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Comparez automatiquement vos montants facturés

03 janvier 2024 | Comptabilité / Gestion

Par Arnaud Delastre
Associé et chef de projets clients
Comparaisons montants fonctionnement

La gestion des factures fournisseurs en entreprise peut parfois ressembler à une équation complexe, mais avec les outils appropriés, elle devient un jeu d’enfant.🎳
Pour ceux qui nous lisent régulièrement, vous savez que chez Deltic, nous sommes passionnés par la simplification des processus. En plus d’accompagner nos clients dans leur projet de dématérialisation de documents grâce à nos solutions ged, nous leur proposons également de se simplifier la vie grâce à l’automatisation des process du quotidien.

Dans cet article, plongeons-nous dans l’univers de la comparaison de montants facturés avec Deltic, et découvrez comment cette approche innovante peut révolutionner la façon dont vous gérez vos finances.

Pourquoi dématérialiser ses factures fournisseurs ?

Qu’on soit bien d’accord, la comparaison de montants n’est possible que si vos factures et vos bons de commandes sont dématérialisés et déposés dans votre logiciel de ged !
Alors avant de parler de ce processus extraordinaire ✨, rien de tel qu’une petite piqûre de rappel !
On vous l’a dit, redit et répété… La première étape vers une meilleure gestion des factures consiste à adopter un logiciel de dématérialisation ! Il n’y a pas de secret, pour être efficace, il faut commencer par mettre fin aux papiers éparpillés sur le bureau et dire adieu aux montagnes d’archives ! On numérise, on digitalise, on dématérialise !!! 🚀

Passer à la dématérialisation présente de nombreux avantages. Ceux qui nous lisent régulièrement les connaissent sans doute déjà par coeur, mais pour les autres, voici les principaux :

💰 Réduction des coûts : en passant à la dématérialisation de vos documents, vous supprimez les dépenses liées à l’impression et aux frais postaux.

📜 Diminution des risques : stocker les documents de votre entreprise sur une solution ged vous permet de supprimer les risques de perte ou de dégradation des documents papiers liés à l’archivage physique.

🔎 Recherche simplifiée : en optant pour le format électronique, vous retrouvez vos documents en 1 clic grâce à la recherche intelligente : une date, un nom, une référence… qu’il s’agisse d’une facture client, d’un contrat, d’une facture fournisseur ou bien d’un bon de commande, la recherche multi-critères vous facilite la tâche et préserve votre patience !

🔗 Gain de temps : Deltic vous permet d’automatiser les processus liés à votre gestion des factures fournisseurs : passerelle comptable, workflow de validation, comparaison des montants, signature électronique ou encore rapprochement bancaire… autant de tâches manuelles du quotidien qui peuvent être automatisées pour gagner un temps précieux.

Suppression des erreurs humaines : parce que nous ne sommes pas des robots, le risque zéro n’existe pas lorsque l’on saisit et re-saisit des données à longueur de temps. Fort heureusement, l’automatisation de ces tâches chronophages vous permet de travailler plus sereinement et de consacrer votre temps à de l’analyse approfondie.

🔐 Sécurisation des données : intégrer un outil de dématérialisation avec Deltic, c’est mettre vos données en sécurité grâce au numérique. Nos solutions ged telles que Zeendoc par exemple, sont conçues pour préserver la confidentialité et la valeur des documents et informations que vous y déposez.

⚖️ Conformité : aujourd’hui, un document électronique peut avoir autant de valeur qu’un document papier à condition d’être traité de façon à garantir sa valeur légale. Les outils de dématérialisation que propose Deltic vous permettent de rester en conformité et également de répondre aux enjeux de la loi sur la facturation électronique obligatoire.

Et j’en passe…

Vous l’aurez compris, adopter une solution de dématérialisation peut sembler être un projet d’envergure et pourtant, tous ces changements visent à vous permettre de travailler plus sereinement.
Notre mission : vous aider à en finir avec les tâches répétitives et vous faire gagner un temps précieux !
Retrouvez ici tous nos conseils pour dématérialiser les factures fournisseurs.

Une fois vos documents au format électronique, vous pouvez aller plus loin en automatisant certains de vos processus complexes pour encore plus de productivité !
Parmi eux, la comparaison des montants facturés : ça y est, on y vient ! ⌛

Qu’est-ce que la comparaison des montants facturés ?

La comparaison des montants facturés est un processus visant à vérifier et mettre en lien les montants indiqués sur les factures fournisseurs et les montants prévus.

Cette étape est cruciale dans la gestion financière des entreprises puisqu’elle permet de détecter d’éventuelles erreurs dans les transactions commerciales.

Plus concrètement, voici quelques aspects clés de la comparaison des montants facturés :

▶️ Concordance avec les commandes : On vérifie si les montants facturés correspondent aux quantités et aux prix convenus dans les commandes d’achat.
Cette étape permet d’éviter les erreurs de facturation et de s’assurer que les produits ou services reçus correspondent à ce qui a été commandé.

▶️ Vérification des tarifs et des conditions contractuelles : Il s’agit de s’assurer que les tarifs convenus et les conditions spécifiées dans les contrats sont respectés. Concrètement, cette étape comprend la vérification des remises, des rabais ou des frais supplémentaires qui pourraient influencer les montants facturés. 🔎

▶️ Contrôle des taxes et des frais : La comparaison des montants facturés comprend également la vérification des taxes applicables et des frais connexes. Les entreprises doivent garantir que les montants facturés reflètent correctement les obligations fiscales et les frais associés.

▶️ Élimination des doublons : La comparaison permet de détecter les factures en double, évitant ainsi tout paiement excessif ou en double pour les mêmes biens ou services. 💸

▶️ Validation des services rendus : Pour les services, la comparaison inclut souvent la validation des heures travaillées, des taux horaires et d’autres détails liés à la prestation de services.

En résumé, la comparaison des montants facturés est une étape fondamentale pour garantir l’exactitude des transactions financières, minimiser les risques d’erreurs et assurer une gestion efficace des dépenses au sein d’une entreprise.

Il va sans dire que le contexte actuel marque un tournant dans la gestion globale des entreprises. La numérisation quasi totale implique de nouvelles manières de travailler et vise à capitaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. ✨

Les solutions ged comme celles que Deltic propose permettent d’automatiser et de faciliter de nombreuses tâches comme la comparaison des montants facturés.
Ces outils utilisent l’intelligence artificielle et l’automatisation pour accélérer les processus, minimiser les erreurs humaines et assurer une plus grande précision.
Intrigant, non ? 👀

Comment fonctionne la comparaison de montants facturés avec Deltic ?

Maintenant que vous avez compris la théorie, place au concret !

Après réception d’une facture fournisseur, vous devez systématiquement vérifier que son montant correspond à la commande initiale avant de procéder au règlement.

Avant la dématérialisation, il aurait fallu ressortir vos dossiers, retrouver la commande en question et la comparer avec la facture reçue. Une tâche pas toujours facile et qui demande du temps.

Maintenant que vous êtes super bien équipés avec votre logiciel ged, il vous suffit d’intégrer votre facture dans la solution et d’aller chercher (en 2 clics) la commande correspondante pour vérifier que le montant facturé soit exact.

Et si je vous disais que vous pouvez même aller jusqu’à automatiser cette action ?

Je vous explique : ⬇️

✅ votre bon de commande est déposé dans le logiciel ged

✅ à son tour, votre facture est intégrée au logiciel dès réception

Pour contrôler automatiquement le montant pied de page de la facture, on utilisera le numéro de commande présent dans le corps de celle-ci, pour faire le lien avec la commande initiale.

Un automatisme va alors déclencher la comparaison pour mettre à jour un statut de rapprochement :

✅ “Rapproché automatiquement OK” si le montant de la facture est identique à la somme des montants des commandes liées

❌ “À rapprocher manuellement” si une erreur a été détectée (litige, régularisation…)

Ce module peut être adapté pour comparer les commandes et factures/devis ou bien les factures et BL/réception.

Alors, pas mal non ? 🤩

Quels sont les avantages du module de comparaison automatique des montants facturés ?

Nous avons déjà abordé les nombreux avantages de se lancer dans un projet de dématérialisation pour une entreprise. Concentrons nous maintenant sur les principaux avantages que peut offrir le module de comparaison automatique des montants facturés avec Deltic 🔎

▶️ Gain de temps : C’est le propre de la dématérialisation, et pour cause, l’automatisation du processus de comparaison permet de gagner un temps considérable par rapport à une vérification manuelle. Les logiciels dédiés peuvent traiter de grandes quantités de données en un temps record 🚀, libérant ainsi les équipes financières pour des tâches plus stratégiques.

▶️ Réduction des erreurs humaines : Nous l’avons évoqué un peu plus haut, les solutions de dématérialisation éliminent en grande partie les risques d’erreurs humaines associées à la saisie manuelle des données.
De quoi vous garantir une plus grande précision dans la comparaison des montants facturés et beaucoup moins de risques de paiements incorrects.

▶️ Détection rapide des anomalies : Les systèmes automatisés peuvent rapidement repérer des écarts, des doublons ou des incohérences dans les montants facturés. 👀
Une aubaine pour les entreprises (et leurs comptes bancaires) puisque cela permet d’identifier rapidement des problèmes potentiels et de prendre des mesures correctives.

▶️ Optimisation des processus : L’automatisation permet d’optimiser l’ensemble du processus de comparaison des montants facturés, de la réception des factures à la validation des paiements. Ainsi, votre gestion est plus fluide et vos actions plus ciblées.

▶️ Conformité accrue : En automatisant la comparaison des montants facturés de votre entreprise, vous respectez mieux les conditions contractuelles, les politiques internes et les obligations fiscales. Vous renforcez ainsi votre conformité réglementaire et réduisez les risques liés à des erreurs de traitement.

▶️ Économies financières : Autre avantage et pas des moindres, l’automatisation contribue à la réduction des coûts opérationnels associés à la gestion manuelle des factures. En évitant les paiements en double, les erreurs de facturation et les retards de traitement, les entreprises peuvent réaliser des économies financières significatives. 💸

▶️ Analyse des tendances et reporting : Enfin, profitez de fonctionnalités avancées d’analyse des données comme la génération de rapports personnalisés grâce aux solutions de dématérialisation. Un bon moyen d’obtenir des indices précieux sur les dépenses et les relations avec les fournisseurs.

En résumé, la comparaison automatique des montants facturés avec un logiciel ged est devenue un élément clé de la gestion financière moderne au sein des entreprises.

Efficacité opérationnelle, précision, conformité et économies financières sont autant d’avantages qui devraient vous convaincre de démarrer votre projet de dématérialisation.

Pourquoi confier votre projet de dématérialisation à Deltic ?

En tant qu’experts dans le domaine depuis plus de 10 ans, nous avons mis au point une méthode bien rodée pour accompagner nos clients dans leur projet de digitalisation.

On vous explique : ⬇️

Comprendre vos processus : avant de démarrer un projet, il est impératif de savoir dans quelle direction se diriger. Pour ça, nous réalisons un audit : vous nous expliquez votre fonctionnement pour que l’on comprenne au mieux votre gestion documentaire.

🔎Identifier vos besoins et vos tâches automatisables : une fois votre fonctionnement compris, nous identifions les tâches et les processus que l’on peut automatiser pour vous faire gagner du temps.

💻Démonstration du logiciel adapté à vos besoins : nous programmons un rendez-vous dédié à la démonstration en live du la solution choisie (Zeendoc par exemple), avec un processus automatisé qui répond aux besoins de votre organisation.

👩‍💻Intégration de la solution ged à votre environnement : une fois choisi, nous paramétrons le logiciel et ses modules et le connectons à vos outils déjà en place (ERP, logiciel comptable, logiciel de facturation, solution de paiement… consultez ici la liste des logiciels compatibles) pour simplifier votre gestion et la circulation de vos informations.

Nous formons ensuite les futurs utilisateurs.

🤝Un chargé de projet dédié : dès le démarrage, vous bénéficiez d’un suivi personnalisé de votre évolution et de vos éventuels nouveaux besoins. Nos équipes sont à l’écoute de chacune de vos demandes.

🚀Un pari gagnant ! Vous pouvez enfin vous concentrer sur l’essentiel : votre temps est préservé, vos processus et votre traitement sont accélérés et vos risques d’erreurs ont disparu… de quoi entretenir de belles relations avec vos fournisseurs, vos clients mais aussi d’assurer à vos équipes des conditions de travail stimulantes !

Petit bonus : avec Deltic vous vous préparez également à la future loi sur la facturation électronique obligatoire !

Alors, convaincus ??? 😉

Qu’on se le dise: la facturation électronique ça change la vie! Et plus largement, la gestion numérique des documents d’une entreprise est une valeur plus que sûre.
En plus de permettre le gain de temps dont on parle souvent, la dématérialisation offre aux entreprises la possibilité de redonner du sens aux actions du quotidien.

Il va sans dire que la saisie multiple, les vérifications fastidieuses et la manipulation de documents papiers sont des tâches vraiment chronophages qui peuvent ternir le quotidien.

Chez Deltic, la quête de sens est un mantra. On l’applique en interne, parce que nous sommes convaincus de son pouvoir sur le quotidien; et c’est la raison pour laquelle nous avons tant à cœur d’aider nos clients à ce sujet.

On n’imagine pas tout le temps perdu dans le traitement de tâches à faible valeur, ni la morosité qui peut s’installer dans le quotidien de ceux qui en ont la charge.

Digitaliser son entreprise avec un logiciel GED, c’est permettre à ses équipes de se concentrer sur des missions de sens comme l’analyse ou le reporting, c’est aussi faciliter et accélérer ses prises de décisions grâce à des rapports précis et de la donnée en temps réel.

En démarrant un projet de dématérialisation, vous adoptez une nouvelle gestion, plus fluide et moderne. C’est une démarche qui doit être pensée en amont, réfléchie et adoptée par tous les acteurs.

Bien que ce ne soit pas une tâche facile, la digitalisation a déjà fait ses preuves et ne cesse d’évoluer pour permettre aux entreprises de simplifier leur gestion documentaire.

Pour mener à bien ce projet, il est évidemment très important de se faire (bien) accompagner. Alors si vous êtes prêts à changer votre quotidien, nous sommes prêts à vous y aider ! 😉

 

Arnaud Delastre
Par Arnaud DelastreAssocié et chef de projets clients

Associé et chef de projets clients depuis plusieurs années au sein de Deltic, j’accompagne les clients dans leur projet de dématérialisation. De la configuration, à la personnalisation, à l’installation de votre outil GED, au suivi et à l'évolution de votre projet, nous mettons un point d'honneur à vous satisfaire et vous faire vivre la meilleure expérience client. Les logiciels de dématérialisation et de GED n'ont plus aucun secret pour moi.

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