Comment cibler les tâches chronophages ?

Faites-vous partie de ces gens qui se disent parfois en fin de journée : « Aujourd’hui, je n’ai rien fait de ce que j’avais prévu de faire ! » ? Rassurez-vous, vous n’êtes pas le (la) seul(e). Nous risquons tous, à un moment, d’être pris par des activités qui nous font perdre notre temps, parfois sans nous en rendre compte. Cibler les tâches chronophages est le premier pas d’une démarche qualité. Ceci concerne la plupart des processus de travail, le management des équipes, voire notre comportement personnel. D’une façon plus générale, il s’agit de trouver des gains d’efficience partout où cela est possible en définissant une méthode et en s’attaquant aux principales causes des retards.

Cibler les tâches chronophages : définir une méthode d’identification

Recenser les processus et les tâches à améliorer

La première étape pour identifier une activité chronophage est de décortiquer les principaux processus de travail et leurs dysfonctionnements. Ce repérage sera plus ou moins complexe en fonction de la structure et de la taille de l’entreprise.

Il peut être approprié de réaliser un audit de l’existant pour identifier les forces et les faiblesses de l’organisation. Il en découlera une analyse des besoins en élaborant une liste des nouveautés souhaitables pour l’entreprise.

Dans la mesure où il s’agit de repenser les procédures internes, nous vous conseillons d’associer les équipes opérationnelles dès cette étape. Pour que le changement réussisse, leur implication et leur conviction sont indispensables. Ce sont aussi vos équipes qui ont une prise directe avec les réalités de l’organisation et ses limites.

La recherche de gains d’efficience peut par exemple être obtenue par l’automatisation de certaines tâches rébarbatives ayant une faible valeur ajoutée. Toutefois, avant d’intégrer un processus d’automatisation dans l’entreprise, il faudra se poser les bonnes questions. En effet, le choix de la solution optimale dépend du type de tâche à réaliser, de son rapport coûts/avantages, de son évolutivité, de la protection des données, etc.

La loi de Pareto, un principe toujours d’actualité

Pour un dirigeant, il n’est pas toujours facile d’aller à l’essentiel, de faire le tri entre les tâches incontournables et les autres. Selon la loi de Pareto, aussi appelée le principe des 80/20, environ 80 % des effets sont dus à 20 % des causes. Appliqué au monde de l’entreprise, ce principe peut se décliner à de multiples niveaux :

• 80 % des résultats obtenus par l’entreprise proviennent de 20 % de notre temps de travail ;
• 80 % des retours clients sont dus à 20 % de produits déficients ou de services inadaptés ;
• 80 % du chiffre d’affaires proviennent de 20 % des ventes ;
• 80 % de l’information de gestion proviennent de 20 % des indicateurs ;
• 20 % de vos tâches peuvent être à l’origine de 80 % de votre temps de travail ;
• etc.

En termes d’organisation la loi de Pareto peut ainsi être utilisée pour contrecarrer les tâches inutiles, hiérarchiser les priorités, identifier les causes d’un problème, agir sur l’efficience des tâches individuelles… Mettre en place un processus d’automatisation peu fortement améliorer le retour sur investissement.

Conduire le changement et évaluer les résultats

Certaines tâches chronophages peuvent provenir de réformes mal mises en œuvre ou incomprises. Lors d’un changement de procédure ou d’outil, il est indispensable d’adopter une méthode rationnelle : organisation en mode projet, recenser toutes les actions à réaliser avec leur calendrier notamment.

Lorsqu’on conduit des actions, il est très utile de faire le point régulièrement pour être sûr que l’on va dans le bon sens. Il s’agit d’être en mesure de porter une appréciation sur les résultats obtenus par l’entreprise. Ceci requiert l’élaboration et la mise à jour d’indicateurs de performance fiables (et peu nombreux). Cela vous permettra le cas échéant de définir de nouvelles pistes d’amélioration.

S’attaquer aux principales causes des retards

Nous vous livrons ici quelques exemples de tâches chronophages qui se rencontrent fréquemment dans les entreprises.

Interroger certaines pratiques managériales

Dans certaines entreprises, la structure hiérarchique amène les collaborateurs à toujours « demander la permission » afin de prendre des initiatives. Une chaîne de décision trop longue ou une hiérarchie trop lourde sont particulièrement chronophages et inhibent la proactivité des équipes. Le constat est le même lorsque le management hésite à déléguer ou cherche à tout contrôler.

Par ailleurs, les réunions peuvent faire partie des tâches chronophages. On parle de « réunionite » lorsque les réunions n’ont pas d’objectifs clairs et n’ont pas fait l’objet d’une préparation suffisante. Il s’agit par exemple de :

• fixer un ordre du jour précis ;
• inviter les bonnes personnes ;
• prévoir une durée maximale de réunion ;
• utiliser les outils de visioconférence si les collaborateurs ne travaillent pas au même endroit.

Le reporting peut également être une activité chronophage. Si l’on en demande pour tout et n’importe quoi, l’effet peut s’avérer contre-productif.

Rénover certains modes opératoires

Trouver le mode opératoire le plus efficient consiste souvent à s’attaquer à des habitudes ancrées ou des outils obsolètes. Par exemple, le processus de facturation en mode papier est chronophage et coûteux :

• tâches manuelles peu gratifiantes (impression, expédition, classement) ;
• temps de recherche de documents en cas de nécessité ;
• frais d’affranchissement ;
• comptabilisation nécessitant plusieurs saisies informatiques, ce qui augmente le risque d’erreurs
• automatisation de l’expérience client

L’intérêt de passer à la facturation électronique est réel, sans attendre les échéances légales, en termes de productivité et de coûts. Toutefois, comme évoqué plus haut, la mise en place d’un nouvel outil doit donner lieu à une démarche rationnelle et concertée pour être efficace.

Questionner les pratiques individuelles

La gestion des e-mails prend souvent un temps considérable. Lorsque cela est possible, il peut être décidé de ne consulter sa messagerie qu’à certains moments de la journée (au lieu de toutes les 5 minutes !). Apprendre à hiérarchiser l’information est également essentiel (non, tous les e-mails ne sont pas urgents !).

D’une façon générale, il est fortement conseillé de ne faire qu’une chose à la fois, d’être séquentiel. À cet égard, la méthode Pomodoro peut vous faire gagner du temps. Elle consiste notamment à :

• décider de l’action à réaliser ;
• se chronométrer sur une durée de 25 minutes (soit « un » Pomodoro) ;
• ne travailler que sur la tâche décidée ;
• au bout de 25 minutes faire une pause de 5 minutes et prévoir une pause de 15 minutes tous les 4 Pomodori.

D’autres comportements individuels peuvent être cause de retards : ne pas savoir dire « non » lorsque c’est nécessaire, passer trop de temps en pause ou sur les réseaux sociaux…

Ainsi, identifier les tâches chronophages afin de prendre les mesures adéquates est une responsabilité managériale à part entière. Il ne faut pas en avoir peur, car elle permet de gagner en productivité tout en améliorant les conditions de vie au travail des salariés.