Le blog

Dématérialisation : comment améliorer le retour sur investissement ?

DAF améliore son ROI

La dématérialisation a un impact à chaque niveau de l’entreprise, de la direction des ressources humaines au service commercial. Elle concerne notamment : la création et l’envoi des factures, les fiches de paie, les documents partagés en interne, les relations clients/fournisseurs, etc. À l’exemple de la dématérialisation d’une facture client, le processus est à l’origine d’une économie sur les comptes de l’entreprise. Le calcul exact du retour sur investissement (ROI) d’un projet de dématérialisation n’est pourtant pas toujours aisé à réaliser : par exemple, l’évaluation du coût d’une facture papier doit prendre en compte les frais de fournitures, d’affranchissement, du coût de travail humain, etc. Pour autant, il est possible de donner des indications qui vous permettront d’améliorer le retour sur investissement d’un projet de dématérialisation.

Définir précisément le projet de dématérialisation

Cette opération requiert la participation effective des différents services impactés par le futur processus de dématérialisation  et de leurs collaborateurs. Il s’agit pour le chef de projet de connaître les éléments et les solutions de dématérialisation souhaités dans le but de dématérialiser le plus possible la gestion documentaire.

Il convient aussi de prendre en compte que l’orientation vers le zéro papier va entraîner des bouleversements profonds du fonctionnement de l’entreprise tout en réduisant les coûts de fonctionnement de la structure : réduction des envois postaux et des frais d’expédition, rationalisation des frais de fourniture, allègement de certaines tâches assurées par le personnel.

Pour bien cadrer un projet de dématérialisation, cela nécessite une bonne connaissance des possibilités offertes par la solution numérique. Il est conseillé de procéder étape par étape au sein des services de l’entreprise.

La prise en compte des étapes techniques du projet

Le schéma directeur du projet de dématérialisation est une étape assez technique. Le chef du projet, qui peut être un ingénieur, va rassembler les informations indispensables à la généralisation de la dématérialisation dans l’entreprise. Il aura besoin pour ce faire de mobiliser les équipes de management et le service informatique pour déterminer les étapes du projet et le coût des investissements nécessaires en termes de gestion et d’archivage des documents :

  • L’investissement dans les outils de scannérisation des documents à digitaliser : anciennes factures papier, devis, pièces comptables, documents légaux, etc.
  • L’accès sécurisé à un cloud où seront stockées les archives et devront rester accessibles aux utilisateurs ;
  • Le choix des outils de répartition des informations entre les collaborateurs et l’encadrement de l’entreprise ;
  • La gestion du courrier postal, sa digitalisation immédiate et ses modalités de distribution ;
  • La détermination de la date de lancement de la mise en production de la solution de dématérialisation.

Il s’agit également d’une opération aux enjeux managériaux importants : outre l’association des équipes dès le départ du projet, il faudra prévoir une phase d’appropriation des outils. Cela nécessite la formation du personnel aux nouveaux outils et à la nouvelle organisation de la structure.

Assurer le succès du lancement de la dématérialisation

Cette phase nécessite également un fort investissement personnel des collaborateurs, le cas échéant après un travail en commun de long terme. Le rôle du chef de projet consistera à :

  • Connaître les besoins de chaque service ;
  • Recenser les nécessités de chaque collaborateur : il peut s’agir par exemple de l’installation de postes de travail à double écran pour faciliter la gestion des pièces dématérialisées ;
  • Noter et hiérarchiser les éventuelles demandes particulières ;
  • Aider à la mise en place d’un plan de dématérialisation propre à chaque service même si ce dernier fait avant tout partie des tâches des acteurs de terrain ;
  • Utiliser pour ces opérations un outil dédié à la gestion de projet.

Il convient également de mobiliser les clients et les fournisseurs pour que ces derniers s’adaptent à la nouvelle organisation des échanges, notamment d’un point de vue technique (mise en place de flux EDI par exemple). Il convient aussi de communiquer sur les avantages de la dématérialisation, dont la sécurité des opérations et l’accélération des traitements.

Une fois ces informations collectées, le chef de projet soumettra l’ensemble des dimensions du projet à l’équipe de management de l’entreprise qui décidera du lancement de la dématérialisation.

Le pilotage du projet doit également prendre en compte trois points essentiels par le management de l’entreprise au-delà de la dématérialisation stricto sensu :

  • Le maintien du niveau de développement et de la compétitivité de la structure pendant la phase de lancement ;
  • La prise en compte des éventuels risques mis en exergue par chaque service ;
  • Le chiffrage du financement du projet et de son retour sur investissement.

C’est à ces conditions que le projet de dématérialisation apportera un ROI positif par :

  • Des économies structurelles ;
  • Un meilleur service apporté aux fournisseurs (réduction des délais de paiement notamment) ;
  • Des gains de temps dans les échanges des documents ou leur mise à disposition
  • Une augmentation de la satisfaction grâce à un service client automatisé

La poursuite de la dématérialisation après la phase de lancement

La période de transition nécessite un suivi régulier des opérations réalisées, en cours ou à venir par un reporting informatisé. En effet, la dématérialisation entraîne une restructuration du dispositif informatique de l’entreprise. Choisir les bons outils pour étendre la dématérialisation est aussi primordial.

Les principaux outils découlant de la dématérialisation sont la GED (gestion électronique de documents) et la Case Management (gestion des cas). Ces outils permettent en particulier de :

  • Intégrer et stocker les documents dématérialisés.
  • Distribuer les documents et en assurer la circulation au sein de l’entreprise.
  • Obtenir des indicateurs de performance (KPI’s) qui seront communiqués à chaque service pour analyse. Au vu des résultats, il peut être nécessaire d’apporter des modifications au processus de dématérialisation (en cas d’erreurs ou de dysfonctionnements constatés par exemple).

À voir aussi : la gestion électronique de documents pour l’immobilier.

Zoom sur le retour sur investissement de la dématérialisation des factures

Un tel projet passe par plusieurs étapes :

  • La cartographie des processus de gestion des factures entrantes et sortantes. Cet état de l’existant peut par exemple prendre la forme d’un audit.
  • L’intégration des aspects fiscaux et réglementaires à moindre coût. La loi prévoit la généralisation de la facture électronique entre 2024 et 2026. Anticiper le changement est indispensable compte tenu de son impact sur les processus (traçabilité), la sécurité informatique et le stockage des informations.

L’estimation du ROI de la dématérialisation en fonction de plusieurs critères :

  • Les coûts directs pour les factures papier sortantes (papier, impression, affranchissement, etc.) ;
  • Les coûts indirects liés au traitement des factures papier et autres activités chronophages de l’entreprise ;
  • Les coûts cachés immatériels (saisie des factures, relances et recherche de document, impacts sur l’environnement, etc.),
  • Les coûts subjectifs comme l’image de marque de l’entreprise, la démotivation des salariés….

L’entreprise pourra également être accompagnée par des prestataires externes qui l’aideront à passer au tout numérique et profiter au maximum des avantages de la dématérialisation.

Ainsi, la dématérialisation des processus est un outil de productivité majeur pour les entreprises. Parce qu’elle concerne tous les documents papier, il s’agit d’un véritable enjeu organisationnel, managérial, économique et environnemental pour toutes les structures.

Mathieu Dumasdelage
Par Mathieu DumasdelageCEO

Fondateur de Deltic en 2013, mon objectif est de développer une entreprise différente où la confiance salarié, la satisfaction client, la rentabilité et la redistribution sont les pilliers.
Deltic c'est un modèle d'entreprise qui lutte contre la perte de temps de ses salariés et de ses clients. Fini les tâches répétitives à faible valeur ajoutée dans la gestion des processus et des documents. Deltic permet de faire gagner un temps précieux aux DAF, RAF, CFO, comptables, des sociétés grâce à la dématérialisation et à la gestion électronique documentaire. Notre mantra ? La quête de sens et de temps.

SES AUTRES ARTICLES

Tout voir

Ces articles peuvent également vous intéresser

Revenir en haut

© 2021 - Fait avec à La Rochelle Mentions légales - Données personnelles et cookies

Veuillez remplir tous les champs obligatoires.
L'email est invalide.
Deltic