Le blog

Comment choisir un processus d’automatisation de la comptabilité ?

03 novembre 2022 | Comptabilité / Gestion

Par Arnaud Delastre
Associé et chef de projets clients
Comptable souriant

La comptabilité est un domaine d’activité qui amène traditionnellement les opérateurs à réaliser des tâches manuelles basiques, voire répétitives. Dans ce contexte, l’intervention humaine, les allers-retours entre services sont facteurs de risques d’erreurs et de perte de temps. Toutefois, il existe à présent sur le marché des solutions d’automatisation de la comptabilité qui suppriment l’intervention humaine et donc le risque d’erreurs. Gains de temps et d’argent, l’automatisation répond à de nombreuses problématiques d’une comptabilité moderne.

L’automatisation de la comptabilité : de quoi parle-t-on ?

Qu’est-ce que l’automatisation en comptabilité ?

L’automatisation d’un processus comptable permet de diminuer le recours à la saisie manuelle des opérations pour les remplacer par des process automatiques. Ces derniers concernent tant les tâches basiques de la saisie comptable que les différents services de l’entreprise (bons de commande, gestion des stocks, devis, facturation, paie…). Autant de tâches chronophages qu’il convient d’automatiser.

La saisie comptable ou l’enregistrement comptable en particulier sont à la base de la comptabilité. Elle est déterminante dans la mesure où elle se traduit dans les états financiers de l’entreprise : bilan, compte de résultat et leur justification. Il s’agit notamment :

  • De l’enregistrement des factures d’achat et de ventes ;
  • De l’enregistrement des écritures de paie ;
  • De l’enregistrement des relevés bancaires ;
  • Etc.

Les principaux avantages titrés de l’automatisation comptable

Ces avantages concernent tant les entreprises qui tiennent elles-mêmes leur comptabilité que celles qui ont recours à un expert-comptable. Cette démarche permet de gagner du temps pour se centrer sur des tâches à plus forte plus-value : reporting personnalisé pour faciliter la prise de décision des dirigeants, conseils, amélioration du suivi de la relation client et des comptes fournisseurs…

De plus, l’automatisation comptable réduit le risque d’erreurs induit par l’intervention humaine (recopie des informations, doubles saisies, etc.). En outre, les solutions d’automatisation permettent le plus souvent de centraliser les informations. L’avantage est un accès à l’information à jour en temps réel comme l’état de la trésorerie.

L’automatisation des tâches comptables joue également un rôle important dans le service à la clientèle. L’automatisation du service client permet d’augmenter le niveau de satisfaction des acheteurs et partenaires en simplifiant les procédures administratives.

Par ailleurs, les progiciels en mode SaaS (Software as a Service) sauvegardent les données dans le Cloud, ce qui évite à l’entreprise de réaliser elle-même l’archivage. De plus, les mises à jour sont assurées par l’éditeur.

À quelles entreprises s’adresse l’automatisation de la comptabilité ?

La démarche concerne les entreprises pour lesquelles la réglementation impose de tenir une comptabilité, c’est-à-dire la quasi-totalité des entreprises, de la TPE à la firme multinationale. Les solutions d’automatisation ne seront toutefois pas les mêmes selon la taille de l’entreprise, de leur régime fiscal ou de leur statut juridique. Certaines ont intérêt à automatiser un maximum d’opérations alors que d’autres pourront se contenter des écritures les plus sensibles ou les plus fastidieuses. Un rapport coût / avantages est ainsi à réaliser avant d’opter pour une solution d’automatisation.

Automatisation de la comptabilité : les différents moyens

La centralisation des données comptables

L’idéal pour une solution d’automatisation est de regrouper les informations dans une base de données unique. Le dispositif comportera des modules alimentés par une seule source d’information.

Cela requiert d’opter pour une solution de gestion comptable adaptée et complète pour chaque entreprise. De cette problématique découle le choix de son équipement informatique et de son logiciel de gestion comptable. Plusieurs critères et étapes sont à prendre en compte :

  • Les principales caractéristiques de l’entreprise. Cela dépend de sa taille, du nombre de postes à équiper, des questions du paramétrage et de la maintenance du réseau.
  • Le secteur d’activité est aussi primordial. Une entreprise de restauration n’aura pas les mêmes besoins qu’une entreprise du bâtiment.
  • De ces caractéristiques découle la définition des besoins et du budget à consacrer au projet. Le logiciel doit-il gérer la comptabilité, mais aussi la gestion commerciale, l’établissement des bulletins de paie, la gestion de la facturation et des immobilisations ?

Par exemple, une petite entreprise qui tient elle-même sa comptabilité, confectionne ses devis et factures aura intérêt à opter pour un logiciel couplant la tenue de la comptabilité et la gestion commerciale. Quant aux plus grandes entreprises, elles choisissent le plus souvent un progiciel de gestion intégré (PGI ou ERP selon l’acronyme anglais) comportant plusieurs applications informatiques : enregistrement des approvisionnements, tenue des stocks, des ventes, opérations relatives à la paie, etc.

Le traitement des factures sur le plan comptable

Les factures d’achats

En règle générale, les sociétés moyennes ou de grande taille comprennent plusieurs services ou départements (achat, stocks, marketing, commandes fournisseurs…). Ces derniers interviennent chacun à leur tour dans des processus particuliers. À titre d’exemple, un département peut être chargé de commander les matières premières pour la fabrication d’un produit, un autre aura pour mission de les réceptionner, un autre de recevoir puis valider les factures. Dans cette situation, le système d’information doit être en mesure de garantir une parfaite traçabilité des informations.

Cette situation plaide pour le choix d’une solution élaborée qui traitera l’ensemble de ces opérations, de la gestion des bons de commande à l’intégration automatique des factures en comptabilité. S’agissant des petites entreprises, il existe des logiciels permettant de gérer les approvisionnements et les stocks. Pour les entreprises de plus grande taille, le PGI est en général la solution adéquate.

De plus, les logiciels sont souvent dotés d’une fonctionnalité permettant la reconnaissance de données et de documents grâce à la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères).

Les factures de ventes

Il s’agit de la même logique que celle des factures d’achats. La solution choisie doit être en mesure de gérer les opérations de création des devis, de les transformer en bons de commande et en factures de ventes. Ces dernières seront ensuite déversées en comptabilité.

Ces différentes opérations pourront être traitées par un logiciel de gestion commerciale ou un PGI.

L’automatisation du traitement de la paie et de son enregistrement comptable

Cette solution intégrée s’adresse aux entreprises qui assurent elles-mêmes les opérations de paie et celles relatives aux charges sociales. À ce titre, de nombreux produits permettent l’enregistrement des écritures dans le bon journal comptable.

L’automatisation du traitement des relevés bancaires

Cette opération est possible avec certains logiciels qui permettent l’intégration automatique des relevés en comptabilité. Les informations bancaires sont recueillies et comptabilisées automatiquement, sans intervention humaine. Il s’agit d’un procédé nommé ETEBAC (échange télématique banque-clients).

Le logiciel doit néanmoins être bien paramétré pour que les écritures soient correctement affectées dans les comptes avec la répartition possible des montants hors taxe et la TVA.

Ainsi, la fonction comptable comprend de manière transverse une grande partie des services d’une entreprise. L’automatisation de la comptabilité offre donc de nombreux bénéfices. Dans ce contexte, le rôle de comptable évolue vers des tâches à plus forte valeur ajoutée comme le reporting, le conseil ou la surveillance des comptes.

Arnaud Delastre
Par Arnaud DelastreAssocié et chef de projets clients

Associé et chef de projets clients depuis plusieurs années au sein de Deltic, j’accompagne les clients dans leur projet de dématérialisation. De la configuration, à la personnalisation, à l’installation de votre outil GED, au suivi et à l'évolution de votre projet, nous mettons un point d'honneur à vous satisfaire et vous faire vivre la meilleure expérience client. Les logiciels de dématérialisation et de GED n'ont plus aucun secret pour moi.

SES AUTRES ARTICLES

Tout voir

Ces articles peuvent également vous intéresser

Revenir en haut

© 2021 - Fait avec à La Rochelle Mentions légales - Données personnelles et cookies

Veuillez remplir tous les champs obligatoires.
L'email est invalide.
Deltic