Pourquoi opter pour l’automatisation des processus comptables ?

L’apparition des nouvelles technologies est souvent la cause de bouleversements dans les processus d’une entreprise. La comptabilité est notamment impactée par ces changements, à cause des méthodes de traitement parfois vieillissantes.
Heureusement, c’est un mal pour un bien ! 😉

Cependant, il est important que les gestionnaires d’entreprises se tiennent au fait des nouveautés technologiques, des derniers logiciels innovants et de leurs impacts sur les modalités d’exécution des tâches. En effet, la transition numérique impacte directement les métiers de la comptabilité et change drastiquement (en bien, rassurez-vous!) le quotidien. Il est donc important d’anticiper et de préparer les équipes à ce changement.

Dans cet article, nous étudierons de quelle manière l’automatisation des processus comptables remet en cause les conditions d’exercice actuelles de l’activité de comptable.

L’automatisation des processus comptables : définition

L’automatisation des processus comptables des entreprises est un procédé consistant à réduire les traitements habituellement effectués de manière manuelle en passant par un logiciel comptable. On le sait, les saisies et traitements manuels sont souvent source d’erreurs, or, toute société, de la TPE à la multinationale, est tenue de produire une comptabilité fiable et précise, conforme à la réglementation. Chaque entreprise est donc concernée par l’automatisation des processus comptables dès lors quelle apporte un plus value dans l’organisation et la productivité des équipes.

Quelles sont les tâches que l’automatisation et l’intelligence artificielle (IA) sont en mesure d’assurer ?

Les processus d’achats de biens et services aux fournisseurs

Commande, réception, validation… Ce domaine exige une bonne solution d’archivage et un suivi au jour le jour des achats de biens ou service. L’automatisation, via des logiciels de dématérialisation par exemple, est en mesure d’assurer certaines de ces tâches parmi lesquelles :

✅ La gestion des bons de commande en relation avec les stocks et les achats des clients ;

✅L’enregistrement de la réception des produits commandés avec l’ajustement automatique des stocks ;

✅La transformation des bons de commande en facture d’achat ;

✅L’intégration automatisée des factures et informations au logiciel de comptabilité ;

✅La gestion des taxes payées.

Les processus de ventes

Toutes les activités liées aux ventes d’une entreprise ont un impact comptable. L’automatisation d’une partie de ces tâches permet de dégager du temps pour en consacrer davantage à la gestion client. Ainsi, une comptabilité automatisée peut concerner les travaux suivants :

✅La création des devis ;

✅La transformation des devis en bons de commande puis en factures clients ;

✅La surveillance efficace des factures échues ;

✅L’intégration automatique des factures et des données au logiciel comptable ;

✅Le contrôle de la conformité des factures numérisées par rapport à la réglementation ;

✅La gestion des taxes perçues.

La gestion des opérations de paie

Opération complexe et récurrente, la gestion de paie est au cœur des métiers RH et de comptabilité. Les paramètres sont souvent inchangés sur un laps de temps plus ou moins long. Il faut aussi faire preuve de vigilance au départ et à l’arrivée des nouveaux salariés et gérer, le cas échéant, les retenues. Mais rassurez-vous, il existe de supers outils capable de tout automatiser 🪄
Les apports de l’automatisation de la paie peuvent être les suivants :

▶️ L’enregistrement des données de la paie dans le registre comptable adéquat ;

▶️Le calcul du salaire brut, des retenues à la source et du salaire net à verser aux employés ;

▶️La mise à jour des montants relatifs aux salaires versés et aux retenues à la source.

La gestion financière et budgétaire de l’entreprise

Les entreprises peuvent opter pour un seul budget ou un modèle fondé sur trois budgets (le fonctionnement, les projets et l’amélioration). Là aussi, l’automatisation peut faciliter le processus comptable de plusieurs manières :

▶️L’intégration automatique des transactions bancaires en comptabilité en fonction des dépenses et des revenus ;

▶️Le suivi en temps réel de la trésorerie.

Les avantages de l’automatisation des processus comptables

Certaines entreprises ont encore des réticences à adopter de nouveaux logiciels pour la gestion complète de leurs processus comptables et financiers. Quels bénéfices réels pour quel coût ? C’est une question qui revient souvent. Pourtant, automatiser ses processus grâce à un logiciel de dématérialisation connecté à un logiciel de comptabilité présente de nombreux avantages qui plaident pour leur adoption.

Réduire les erreurs

Les interventions humaines sont, par nature, sujettes aux erreurs sur l’ensemble des processus comptables. Parce que nous ne sommes pas des robots et que, comme le dit le dicton, « l’erreur est humaine » ! ✒️
Automatiser ces tâches manuelles permet de supprimer les opérations à l’origine d’un grand nombre d’erreurs : saisie, calculs… De plus, cela permet l’intégrité et la qualité des informations reprises dans les rapports présentés à l’équipe dirigeante.

Gagner du temps

Par définition, automatiser la comptabilité et faire réaliser ces tâches par des logiciels revient à faire gagner du temps aux équipes : finie la saisie, la re-saisie, les corrections et la manipulation de papier. 🥳
L’automatisation d’opérations rébarbatives est également un bon moyen de renforcer la motivation des salariés ! Par la suppression de tâches à faible valeur ajoutée, les équipes comptables peuvent davantage se consacrer à de la vérification et à des tâches plus valorisantes et stimulantes.

Cette transition requiert néanmoins un certain temps, consacré à la conduite du changement, d’autant plus que certaines habitudes peuvent être très ancrées. Pour autant, cette nouvelle priorisation des activités apporte une réelle plus-value à l’entreprise qui tire bénéfice des compétences acquises par l’équipe comptable.

Centraliser les informations

L’idéal pour une solution d’automatisation est de regrouper les informations dans une base de données unique. Cela requiert d’opter pour une solution de gestion comptable adaptée à l’entreprise, ses besoins et son fonctionnement.
Plusieurs critères et étapes sont à prendre en compte :

• Les principales caractéristiques de l’entreprise. Cela dépend de sa taille, du nombre de postes à équiper, des questions du paramétrage et de la maintenance du réseau.
• Le secteur d’activité est aussi primordial. Une entreprise de restauration n’aura pas les mêmes besoins qu’une entreprise du bâtiment.
• De ces caractéristiques découle la définition des besoins et du budget à consacrer au projet. Le logiciel doit-il gérer la comptabilité, mais aussi la gestion commerciale, l’établissement des bulletins de paie, la gestion de la facturation et des immobilisations ?

Une fois toutes les informations de l’entreprise centralisées, il est possible de générer des rapports personnalisés. C’est une aide précieuse à la prise de décision qui extrait les données les plus pertinentes et les plus précises en temps réel.

Renforcer la collaboration entre les salariés

La collaboration entre les services et intervenants dans un processus est un élément essentiel d’efficience et d’efficacité de l’entreprise. Un logiciel de dématérialisation ou encore un ERP permettent à ce titre de renforcer la collaboration de plusieurs manières. En effet, ce type de logiciel évite le travail en silo et permet par exemple un suivi partagé et en temps réel des informations par les personnes concernées. L’information partagée évite aussi les nombreux échanges de données papiers entre collègues, ce qui permet de gagner beaucoup de temps et évite les erreurs.

Ces logiciels innovants fonctionnent par ailleurs par l’attribution de profils d’accès à chaque utilisateur selon ses besoins et accréditations. C’est aussi un facteur très important de la sécurité des données. De plus, les opérations comptables peuvent être suivies sur plusieurs supports, comme les mobiles, ce qui permet un accès aux informations 24 h/24.

Optimiser les processus d’affaires

Mettre en place un ERP et le connecter à son outil de dématérialisation est une manière infaillible d’accroître l’efficience des processus comptables :

• Amélioration des relations avec les fournisseurs grâce à une meilleure visibilité obtenue par la facturation électronique ;
• Paiements rapides qui évitent les pénalités ;
• Gestion améliorée des budgets 💰

Diminuer les coûts

Ceci est le résultat final tiré des avantages décrits précédemment. Et on le sait, la réduction des coûts est un enjeu important pour toute entreprise. L’optimisation des processus dont la dématérialisation des documents comptables, l’amélioration de la communication entre les équipes, les opérations conduites selon la réglementation et la suppression des erreurs dues aux manipulations humaines font baisser mécaniquement les coûts. Le processus comptable optimisé et accéléré permet donc la réduction des frais administratifs inhérents à une organisation traditionnelle des opérations.

Ainsi, l’automatisation des processus comptables ne supprime pas le rôle des équipes comptables, mais le fait évoluer. Ouf 😅
Et oui, ces logiciels ne prennent la place de personne mais deviennent un excellent allié ! Tout ça grâce à l’amélioration des performances obtenues par l’automatisation : limitation des erreurs, gains de temps, centralisation des informations, amélioration de la collaboration entre collègues, optimisation du processus d’affaires avec, comme résultat final, la diminution des coûts.