étape permet d’identifier les besoins de l’entreprise. Pour recenser tous les paramètres, il est fortement conseillé d’impliquer l’ensemble des acteurs dans l’élaboration du projet et de désigner un pilote qui supervisera la mise en place de la GED.
• La conduite d’un audit documentaire si le volume de documents est important. Cet audit aura pour objet de cartographier les flux documentaires (le volume, la nature et le format des documents). Il identifiera aussi les habitudes d’utilisation des documents par les collaborateurs.
• La rédaction d’un cahier des charges ged pour formaliser toutes les attentes du projet, notamment les fonctionnalités, le plan de classement, les modalités de recherche, etc.
• Le choix d’un prestataire si l’entreprise ne déploie pas la solution en interne.

Le risque lié au manque de performance des équipements

Les entreprises sont amenées à traiter un volume croissant de données, d’informations et de formats. Pour que la GED fonctionne, il est donc primordial de posséder un matériel performant et un moyen de stockage efficace. Cela garantira les performances du serveur et permettra d’éviter les pannes. L’acquisition et l’entretien de ces outils représentent un coût qu’il convient d’anticiper.

Ce constat vaut en particulier pour les systèmes de GED sur site (On-Premise) qui doivent être à même d’intégrer le logiciel de GED dans son infrastructure. Il est ainsi nécessaire de disposer d’unités de stockages capables d’accueillir un volume de données important.

Dès lors, une GED en mode SaaS (Software as a Service) paraît une bonne option. Cette solution limite les investissements, offre des logiciels évolutifs et un stockage des données pris en charge par l’éditeur. Cela débarrasse l’entreprise de la maintenance informatique et de la gestion des montées de version des logiciels.

Par ailleurs, les performances d’un logiciel de gestion électronique des documents peuvent s’évaluer à travers certains critères :

• La GED est intégrée dans le système d’information de gestion. Elle ne constitue pas simplement une solution de stockage de documents non reliée aux autres solutions de l’entreprise.
• Elle est en mesure d’atteindre automatiquement les documents. Il s’agit par exemple des factures présentes dans les boîtes email et les applications de gestion commerciale.
• La GED doit indexer automatiquement les documents au bon endroit grâce à un paramétrage simple.
• L’outil est un outil collaboratif avec la possibilité pour les groupes projets de créer, modifier, commenter leurs productions de façon fluide. Cette fluidité concerne aussi le circuit de validation et doit être accessible par plusieurs supports (ordinateur, smartphone, tablettes).

Le risque d’une mauvaise appropriation de la GED par les utilisateurs

L’impact de la GED sur les entreprises est en particulier le changement de méthode de travail. Cela nécessite une bonne préparation des équipes. La conduite du changement concerne notamment la formation des collaborateurs, la mise à disposition d’une documentation fiable et actualisée, l’association des équipes en amont du projet. La désignation d’un pilote du déploiement de la GED est aussi indispensable.

Par ailleurs, le fonctionnement optimal de la GED reste dépendant de pratiques telles que le dépôt adéquat des documents et l’ajout des bonnes références. Cela demande des efforts aux équipes et une certaine rigueur dans le suivi. Pour pallier cet inconvénient, certaines entreprises désignent des managers de la documentation chargés de mettre en place la nomenclature, les workflows, les critères de la classification des documents GED. Ces managers doivent également s’assurer du respect des règles par les utilisateurs.

Les risques propres à la sécurité du dispositif

La sécurité des logiciels GED est une autre problématique importante. Le risque touche en particulier les échanges de documents, leur traitement et leur archivage. Ces risques requièrent de porter une attention particulière aux éléments suivants :

• La mise en place de processus d’accès sécurisés aux données.
• La conformité du logiciel aux normes réglementaires comme le RGPD.
• Adapter la politique de sécurité (mises à jour, sauvegardes, surveillance des menaces) aux performances de l’outil. Par exemple, les outils en open source sont en général plus vulnérables aux cyberattaques que les autres.
• Être bien informé de la politique de sécurité de l’hébergeur (protection par le cryptage et des couches de défense). Pour se prémunir de pannes systémiques et s’affranchir de la dépendance à un fournisseur unique, il est possible de sauvegarder son référentiel GED chez un second fournisseur.
• La sécurisation des données grâce à un système d’archivage électronique (SAE) permet de respecter les obligations légales d’archivage. Il garantit aussi la sécurité et l’intégrité des documents. L’archivage doit également donner lieu à la formation du personnel sur la nouvelle organisation de gestion des documents.

Si la GED permet des gains de productivité indéniables, la mise en œuvre d’un logiciel de gestion électronique des documents doit prendre en compte certaines contraintes : le choix de la solution, la performance des équipements, l’appropriation des nouvelles méthodes de travail par le personnel, la sécurité du dispositif.

Nous restons à votre disposition pour répondre à toutes questions et vous accompagner dans votre projet vers la dématérialisation. Notre équipe est là pour vous accompagner face aux différentes problématiques que vous rencontrerez à ce sujet.