Comment mieux gérer les factures d’une PME

Gérer les factures d’une entreprise PME est devenu crucial aujourd’hui. Les PME sont équipées à 70% de logiciels de facturation afin de traiter en moyenne 67 factures par mois ♻️, ce qui représente un coût important (coût moyen de 14 à 20 euros par facture). Cela peut provoquer du retard sur vos différentes actions à cause d’un long traitement de ces factures.. Mettre en place une bonne gestion de vos factures grâce est nécessaire pour le bon développement de votre activité mais aussi pour renforcer la collaboration avec vos clients/fournisseurs !
Dans cet article, nous allons vous montrer comment mieux gérer vos factures dans une PME.

Alors c’est parti 📖

Rôle crucial de la gestion des factures

Tout d’abord, rappelons ce qu’est une facture. Il s’agit d’un document commercial, comptable et juridique émis par une structure détaillant les biens ou services fournis ainsi que le coût associé. Elle sert de preuve juridique entre les deux parties, doivent être conservées pendant 10 ans et respecter les mentions légales obligatoires.📄

Une gestion efficace des factures est essentielle pour maintenir une santé financière optimale dans la gestion économique de l’entreprise. La complexité du processus, la gestion des délais de paiement et le traitement manuel des factures est un défi majeur pour les dirigeants de PME. Cela peut par exemple être le lancement de son projet de dématérialisation des factures fournisseurs, afin de numériser et automatiser le processus des factures entrantes à l’entreprise. Cette gestion est principalement déléguée au service comptable de l’entreprise, mais demande beaucoup de temps et d’investissement pour traiter cas par cas si aucun logiciel de facturation n’est adapté.

Les PME sont la catégorie d’entreprise ayant le plus de problèmes liés aux retards de paiement.💰

Opter pour une solution digitale

Un logiciel de dématérialisation

La première solution pour les PME serait de s’équiper d’un logiciel de dématérialisation / Gestion électronique de documents.💻
Ce type de logiciel permet de mieux traiter les factures clients, fournisseurs, RH grâce à l’automatisation ! Plus besoin de stocker les factures dans des tonnes de classeurs, de rentrer à la main chaque information de la facture ou de mettre du temps à transmettre la facture par mail.
Grâce à l’automatisation, tout sera numérisé et ainsi vous pourrez retrouver facilement chaque facture en quelques clics. Le logiciel classe vos factures dans des “classeurs” virtuels tels que la date, type de document ou nom du client/fournisseur afin de les rechercher. Ainsi, l’outil vous rend plus efficace sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.📈 Elle agit aussi sur vos relations avec vos clients extérieurs comme réduire les délais de paiements ce qui favorise une meilleure relation client mais aussi avec les fournisseurs.✅

Un logiciel de facturation

D’un autre côté, nous avons les logiciels de facturation qui offrent différentes fonctionnalités pour répondre à vos besoins spécifiques. Gratuit ou payants, ils sont destinés aux PME et permettent d’automatiser les factures. Ils consistent à faciliter la gestion commerciale des ventes. Tout est paramétrable et permet d’être en conformité avec toutes les obligations législatives et réglementaires. Chaque facture est classée et numérotée afin de les retrouver facilement.🔎
De plus, vous pouvez connecter votre logiciel de facturation à un logiciel de dématérialisation ce qui vous facilitera encore plus la gestion des différentes factures. N’oublions par qu’une connexion avec des logiciels de comptabilité est tout à fait possible.

Comment mettre en place une gestion efficace des factures électroniques

L’une des premières étapes pour mettre en place d’une solution de dématérialisation comme le logiciel Deltic serait d’analyser vos besoins spécifiques à votre entreprise. Penchez vous sur vos processus actuels de gestion des factures. Identifiez les points faibles et ce qui peut être amélioré dans l’introduction d’une solution de dématérialisation. Cette évaluation servira de base solide pour déterminer comment Deltic peut être intégrée dans votre entreprise.✅

Ensuite, essayez de déterminer quel budget, quel type de logiciel vous souhaitez prendre pour répondre à vos besoins en mettant en place un cahier des charges par exemple .
Un logiciel de dématérialisation offre une suite complète de fonctionnalités adaptées pour répondre aux besoins des entreprises dans la gestion comptable, facturation ou workflow.📈
Ensuite installez l’outil, formez vos équipes en interne, analysez vos données et faites des feedback.

Petit rappel : à partir de 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA françaises seront concernés par la généralisation de la réforme de la facturation électronique. Les entreprises seront obligées de transmettre les factures au format électronique à l’administration fiscale à partir d’une plateforme dédiée. ✅

L’adoption d’une solution de gestion électronique des documents (GED) comme Deltic, peut être essentielle dans la gestion des flux de facture au sein d’une PME. Elle peut avoir un impact positif comme négatif sur votre trésorerie, la comptabilité et la fiscalité de l’entreprise. Notre solution Deltic va au-delà de l’automatisation des processus, elle va également réduire les erreurs humaines, améliorer l’efficacité et faciliter le suivi des paiements entre les fournisseurs.🚀

Deltic c’est aussi un accompagnement client dans la gestion de vos factures au sein de votre PME.
C’est notre métier d’être votre partenaire idéal dans la mise en place d’une telle solution alors n’attendez pas plus longtemps ! 🤝