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Comment faire un audit organisationnel ?

Un DAF qui réalise un audit organisationnel

L’audit organisationnel est une analyse de l’organisation interne de l’entreprise. Son objectif est de mettre en exergue les points forts et les points faibles de cette dernière dans l’ensemble de ses dimensions. Il porte notamment sur la répartition du travail entre les salariés, la circulation de l’information, le rôle de la hiérarchie, le respect des procédures et de la réglementation, etc.

L’auditeur formule des préconisations que l’entreprise est libre ou pas de mettre en œuvre. Pourquoi devriez-vous réaliser un audit organisationnel dans le cadre de la dématérialisation des factures et documents ? Parce que cette nouvelle procédure a un impact organisationnel comportant des risques dont il convient de vous prémunir. Mais aussi parce qu’elle permet d’offrir une expérience client automatisée satisfaisante. Et que ne seriez-vous pas prêt à faire pour satisfaire vos clients ! Pour réaliser votre audit documentaire, c’est par ici ⬇️

Réaliser un audit documentaire

Les paramètres d’un audit organisationnel dans le contexte de la dématérialisation des factures

Rappelons-le, l’obligation de dématérialiser vos factures est imminente. Que cela vous enchante ou non, il va y avoir du changement dans votre service achat. Ô joie, Ô désespoir (biffer la mention inutile), c’est peut-être le moment propice à la mise en place d’un audit organisationnel au sein de votre société.

La survenance de nouveaux risques et leur appréhension par l’entreprise

La dématérialisation des factures entraîne une révision des processus dans bon nombre de domaines : fournisseurs, clients, achats etc . Ces domaines étant à fort impact sur les finances de l’entreprise, mieux vaut éviter les erreurs, surtout celles qui pourraient vous faire perdre de l’argent.

Là où les supports papier étaient à la base du travail, il convient d’adapter le processus à la nouvelle configuration digitale. Selon l’organisation et la taille de la structure, plusieurs situations sont possibles :

L’audit en amont de l’action : certaines entreprises peuvent demander un audit en avance de phase, avant la mise en œuvre du projet, pour repérer les points d’organisation à revoir. Ce constat peut ainsi préparer la conduite du changement dans les services impactés par la réforme. Dans le domaine de la gestion électronique et de la dématérialisation, l’audit documentaire est un outil très pertinent qui vous permet de structurer et prendre des décisions sur votre projet. L’audit peut être réalisé en interne par l’entreprise ou par une société externe. L’important est que l’équipe d’audit bénéficie d’une indépendance vis-à-vis du management de l’entreprise.
L’autodiagnostic : un autodiagnostic peut déjà avoir été réalisé par l’entreprise selon différentes méthodes. Il existe par exemple l’analyse SWOT (acronyme de forces, faiblesses, opportunités, menaces en anglais). Il s’agit ici d’une analyse que l’entreprise peut réaliser elle-même ou par une équipe d’audit. L’analyse permet de connaître les facteurs clés du succès et d’évaluer l’effet des décisions déjà prises.
Le benchmarking : il s’agit d’une prise de connaissance des modalités de mise en œuvre de la dématérialisation des factures par d’autres structures. Cette prise de connaissance peut être réalisée dans d’autres entreprises ou établissement du groupe si ces derniers sont plus avancés dans la démarche. Cet exercice permet de repérer les principaux risques et comment y faire face.

Réaliser un audit documentaire

La préparation de l’audit organisationnel

L’audit organisationnel met en évidence les points de l’organisation qui doivent être renforcés ou au contraire retirés. Les résultats en termes de management peuvent être conséquents. D’où la nécessité de procéder par étapes.

Stage 1… Votre première mission – si vous l’acceptez – est essentielle. Elle consiste à fixer les objectifs de l’audit organisationnel et à déterminer si, au vu de la situation de l’entreprise, cet audit est réellement nécessaire.

Autrement dit, il n’est pas utile de chercher à écraser une mouche avec un marteau-pilon. Cette réflexion est à mettre en relation avec la taille de l’entreprise, ses contraintes d’organisations et le coût de l’audit. Par exemple, si votre entreprise voit ses performances baisser en raison de sa réorganisation, il est peut-être temps de recourir aux services d’un auditeur.

Les objectifs de l’audit seront présentés à l’auditeur qui préparera un cahier des charges : gestion des risques générés par le nouveau processus, les préconisations en matière d’organisation ou d’outil par exemple.

Stage 2… vous allez devoir vous assurer de la faisabilité de l’audit. Certaines conditions doivent être respectées, notamment :

• L’identification des membres du personnel qui seront sollicités ;
• Les fonctions qui devront être analysées ;
• La disponibilité du personnel pour participer à des entretiens individuels et à des réunions.

Stage 3… informer l’auditeur. Pour mener à bien sa tâche, l’auditeur s’appuiera sur certains outils (s’ils sont disponibles) pour réaliser ses travaux : organigrammes, fiches de postes, fiches de procédure, référentiels… Oui, il pourrait faire sans… mais ça sera moins bien et surtout moins précis. Il devra également prendre connaissance de l’écosystème extérieur à l’entreprise, notamment ses prestataires externes s’agissant d’un projet à dominante informatique.

La réalisation de l’audit organisationnel dans un contexte de dématérialisation des factures

Les outils de l’auditeur

Les 3 outils de l’auditeur sont :

• La grille d’audit
• La fiche de poste
• La cartographie des risques

Les auditeurs disposent de grilles d’audit qui leur serviront de support dans les entretiens avec les services audités. Ils procéderont eux-mêmes à des contrôles de corroboration.

L’approche de l’auditeur sera d’évaluer la pertinence du contrôle interne à travers une approche par processus, une suite logique de procédures et de tâches (cf. le processus « achat »). Dans le cadre d’un audit organisationnel et plus précisément d’un audit documentaire portant sur la dématérialisation des factures, on parlera d’un processus support qui s’appuiera sur les services achat, finances, etc.

Le processus sera documenté : l’auditeur s’appuiera sur la documentation disponible ou en fera un axe de ses recommandations. La description des processus doit être complète, doit notamment y figurer :

• Les finalités (objectifs) du processus ;
• Les critères de succès, c’est-à-dire les moyens humains, financiers, matériels dont la mobilisation est un gage d’atteinte des objectifs ;
• La description synthétique des différentes phases du processus ;
• Les indicateurs de suivi ;
• Les supports comme les logiciels, un erp comptable, le recours à des tableurs ou à des documents papier.

Le processus sera découpé en sous-processus si nécessaire. (Attention ! Tenez-vous bien -> souvent, c’est nécessaire).

Un deuxième outil utile à la conduite de l’audit et à l’appropriation des risques par l’organisation sera la fiche de poste dont dispose chaque intervenant dans le processus. Elle s’attachera notamment à décrire le niveau de responsabilité et les missions du poste.

Le troisième outil est la cartographie des risques. Il s’agit d’un tableau ou d’un graphique qui indique clairement et précisément les risques auxquels doit faire face l’entreprise. Sont mentionnés dans la cartographie l’impact sur l’entreprise si le risque survient et la fréquence à laquelle il peut survenir.

Réaliser un audit documentaire

La mise en évidence des risques potentiels et leur suivi

Dans une procédure comme la dématérialisation des factures, plusieurs risques sont susceptibles de se produire parmi lesquels :

• La qualité, l’exhaustivité et la rapidité d’émission des factures.
• La gestion du workflow des factures arrivées. Il s’agit ici d’un véritable enjeu managérial sur la façon dont l’encadrement suit la répartition des tâches et leur bonne exécution par les équipes opérationnelles.
• La bonne formation des personnes dont les fonctions vont évoluer en raison de la dématérialisation.
• La question des accès informatiques et la sécurisation des données.

Après avoir réalisé ses travaux, l’auditeur fera une présentation de ses conclusions au management en priorisant les risques recensés et ses recommandations pour les gérer.

Il revient ensuite à votre entreprise de mettre en place un plan d’action sur les recommandations qu’elle estime majeures. Elle peut aussi décider d’assumer les risques « acceptables ». Le plan d’action sera préparé avec les services impactés. Il sera alors nécessaire de définir des indicateurs pertinents pour s’assurer de la bonne réalisation des actions. Il sera également préférable (voire fortement recommandé) de designer un responsable pour le suivi de chaque action du plan.

Ainsi, bien qu’étant une évolution technique, le projet de dématérialisation des factures peut être vu comme un enjeu organisationnel et documentaire. Il s’agit ici d’une occasion de revisiter les processus de l’entreprise et représente à cet égard un enjeu managérial majeur.

Par Mathieu DumasdelageCEO

Fondateur de Deltic en 2013, mon objectif est de développer une entreprise différente où la confiance salarié, la satisfaction client, la rentabilité et la redistribution sont les pilliers.
Deltic c'est un modèle d'entreprise qui lutte contre la perte de temps de ses salariés et de ses clients. Fini les tâches répétitives à faible valeur ajoutée dans la gestion des processus et des documents. Deltic permet de faire gagner un temps précieux aux DAF, RAF, CFO, comptables, des sociétés grâce à la dématérialisation et à la gestion électronique documentaire. Notre mantra ? La quête de sens et de temps.

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