Comment améliorer la productivité au travail ?

Si, comme de nombreux entrepreneurs, vous recherchez à obtenir des gains de productivité pour accroître votre croissance économique, les développements qui suivent sont faits pour vous ! Les innovations technologiques, la mondialisation, les attentes de la clientèle ont accru la nécessité d’un niveau de productivité sans cesse amélioré. En termes de définition, la productivité du travail d’une entreprise est sa capacité à convertir la ressource de main-d’œuvre en biens et services. En bref, il s’agit de travailler plus intelligemment. Il existe plusieurs manières d’améliorer la productivité au travail, en particulier des choix technologiques pertinents et un management inventif.

Choisir une technologie adaptée pour améliorer la réalisation des opérations

Les solutions technologiques

Dans un contexte de mondialisation où les conditions de rémunération en Europe sont bien plus favorables aux salariés que dans d’autres pays concurrents, la productivité au travail est un levier fondamental. Il s’agit d’automatiser ce qui peut l’être en concentrant les interventions humaines sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Ainsi, sur le plan comptable, il existe désormais des outils qui limitent les saisies informatiques et les interventions humaines en général. Les logiciels ERP permettent la centralisation et la gestion de nombreuses informations et actions d’une entreprise. À titre d’exemple, un logiciel ERP dans une entreprise commerciale permet de gérer les stocks, d’enregistrer les encaissements, d’assurer le suivi de la production, de centraliser les données CRM. L’ERP favorise en outre la dématérialisation des documents comme les devis, les PV de contrôle, les factures, etc. Les informations sont facilement accessibles et triées au moyen d’une fonction de gestion électronique des documents.

La facturation électronique est également un autre facteur de gain de productivité du travail et fait partie intégrante de l’automatisation du service client. Ce type de logiciels réduit le plus possible le travail des agents comme la saisie des données et l’archivage (fastidieux) des documents autrefois sous forme papier. Ce constat vaut aussi bien pour les factures émises par les fournisseurs que pour les factures reçues par les clients. Il s’ensuit en outre un délai de traitement et d’envoi immédiat des informations et in fine, des délais de règlement plus courts.

La nécessité de réaliser un bon diagnostic et d’accompagner le changement

Il convient en premier lieu d’éviter les achats isolés. Les solutions technologiques doivent être appréhendées de manière globale avec une planification sur le long terme. Cet exercice vous aidera à définir vos priorités et un calendrier de mise en œuvre. Il conviendra dès lors de schématiser vos processus comme la facturation, la fabrication, la réception et l’expédition des marchandises, etc. Il vous sera ainsi possible de repérer ce qui fonctionne de ce qui ne fonctionne pas et de réfléchir aux meilleures solutions : investissement dans une nouvelle technologie ou optimisation de certains processus.

La modernisation des process passe aussi par la recherche de l’offre la plus avantageuse. Les sources d’informations ne manquent pas : Internet, salons, foires commerciales, etc.

Pour autant, un matériel plus performant ne signifie pas automatiquement des gains de productivité si on ne prend pas en compte le facteur humain. Cela passe notamment par :

• Une communication en amont des évolutions envisagées, ce qui permettra de mettre en avant les problèmes d’adaptations éventuels et donnera un sens aux nouvelles tâches des agents ;
• Une association du personnel sur les points qui le concernent comme l’aménagement des postes de travail par exemple ;
• Le déploiement de formations professionnelles adaptées et dispensées en temps utile.

Mettre en place une politique managériale au top

Être un bon manager ne s’improvise pas. Voici néanmoins quelques astuces qui favoriseront la productivité au travail des salariés.

Le recrutement

La première étape concerne le recrutement : engager un nouveau collaborateur ne se fait pas sur ses seules qualités personnelles. Il faut prendre en compte la culture d’entreprise et viser la performance collective. Il s’agit d’anticiper l’intégration du nouveau venu dans les équipes.

La délégation

Il est en outre conseillé d’encourager l’autonomie des salariés. Un excès de supervision rend les employés nerveux ou frustrés. Il convient au contraire de les valoriser en les responsabilisant. Offrez-leur de l’autonomie et basez votre relation sur la confiance même si cette dernière n’exclut pas le contrôle.

La délégation peut aussi s’appréhender à un niveau plus global par le recours à la sous-traitance. Mobiliser des compétences externes plus abouties qu’en interne est un bon facteur de productivité au travail.

La communication

Misez sur une communication efficace par :

• L’écoute active. Celle-ci suppose de prêter attention à ce que disent les collaborateurs, c’est-à-dire bien les comprendre pour réagir de manière appropriée ;
• Une stratégie de communication qui se concentre davantage sur l’avenir que sur le passé ;
• Des réunions courtes et ciblées ;
• Le développement d’interactions individuelles au lieu d’échanges inutiles par courriel.

Fixer des objectifs réalistes et mesurer la productivité

Il faut abandonner les méthodes dépassées de mesure du travail comme le nombre d’heures réalisées, les heures supplémentaires ou le nombre de participations à des réunions. Une meilleure option est de définir des objectifs individuels réalisables inscrits dans une stratégie de mesure de la performance collective. Les employés auront une meilleure lisibilité de leur travail et seront davantage motivés pour relever des défis. Cela permettra aussi de se mettre à l’abri de la routine et de l’ennui au travail (« bore out »).  La productivité globale s’en ressentira.

Pour définir clairement les objectifs, il est conseillé d’utiliser un planning clair et précis en se concentrant sur l’essentiel. Un objectif non planifié a toutes les chances de ne jamais être atteint ! Il est aussi nécessaire de valoriser le travail du personnel en offrant des petites incitations à atteindre un objectif et en sachant reconnaître un travail bien fait.

Être à l’écoute de ses employés

Un management bienveillant doit lutter efficacement contre le syndrome d’épuisement professionnel (« burn out »). En effet, le travail est source de stress sur les plans physique, mental et émotionnel. Cette situation réduit la productivité des employés. Il est judicieux d’encourager les salariés à prendre soin d’eux-mêmes :

• Les encourager à préserver l’équilibre travail-vie personnelle ;
• Veiller à la qualité de leur environnement de travail (locaux, postes de travail, équipements de qualité, voire équipements sportifs, etc.) ;
• Leur donner des retours constructifs sur leur travail ;
• Organiser des événements conviviaux pour se détendre et resserrer les liens entre collègues ;
• Faciliter le télétravail s’il se justifie (par exemple une longue distance domicile-travail) ;
• Encourager des pratiques vertueuses comme la hiérarchisation des tâches à accomplir dans la journée en privilégiant les plus importantes.

La productivité ne se résume donc pas à occuper vos équipes par une série d’activités chronophages pendant les 35 heures que compte une semaine. Il ne faut pas non plus confondre la productivité avec le volume horaire travaillé. Des outils performants, une conduite du changement adaptée et un management bienveillant nous semblent de meilleurs atouts pour améliorer la productivité au travail tout en permettant de réduire les coûts d’une entreprise.