Réussir son projet de dématérialisation des factures fournisseurs !

La dématérialisation des factures fournisseurs s’impose de plus en plus comme une étape cruciale dans la modernisation des processus financiers des entreprises.

Nous les avons évoqués dans un précédent article, les avantages financiers, opérationnels et écologiques associés à cette transition électronique ne sont plus à prouver.

Cependant, le succès d’un tel projet repose sur une planification minutieuse, une compréhension approfondie des besoins de l’entreprise, et une mise en œuvre bien stratégique. 💡

Dans cet article, nous allons explorer les étapes clés pour garantir le succès de votre projet de dématérialisation des factures fournisseurs.
De la compréhension des enjeux à la mise en place d’une sécurité robuste pour vos données, découvrons ensemble les secrets d’une transition réussie. 🔎

Qu’est-ce que la dématérialisation d’une facture fournisseur ?

Commençons par le commencement…

Dématérialiser une facture, c’est transformer une facture au format papier en un format numérique.

Pour faire simple, le format électronique convertit les informations présentes sur la facture en données numériques, facilitant ainsi leur gestion et leur traitement au sein d’un système informatisé.

Concrètement, la dématérialisation permet aux entreprises d’éliminer les supports papiers et favorise le traitement automatisé des factures. 🚀

Voici les principales caractéristiques de la dématérialisation des factures fournisseurs :

📧 Format numérique : facture électronique de type Factur-X, EDI…

🔗 Automatisation des processus : réception facture, archivage, validation, paiement

💻 Accessibilité en ligne : document consultable depuis n’importe quel appareil

📄 Réduction de l’utilisation du papier : plus d’impression et de traitement manuel

🔐 Sécurité des Données : cryptage et protection

⚖️ Conformité Réglementaire : conservation et traitement réglementés

Pourquoi dématérialiser les factures fournisseurs ?

C’est LA première question que chaque entreprise devrait se poser.

Au-delà de la tendance, il est crucial de comprendre la nécessité de dématérialiser une facture et que les motivations de ce changement soient bien fondées.

Pour vous aider à y voir plus clair, on vous a préparé les éléments de réponse à cette fameuse question :

📈 gain de productivité : élimination des tâches manuelles et répétitives des entreprises. Focus sur des tâches à forte valeur ajoutée

✖️ réduction des erreurs humaines : automatisation des processus et suppression de la double saisie de facture pour améliorer la précision

💰 réduction des coûts : fini les impressions, le stockage physique et la gestion manuelle des documents

⌛ gain de temps : la facturation électronique et l’automatisation des processus permet de réduire considérablement le temps de traitement d’une facture et donc, d’accélérer le cycle de traitement global des entreprises

🤝 meilleure relation avec les fournisseurs : en simplifiant le processus de validation des factures, les délais de paiement sont réduits, renforçant ainsi les relations.

⚖️ conformité : intégrer une solution de dématérialisation permet de répondre aux réglementations en matière de gestion des documents financiers (Piste d’Audit Fiable, loi sur la facturation électronique obligatoire…)

🍃 réduction de l’empreinte carbone : facturation électronique = moins de papier = moins de déchets !

🔐 archivage simple et sécurisé : traçabilité des données, intégrité et lisibilité des documents

Comment évaluer les besoins de l’entreprise ?

Avant de se lancer dans la dématérialisation, une analyse approfondie des processus actuels de gestion des factures s’impose !

➡️ Identifiez les points faibles, les inefficacités et les possibilités d’amélioration.
Cette évaluation vous permettra de définir clairement les besoins spécifiques de votre entreprise et de garantir que la solution choisie réponde correctement à ces exigences.

Chaque entreprise a des objectifs uniques en matière de dématérialisation des factures.

Il peut s’agir de réduire les délais de traitement, de renforcer la collaboration avec les fournisseurs ou encore de supprimer les tâches chronophages au profit de tâches de contrôle et d’analyse.
En identifiant ces objectifs spécifiques, vous pourrez orienter votre projet de manière à atteindre des résultats concrets et mesurables.

La dématérialisation peut en effet aller loin dans l’automatisation comme par exemple la dématérialisation comptable, la dématérialisation des factures et la comparaison des montants, l’export BAP, la signature électronique, le rapprochement des bons de livraison et des factures fournisseurs etc.

Quels critères utiliser pour choisir une solution de dématérialisation ?

Le marché propose de nombreuses solutions de dématérialisation, chacune avec ses propres caractéristiques. Voici quelques critères qui vous aideront à faire le choix de votre solution de dématérialisation :

▶️ la réputation de l’éditeur : il est important de s’assurer que le professionnel en question soit en mesure d’assurer la traçabilité et la sécurité de vos données. La notoriété et le nombre de clients sont de bons indicateurs.

▶️ la compatibilité de l’outil avec votre environnement logiciel existant (ERP, logiciel comptable, CRM, logiciel de paie etc.) afin de mettre en place des passerelles et d’automatiser un maximum de processus.

▶️ l’accessibilité en mobilité : aujourd’hui, de nombreuses solutions permettent de travailler de n’importe où, facilitant ainsi les déplacements et le télétravail.

▶️ l’ergonomie de l’outil : son interface doit être intuitive pour que vos collaborateurs le prennent en main le plus rapidement et facilement possible.

▶️ le temps de déploiement : les solutions en Saas ou Cloud sont plus faciles à déployer puisqu’elles ne requièrent pas d’installation sur vos postes de travail ou serveurs.

▶️ l’accompagnement : la mise en place d’un logiciel de dématérialisation factures fournisseurs nécessite une grande implication des deux parties. Il est important d’être bien accompagné et ce, même après l’installation. Votre choix devra se porter sur un partenaire qui cernera vos besoins, qui personnalisera la solution pour y répondre et qui vous garantira une relation sereine sur le long terme.

▶️ le prix de la solution : on estime le prix d’une facture fournisseur papier entre 13 et 15€. Passer à la facture électronique et automatiser sa réception et son traitement permet d’en réduire le coût. Calculez votre retour sur investissement.

Quelles sont les grandes étapes pour réussir son projet de dématérialisation des factures fournisseurs ?

Pour que votre passage à la dématérialisation soit un franc succès, il est indispensable de bien le planifier en amont.

Voici les grandes étapes à prendre en compte :

1️⃣ Définir vos besoins et objectifs. Pour cela, répondez à la question “Pourquoi dématérialiser ses factures fournisseurs” avec l’aide des avantages cités plus haut.

2️⃣ Choisir la solution adaptée en tenant compte des critères de sélection évoqués précédemment. Cette étape est cruciale pour la suite des étapes à suivre. Il est indispensable d’être accompagné par un partenaire de confiance pour établir un calendrier réaliste depuis la sélection de la solution jusqu’à la formation des équipes.

3️⃣ Planifier le déploiement du projet. Avec l’aide du prestataire choisi, élaborez un plan détaillé incluant les étapes de mise en œuvre, les délais, les responsabilités de chaque intervenant.

4️⃣ Personnalisez la solution. Veillez à adapter l’outil à vos besoins spécifiques et à l’intégrer à vos logiciels pour une utilisation fluide et optimale.

5️⃣ Déployez progressivement. Si cela est nécessaire (tout dépend de la taille de votre entreprise), déployez la solution petit à petit, en commençant par une période de test dans le service comptabilité par exemple.

6️⃣ Formez les utilisateurs. Pour une adoption réussie, tous les utilisateurs finaux doivent suivre une formation approfondie.

7️⃣ Suivez et évaluez. Assurez-vous d’avoir un support à l’écoute et réactif pour toutes vos interrogations, et identifiez ensemble les opportunités d’optimisation de votre solution.

Comment encourager l’adoption de la dématérialisation des factures ?

Vos besoins sont clairement identifiés, vous avez choisi votre partenaire, l’outil est installé… Parfait, votre projet de dématérialisation des factures fournisseurs est réussi !

Enfin presque… il vous reste une étape indispensable pour que le projet fonctionne dans le temps : l’adoption !

Nous l’avons évoqué juste au dessus, l’adoption de la solution par vos collaborateurs est LA clé pour que ce projet dure dans le temps. 🗝️

Cette étape démarre bien avant l’étape 1, et durera bien après l’étape 7…

On vous a préparé quelques conseils pour y parvenir :

✅ Communiquez les avantages de dématérialiser auprès de vos équipes (réduction des coûts, efficacité opérationnelle, réduction des erreurs, impact environnemental…). N’hésitez pas à vous appuyer sur des exemples concrets d’entreprises qui ont réussi !

✅ Impliquez les parties prenantes dès les premières étapes du projet. Sollicitez leur avis, tenez compte de leurs besoins. Fédérer votre équipe autour d’un projet commun.

✅ Facilitez l’expérience utilisateur : assurez-vous que la solution de dématérialisation soit conviviale et intuitive. Le traitement des factures doit être simple.

✅ Formez les utilisateurs de manière approfondie. N’hésitez pas à fournir des ressources ou guides pratiques accessibles en cas de doute.

✅ Fournissez un support continu : assurez-vous que les utilisateurs ont facilement accès à l’assistance technique en cas de difficultés.

✅ Challengez les équipes sur le changement : la réduction du papier, l’impact environnemental… Célébrez les progrès réalisés liés à l’adoption de la dématérialisation.

✅ Collectez des retours pour envisager des améliorations : restez à l’écoute et favorisez la communication

✅ Créez une culture du changement : valorisez l’innovation et l’amélioration continue

Une fois de plus vous l’aurez compris, la dématérialisation des factures fournisseurs est bien plus qu’une simple transition technologique. C’est un processus stratégique qui peut transformer fondamentalement le fonctionnement de votre entreprise. Par exemple, vous pourrez y intégrer le stockage des documents de votre concessionnaire automobile afin d’y éviter de perdre vos documents précieux dans l’atelier !

Pour y parvenir sereinement, prenez le temps. ⌛

Le temps de comprendre votre fonctionnement, votre gestion actuelle

Le temps d’informer vos équipes, de les sensibiliser aux gains liés à la facturation électronique et la protection des données

Le temps de choisir un partenaire fiable pour vous accompagner dans cette transition numérique

Le temps de modeler la solution selon vos besoins, d’automatiser vos processus

Le temps de former vos équipes à son utilisation

Le temps de faire toujours mieux

En suivant ces étapes clés, vous serez mieux préparés pour surmonter les défis et maximiser les avantages de cette évolution incontournable.

En résumé, si vous voulez moderniser votre gestion des factures, gagner en efficacité, en rapidité et en précision tout en adoptant des pratiques respectueuses de l’environnement…Dématérialisez vos factures fournisseurs ! 😉

Chez Deltic, c’est notre métier d’être votre partenaire de confiance dans ce changement. 🤝