Comment la GED classe-t-elle vos documents numériques ?

La gestion électronique des documents (GED) apparaît comme la solution idéale pour améliorer l’efficacité documentaire. Toutefois, le périmètre fonctionnel de l’outil est parfois mal connu, voire confondu avec des solutions voisines. Le classement des documents dans la GED fait partie de ce périmètre. Quels sont les enjeux du classement des documents numériques ? Comment procéder pour le rendre efficace ?

Définition et enjeux du classement dans la gestion électronique des documents

Le classement dans le cycle de vie d’un document numérique

Un processus de GED comprend cinq grandes étapes.

L’acquisition des données

Cette étape consiste notamment à numériser les documents papier, récupérer les pièces jointes de courriels ou les informations intégrées dans ces derniers. Les informations peuvent aussi être localisées sur le cloud ou sur un serveur.

Le classement des documents

Il s’agit en premier lieu de reconnaître la catégorie des documents (bon de commande, bon de livraison, facture fournisseur, etc.). Il est possible à ce stade d’utiliser la RAD (reconnaissance automatique des documents). Cette fonctionnalité permet l’identification de la nature des documents à traiter pour réaliser une extraction automatique. Ceux-ci peuvent être classés dans une arborescence définie pour que les collaborateurs y accèdent rapidement et de façon sécurisée.

La deuxième étape consiste à créer des documents éditables. À ce stade, la GED permet d’indexer vos documents facilement. L’indexation est établie selon des critères qui permettront ensuite de retrouver l’information et de l’intégrer dans un processus métier. Les critères sont par exemple la date de création, l’auteur, la référence, le contenu du texte, etc. La GED utilise à ce niveau l’OCR (Optical Character Recognition) ou la reconnaissance optique des caractères.

Les documents sont ensuite stockés et sauvegardés (sur site ou dans le cloud) pour garantir leur intégrité si un incident survient.

La diffusion

Les documents (ou les dossiers et les sous-dossiers) sont rendus accessibles pour les collaborateurs selon leur niveau et leurs modalités d’accès (lecture, commentaires, modifications…). Celles-ci sont cruciales pour garantir l’utilisation d’un logiciel GED sécurisé.

L’archivage

La GED conserve l’historique des changements et permet de revenir à une version précédente en cas de besoin. Toutefois, la GED n’est pas un logiciel d’archivage électronique (ou SAE) et ne donne pas une valeur probatoire aux documents numérisés. Elle ne conserve que les archives courantes (dossiers actifs) et intermédiaires (documents peu utilisés, mais conservés pour des raisons administratives, juridiques ou économiques). L’archivage définitif, quant à lui, est régi par la réglementation et traité par le seul SAE.

Les risques d’une gestion électronique des documents mal structurée

Cette problématique concerne la solution GED de récupération des documents. À ce titre, il est déconseillé d’adopter un plan de classement unique pour l’entreprise, car les besoins de chaque service ne sont pas identiques. Il est donc nécessaire avant la mise en place d’une GED de procéder à un état des lieux de la gestion documentaire. Cette étape mettra en évidence les usages des différents groupes d’utilisateurs.

À défaut, l’outil risque d’être mal maîtrisé par les services qui ne sauront pas où classer leurs documents générant les difficultés suivantes :

• documents difficiles à retrouver par les utilisateurs ;
• risques de doublons ;
• difficulté à atteindre les documents dans leur dernière version ;
• perte de temps et de productivité ;
• frustration des utilisateurs ;
• risques de non-conformité de l’archivage au regard de la réglementation.

Réaliser un plan de classement efficace dans un contexte de GED

Les différentes options relatives au plan de classement

Une part importante du travail est consacré à rechercher l’information dans un système traditionnel. Pensez au temps gagné et à la réduction des coûts que génère un classement efficace !

Le classement permet d’ordonnancer les documents dans différentes catégories, de façon logique et méthodique avec des règles de nommages. Ces éléments sont décrits dans le plan de classement. La problématique est d’intégrer le classement dans les processus de travail sans qu’il soit perçu comme une tâche fastidieuse. En effet, la GED doit devenir un outil documentaire du quotidien. Il suppose une navigation intuitive et une prise en main aisée accompagnée ou non par un chef de projet GED.

Il est ainsi possible d’opter pour une GED structurée par dossiers et sous-dossiers. Cette méthode consiste à mettre en place une arborescence définie et des sous-dossiers en cascade. Par exemple, pour une entreprise réalisant son activité en France, le dossier « clients » pourra être subdivisé en sous-dossiers « régions », « entreprises/particuliers », « nom des clients ». Ce dernier sous-dossier recueillera les documents propres à ce client (contrats, devis, factures, etc.).

Cette méthode ressemble à l’architecture d’un disque dur et est familière aux utilisateurs. Toutefois, l’enchaînement des niveaux peut aussi leur paraître très lourd avec des risques d’erreurs de classement. De plus, un même fichier peut avoir sa place à différents endroits du plan de classement.

D’où le recours possible à une structure par métadonnées. Dans cette hypothèse, les documents sont situés au même endroit et classés selon certains paramètres préétablis. Dès lors, il est nécessaire de réaliser une fiche d’indexation comportant les champs utiles.

Ce modèle permet d’atteindre rapidement les documents selon le critère sélectionné au moyen d’un moteur de recherche. Il s’agit d’une utilisation intuitive de la GED avec des caractéristiques parlantes pour les collaborateurs. L’inconvénient est néanmoins de perdre la structure générale du plan de classement.

Une solution hybride peut dès lors être utilisée. Cette approche présente les avantages des deux précédentes méthodes : une organisation par dossiers et sous-dossiers simplifiée avec une recherche possible par métadonnées.

Les bonnes pratiques pour maintenir le plan de classement

Un plan de classement efficace répond à certaines règles :

• La facilité du rangement. Elle peut être obtenue par des noms uniques de dossiers et un nombre limité de rubriques dans l’arborescence.
• La facilité à atteindre les dossiers et fichiers grâce à un bon nommage.

La définition d’une méthode de classement doit être anticipée et préparée avant la mise en production de la GED. Certaines bonnes pratiques peuvent être citées :

• Obliger les collaborateurs à passer par une bibliothèque de remise pour classer les documents sur la GED.
• Automatiser le travail de classement grâce à des règles dites de rétention. Avec cette méthode, si le contenu ne correspond pas aux règles prédéfinies ou en cas de doublon, l’administrateur sera informé de la difficulté par courriel. Son rôle sera alors de trouver une solution pour résoudre le problème.

La mise en place d’une structure adaptée permet de garantir le respect du plan de classement de la GED. Les processus de travail étant susceptibles d’évoluer, il est important de tenir constamment à jour ces modalités de classement.