Comment réduire le délai de paiement des factures grâce à la dématérialisation ?

La lutte contre les retards de paiement peut être une question de survie pour les entreprises, surtout les PME. Il existe toutefois une réglementation qui concerne les délais de paiement des factures. La loi dite « LME » (loi n° 2008-776 du 4 août 2008 de modernisation de l’économie) prévoit en effet que sans accord entre les parties, le délai de paiement ne doit pas dépasser 30 jours à compter de l’exécution de la prestation ou la date de réception des marchandises. Des accords peuvent néanmoins prévoir un délai maximum de 45 ou de 60 jours à compter de la date d’émission de la facture. Dans ce contexte, la dématérialisation des factures clients est un réel atout pour les entreprises en accélérant et en fluidifiant les échanges relatifs aux factures. Elle peut vraiment réduire le délai de paiement des factures.

Un processus accéléré via la facture électronique

Quels sont les types de factures électroniques ?

Une facture électronique fait l’objet d’un traitement automatisé du début à la fin du processus de facturation, c’est-à-dire son archivage (une facture scannée est dématérialisée, mais n’est pas une facture électronique). Il existe aujourd’hui trois formats de factures électroniques :

• Le format « non structuré » comme le PDF. Ce format est actuellement accepté par la plateforme Chorus Pro qui recueille les factures à destination des entités publiques ;
• Le format « structuré » qui permet le dialogue automatisé entre ordinateurs sans intervention humaine (il s’agit en particulier de l’échange de données informatisées ou EDI) ;
• Le format mixte qui combine les deux autres formats à l’image du format factur-X.

Les avantages de la facturation électronique par rapport au mode papier

La facturation papier est la première cause des retards de paiement : double saisie à l’origine d’erreurs, perte de documents, délais de distribution du courrier, défaut de fluidité dans la circulation des données, etc.

Au contraire, la facture électronique favorise sa réception par le bon interlocuteur, assure la traçabilité des échanges et le pilotage de leur traitement, facilite le travail des services en charge de la comptabilité. Il s’ensuit des délais de paiement plus courts et une meilleure maîtrise de la trésorerie.

À cet égard, avec la facturation papier, la réception tardive des factures est souvent la cause des retards de paiement. Avec la facturation électronique, l’envoi est réalisé en temps réel et peut notamment comporter une option de paiement intégrée, ce qui permet au client de s’acquitter de la facture en quelques clics. Autrement dit, les échanges sont fluidifiés et la validation des factures plus rapide.

Le contrôle dès l’origine de la conformité des factures à la réglementation

La réglementation est stricte concernant la facturation et peut être à l’origine de sanctions financières des entreprises. Une facture qui ne comporte pas certaines informations obligatoires augmente de facto le délai de paiement.

Avec l’automatisation, la facture fait l’objet de contrôles de conformité. Le contrôle instantané engendre par conséquent une réduction des délais de paiement.

Des circuits de décision et de traitements fluidifiés

Dans certaines grandes entreprises, le processus de validation des factures peut être complexe et constitue une des causes majeures des retards de paiement.

Avec la facture électronique, le processus de facturation est fluidifié pour plusieurs raisons :

• Suppression de certaines étapes du traitement (tri du courrier, contrôle, saisie…) ;
• Accélération de la circulation interservices ;
• Rapprochement de la facturation des données de commande et de réception, ce qui permet d’accélérer l’émission des factures ;
• Réduction du nombre de signataires ;
• Intégration de la validation automatique de certaines données ;
• Suppression de tâches fastidieuses à faible valeur ajoutée ;
• Accès facilité aux données pour le service comptable du client, y compris en télétravail ;
• Existence d’une fonction « suivi d’utilisation » qui permet au fournisseur de s’assurer de la consultation des factures par le client.

La dématérialisation permet donc des gains de temps par des prises de décision accélérées en ne faisant intervenir que les acteurs pertinents tout en leur donnant accès aux éléments utiles à la prise de décision.

Il s’ensuit de réels gains de productivité tant chez le fournisseur que chez le client en allégeant la charge administrative et en réduisant les coûts de traitement.

De plus, lorsque les données sont intégrées au logiciel comptable (ERP) ou à l’application de gestion de la relation client (CRM), la facture électronique garantit un meilleur suivi des échéances. Grâce à la digitalisation, il est possible de mettre en place des indicateurs de suivi de la performance. Il peut s’agir d’indicateurs permettant de gagner en efficacité (encours de factures, factures en attente de réception, retards de paiement, etc.) ou de mesurer de façon globale l’activité. À titre d’exemple, le système peut donner le nombre de factures traitées par comptable, le coût de traitement d’une facture, les litiges en cours, etc. Depuis un outil CRM, il est notamment possible d’envoyer des relances automatiques, individuelles ou en masse grâce à des listes sélectives.

Concrètement, nous ne voyons dans la dématérialisation de facture que très peu d’inconvénients : mise en place d’un logiciel, formation du personnel…

La réduction des litiges liés à la facturation

De nombreux retards de paiement trouvent leur origine dans des litiges comme la perte de documents, le défaut de pièces justificatives, la qualité des factures, la non-conformité des marchandises, etc.

L’automatisation de la facturation permet à l’émetteur d’être informé plus rapidement des anomalies et assure la traçabilité des traitements. Il est également possible d’améliorer le contact avec les fournisseurs grâce au suivi instantané de la réception et du traitement des factures. À titre d’exemple, une notification peut être adressée au prestataire afin d’obtenir le plus rapidement possible les documents complémentaires nécessaires au traitement de la facture fournisseur. La mention des coordonnées d’un interlocuteur en cas de difficultés peut également être prévue dans le dispositif.

Ces éléments sont de nature à préserver la relation client-fournisseur. La sécurisation des données réduit donc le risque de litige et le temps consacré à les résoudre sans oublier le risque de pénalités de retard prévues par la réglementation.

Dès lors, le fournisseur donnera une bonne image au client en montrant qu’il a un parfait contrôle sur sa comptabilité grâce à une facturation rapide et fiable. Pour le client, la réception des factures électroniques offre également des avantages certains : une consultation facilitée, un paiement en ligne sécurisé, un archivage électronique, un meilleur prévisionnel de trésorerie.

Ainsi, la réduction du délai de paiement par la facturation électronique est une évolution gagnant-gagnant qui profite autant au fournisseur qu’au client. À ce titre, ce dernier peut s’appuyer sur les avantages de la dématérialisation pour convaincre ses fournisseurs de l’adopter avant les échéances obligatoires de 2026 à 2027.