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Quels sont les avantages d’un ERP ?

01 août 2022 | Comptabilité / Gestion

Par Arnaud Delastre
Associé et chef de projets clients
ERP avantages

L’ERP, acronyme anglais de « planification des ressources de l’entreprise », est un progiciel de gestion intégré (PGI) ou logiciel de gestion des processus d’entreprise. Un système ERP est constitué de composants logiciels (les « modules ») qui s’organisent autour de certains domaines essentiels comme les finances et la comptabilité, la gestion des ressources humaines, la gestion de la relation client, la chaîne logistique, etc. Cela permet à l’entreprise de combiner l’ensemble de ces ressources sur un seul logiciel de gestion. Les entreprises optent pour les modules les plus en lien avec leur activité. Autrement dit, les logiciels ERP permettent de centraliser et d’homogénéiser l’ensemble du système d’information d’une entité. Pourquoi mettre en place un ERP ? Quels avantages votre entreprise peut-elle en tirer ?

À l’ère de la facture dématérialisée obligatoire, l’ERP séduit de plus en plus d’entreprises désireuses de simplifier et sécuriser leurs processus. La nécessité de sa mise en place est d’ailleurs un élément qui ressort souvent quand une entreprise fait faire un audit organisationnel.

Pourquoi mettre en place un ERP ?

Mettre en place un ERP, peut apporter plusieurs avantages :

  • Cohérence et homogénéité de toutes les informations
  • Gestion de toute l’activité
  • Maîtriser ses coûts et ROI impactant
  • Évolue avec les besoins de l’entreprise
  • Favorise la communication et la coordination entre les différents services
  • Améliore la gestion de la relation client
  • Productivité accrue
  • La gestion des stocks
  • Sécurisation des donnés

Et pleins d’autres 🚀

L’ERP, un retour sur investissement (ROI) à apprécier dans la durée

L’offre d’ERP s’est développée ces dernières années entraînant une tendance à la baisse des prix. Génial non ? Oui, mais… le ROI doit toutefois s’apprécier sur la durée et nécessite une cohérence entre l’outil, la transformation digitale et les objectifs stratégiques de l’entreprise. Il vous faudra donc bien choisir votre ERP.▶️

La durée d’utilisation d’un ERP est de 8-10 ans en moyenne. Le ROI est favorisé par plusieurs éléments :

  • Une unification du système d’information (SI) au lieu de plusieurs applications ayant chacune ses règles de fonctionnement. Cela permet de réduire les coûts de gestion, d’exploitation mais aussi d’entretiens des SI.
  • L’ERP a vocation à unifier de nombreux systèmes qui fragmentent aujourd’hui l’information au sein de l’entreprise. Avec un ERP, un système centralisé permet au personnel d’accéder aux outils et informations dont ils ont besoin dans leur travail.
  • L’unification des systèmes est un facteur d’efficacité et de productivité, les utilisateurs n’ayant plus à saisir ou à chercher une information dans plusieurs applications différentes. Cela évite en particulier aux salariés d’utiliser des outils chronophages et peu sécurisés comme des fichiers Excel. Les coûts de gestion s’en trouvent réduits.
  • Les membres du personnel, autrefois affectés à certaines tâches de saisie et de contrôles dans différents applicatifs, peuvent désormais se consacrer à des travaux à plus forte valeur ajoutée.
  • Le besoin en formation est limité à un seul système. D’un point de vue logistique, l’organisation des sessions est aussi plus pratique dans la mesure où l’entreprise n’a plus qu’un seul interlocuteur.

Gestion des données de l’entreprise

Centralisation des données de votre entreprise

L’avantage principal d’utiliser un ERP est la gestion globale de votre entreprise au moyen d’un seul logiciel. Cela va améliorer la cohérence, la visibilité et la maîtrise des informations au sein de votre entreprise.🫡
La gestion de plusieurs outils peut s’avérer coûteux et fastidieux, constituant un obstacle majeur pour vous, engendrant des difficultés à obtenir des données synchronisées, actualisées et exemptes d’erreurs. En connectant tous vos modules (finance, logistique, production, relation client…), tout sera accessible sur un seul outil.

L’ERP favorise la communication au sein des services

L’ERP est utilisé par les entreprises qui cherchent à maîtriser la traçabilité des opérations de leurs principaux processus. La base de données centralisée est une source unique d’informations. Elle favorise une communication et une coordination optimale des services en supprimant notamment la frontière entre le back office et le front office.

En outre, cela réduit considérablement les risques d’erreurs et donc les coûts. (Quand on vous disait que c’était un bon investissement !).💰

L’ERP évolue avec les besoins de l’entreprise

Par ailleurs, l’ERP est un outil modulaire.✅ Alors pas de panique, vous n’aurez pas besoin d’un plan pour le monter, mais simplement d’une formation pour l’utiliser. En fait, c’est un outil évolutif qui s’adapte dans la durée aux besoins de l’entreprise et à sa croissance.

Il offre également une meilleure réactivité face à l’évolution du marché ou à des difficultés opérationnelles. Il s’agit d’une architecture souple fondée sur l’intégration progressive d’applications au dispositif. Cela favorise l’appropriation progressive du nouveau PGI (progiciel de gestion intégré) par les équipes opérationnelles.

Donc, vous pouvez commencer votre transformation digitale avec deux ou trois modules et développer votre ERP au fur et à mesure des besoins.

Il est également possible de mettre en place des modules ERP dédiés. C’est le cas de certaines activités industrielles (chimie, pharmaceutique…) et des activités de distribution et de négoce par exemple.

Facilite l’accès aux informations

Une base de données centralisée est aussi un facteur d’efficacité dans la mesure où l’ensemble des membres d’une équipe projet peuvent avoir accès aux informations au niveau de l’entreprise. Autre avantage par rapport à un système d’information traditionnel : il n’est plus nécessaire de compiler des informations issues d’applications différentes. Cela garantit l’intégrité et l’exactitude des informations, optimisant ainsi l’ensemble de vos processus en favorisant une meilleure communication entre les différents services.🔎

Des information de meilleure qualité

Grâce à l’enregistrement et au stockage de toutes les informations entrées par les utilisateurs, l’ERP est un très bon outil de Business Intelligence ou d’intelligence artificielle (IA).👩‍💻

L’accès immédiat à l’information facilite grandement la production des données et des rapports. L’ERP permet de relier l’ensemble de ces données qui peuvent vous aider dans l’optimisation de vos processus. Ainsi, la plus grande partie des systèmes ERP met à disposition un tableau de bord personnalisable. Ce dernier permet donc à l’équipe dirigeante de l’entreprise de mieux piloter son activité et de mieux préparer la prise de décision.
La sécurité de l’information est généralement garantie par l’existence de niveaux d’accès à ces rapports stratégiques.

Des données sécurisés

La sécurisation des données est un élément important à ne pas négliger pour toutes les entreprises. Le logiciel repose un système qui centralise toutes vos données, les sauvegardes sensibles de l’entreprise. La fusion des données provenant de différentes sources peut entraîner  des erreurs. Avec un ERP, toutes les données sont sécurisées et accessibles à l’aide d’un paramètre configurable.
Une gestion sécurisée des données contribue à renforcer la confiance des utilisateurs et à prévenir d’éventuels risques liés à la confidentialité.💻

Optimisation de la gestion des relations clients et des stocks

Une gestion des relations clients optimisée

Il est devenu crucial de répondre le mieux possible aux attentes des clients. Votre système d’information doit s’adapter à la mobilité de votre personnel et de vos clients aux risques de perdre des marchés comme pour le cas des chantiers.

La gestion de la relation client (CRM) fait partie des domaines d’activité essentiels d’un système ERP. Le CRM vous fournit tous les détails des commandes passées. Cela vous permet de mieux appréhender les besoins des clients.🤝
Dans la fonction commerce par exemple, les clients pourront bénéficier de recommandations personnalisées grâce à l’IA. Cette visibilité accrue est d’une aide précieuse pour définir votre stratégie commerciale.

L’ERP : un suivi des stocks amélioré

Le suivi des stocks revêt un enjeu crucial pour les entreprises. Grâce à un dispositif utilisant par exemple des codes-barres, des numéros de série et des étiquettes RFID, il est possible de contrôler les stocks.📈

Ce suivi est efficace tout au long de la chaîne logistique. Le dispositif offre une très bonne visibilité de l’entrepôt tout en optimisant les étapes de la préparation des commandes, de l’emballage et de l’expédition. Grâce à une meilleure coordination des services, les factures et les commandes ne souffrent pas de retards de paiement ou de livraison.

L’ERP assure également la réalisation de rapports qui permettent de suivre des indicateurs personnalisés. Une gestion optimale des stocks permet d’éviter la rupture sur certaines marchandises ou un excédent sur d’autres. Les ERP s’adaptent aussi à votre méthode de gestion des stocks : méthode ABC ou PEPS.
Grâce à cette fonctionnalité, les directeurs d’entrepôt ont une vision en temps réel sur les stocks et leur permettent de prendre des décisions en meilleure connaissance de cause. Ces informations peuvent en outre contribuer à lutter contre la fraude au sein de l’entreprise.

Conseils pour réussir votre projet d’intégration d’un ERP en entreprise

Outre ses nombreux avantages que contient un ERP, il convient néanmoins de préciser que l’ERP est un projet à part entière qui sollicite de nombreux intervenants en interne et en externe (intégrateurs, conseils…). Il est indispensable que l’architecture informatique choisie soit définie selon les besoins réels de l’entreprise.🔥

La mise en place de l’ERP doit regrouper au sein d’une équipe projet les compétences techniques et métiers. Il est essentiel que tous les services concernés se sentent impliqués par la mise en place d’un ERP. Cette implication pourra par exemple être favorisée par des démonstrations.

Ainsi, le ROI relatif à un ERP s’inscrit dans la durée, il permet une collaboration améliorée au sein de l’entreprise, une information de meilleure qualité notamment grâce au logiciel EDI intégré à l’ERP, un suivi des stocks amélioré, et une gestion des relations clients optimisés.

 

Arnaud Delastre
Par Arnaud DelastreAssocié et chef de projets clients

Associé et chef de projets clients depuis plusieurs années au sein de Deltic, j’accompagne les clients dans leur projet de dématérialisation. De la configuration, à la personnalisation, à l’installation de votre outil GED, au suivi et à l'évolution de votre projet, nous mettons un point d'honneur à vous satisfaire et vous faire vivre la meilleure expérience client. Les logiciels de dématérialisation et de GED n'ont plus aucun secret pour moi.

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