Comment réduire les coûts d’une entreprise ?
Il n’est pas toujours simple d’évaluer les performances d’une entreprise. De quels leviers dispose-t-elle pour accroître sa croissance ? L’augmentation des ventes est certes essentielle pour atteindre vos objectifs de développement. Pour autant, engager une politique de réduction des coûts inutiles est également important. Trouver un juste équilibre entre ces deux ambitions permet d’assurer la croissance et la durabilité de votre entreprise. Pour que celle-ci demeure concurrentielle, il est recommandé d’évaluer de façon régulière ses activités pour mobiliser le plein potentiel de ses ressources. Ainsi il est possible de réduire les coûts d’une entreprise en tirant avantage de la technologie et en adoptant une démarche méthodique.
Tirer le meilleur parti de la technologie
Choisir les nouvelles technologies qui conviennent le mieux à votre entreprise sont celles qui améliorent son efficacité, sa productivité et donc permettent de réduire les coûts. Bien qu’une nouvelle technologie nécessite parfois un investissement important, ses avantages sur le long terme l’emportent généralement sur les coûts initiaux.
Faire émerger un climat favorable aux changements
La première étape sur cette voie consiste à lui donner du sens aux yeux du personnel clé. L’associer aux objectifs permet d’évaluer les difficultés. Il convient dès lors de passer en revue les domaines d’activité, les processus de travail, et mettre en évidence les points d’amélioration.
Cela passe par l’examen objectif des technologies utilisées, de la façon dont sont valorisées les données et les éventuelles lacunes en termes de compétences, de ressources ou d’appui pour opérer une transformation. Repérez ensuite les technologies numériques qui peuvent aider l’entreprise, le cas échéant en étudiant la façon dont la concurrence en tire parti.
Il est aussi conseillé de créer un plan d’action clair pour mettre en œuvre la solution technologique la plus adaptée. Il comprendra :
- Les étapes clés des progrès que l’entreprise devra obtenir ;
- Les mesures à prendre pour adapter son organisation à la nouvelle solution numérique ;
- Des objectifs à court terme pour obtenir des résultats rapidement.
Les transformations devront être soutenues par la direction qui pourra en outre constituer une équipe dédiée au changement : employés qui ont de l’influence et qui croient aux vertus de l’évolution envisagée. Peuvent aussi être mobilisés les agents opérationnels personnellement touchés par les problèmes, voire des membres du personnel opposés au changement.
Exemples de technologies qui peuvent entraîner une réduction des coûts
Après avoir évalué les différentes offres du marché qui répondent aux besoins de votre entreprise, plusieurs secteurs pourront être modernisés. Il s’agit par exemple de :
- La gestion de la chaîne d’approvisionnement. L’automatisation des opérations favorise une meilleure gestion des stocks, d’où l’optimisation de la superficie d’entrepôt occupée, la réduction des erreurs et des coûts d’administration.
- Les systèmes comptables. Pour la plupart des TPE-PME, un logiciel de comptabilité de base peut suffire. Toutefois, si l’on souhaite intégrer d’autres fonctions, comme la centralisation des données et la réduction des saisies comptables, un système intégré de type ERP pourra être mis en place.
- La facturation électronique. Cette dernière supprime les dépenses de fournitures, réduit les manipulations, évite les erreurs, supprime les coûts d’affranchissement et d’archivage de documents autrefois sous forme papier.
- La gestion de la relation client par un logiciel dédié (CRM). La gestion automatique de l’expérience client améliore la connaissance par l’entreprise des besoins de la clientèle pour y répondre de manière ciblée.
Réduire les coûts de l’entreprise par une approche méthodique
Inutile de foncer tête baissée en s’attaquant à certains coûts sans une approche globale. Certains aspects de cette démarche ont été théorisés dans le concept de « lean management ».
Procéder à l’examen régulier de vos dépenses
Cet exercice vous permettra d’identifier les secteurs où des réductions de coûts sont possibles. Mais aussi d’identifier un éventuel problème de gestion de trésorerie. L’examen des dépenses pourra suivre les étapes suivantes :
- La comparaison des dépenses mensuelles par rapport à votre budget ;
- Le suivi des dépenses grâce à un logiciel de comptabilité ou de gestion financière ;
- L’examen du détail des comptes, en particulier le compte de résultat ;
- L’examen mensuel des relevés bancaires et des cartes de crédit.
Plusieurs leviers d’action pourront dès lors être engagés :
- La négociation avec les principaux fournisseurs. Cela consiste notamment à obtenir des remises sur les gros volumes, des délais de paiement plus longs pour épargner votre trésorerie ou à l’inverse une remise en cas de paiement rapide.
- La comparaison des prix sur vos principales dépenses pour obtenir des tarifs plus avantageux de vos fournisseurs actuels ou pour en changer : approvisionnements, énergie, etc.
- Faire jouer la concurrence sur les autres dépenses. Vous pouvez par exemple réduire vos frais bancaires en examinant l’offre des banques en ligne ou des banques régionales. Ces dernières pratiquent parfois des frais moins élevés que les banques nationales et offrent un service personnalisé. Comparez également les offres en matière de prêts. Le raisonnement vaut aussi pour les dépenses d’assurance.
- Résilier les applications et les services inutiles. Par exemple, avec l’apparition du Cloud, certains services peuvent faire doublon avec des applications qu’utilise l’entreprise. Examinez également les options de vos contrats devenues inutiles à votre entreprise et vos abonnements divers.
Réduire les coûts fixes en matière de personnel
Pour certaines tâches, il peut être intéressant de faire appel à des prestataires externes comme des freelances. Cela permet d’éviter d’accroître la masse salariale avec des avantages non négligeables : obligation de résultat, arrêt du contrat plus souple, absence de congés payés et d’avantages salariaux.
L’existence de sites spécialisés permet de gagner du temps dans la recherche d’un prestataire.
Par ailleurs, il convient de s’assurer que la main-d’œuvre actuelle correspond bien aux processus de travail. Chaque modernisation doit être accompagnée d’un plan de formation voire de redéploiements au sein de l’entreprise sur des tâches adaptées ou à plus forte valeur ajoutée. Ceci vous permettra d’améliorer la productivité au travail de vos équipes.
De plus, la promotion du télétravail permet d’économiser de l’espace dans les locaux sans perdre en productivité.
Favoriser la sobriété
C’est ici que la recherche de réduction des coûts rejoint la préoccupation écologique. Diffuser une culture de la sobriété en évitant les gaspillages ne peut qu’être bénéfique et trouvera sans doute un écho favorable dans vos équipes.
À titre d’exemples, on pourra notamment :
- Compresser les fichiers informatiques. Par la réduction de l’espace occupé par les photos ou documents PDF, il est facile de gagner de l’espace de stockage. Les transferts Cloud seront ainsi moins coûteux en bande passante.
- Acheter des équipements reconditionnés comme le matériel informatique et le mobilier.
- Favoriser la créativité du personnel en matière de réduction du gaspillage.
- Investir dans un thermostat intelligent. Ce dernier entraînera une réduction des coûts d’énergie en ajustant de façon automatique la température aux besoins. Les lampes à LED vont également dans le sens des économies d’énergie.
- Investir dans l’isolation des bâtiments si nécessaire ou dans l’installation de panneaux solaires.
La connaissance des principaux postes de dépense aide le chef d’entreprise à engager une politique de réduction des coûts. Cette démarche doit être permanente, ce qui permet à l’entreprise d’améliorer sa rentabilité et d’obtenir des gains de productivité. .