Comment comptabiliser vos notes de frais ?

La gestion des notes de frais est un élément important dans la comptabilité d’une entreprise mais malheureusement, souvent perçue comme complexe et ennuyante, elle contribue à une gestion financière plus transparente.
Elle est souvent contrôlée par l’administration fiscale pouvant mener à de lourdes sanctions. Si vous êtes arrivés ici, c’est que vous cherchez comment bien les rédiger, comment les enregistrer et les déclarer ? Ne vous inquiétez pas, on vous explique tout ce qu’il faut savoir pour bien comptabiliser vos notes de frais 🤝

Qu’est-ce qu’une note de frais

Lorsque vous effectuez une dépense avec vos fonds personnels durant votre activité professionnelle. Vous devez récupérer la preuve de l’achat afin d’en faire valoir un remboursement par l’entreprise (facture, reçu, ticket…).
On appelle cela une note de frais qui correspond à un document rempli par le salarié et remis à son employeur. La note de frais comporte des éléments tels que les frais de repas, frais kilométriques, frais d’hébergement, frais de déplacement et autres dépenses liés aux activités professionnelles.

Chaque note de frais doit être effectuée si elle est justifiée par l’intérêt de l’entreprise et qu’elle correspond aux critères de la politique d’entreprise. Ces informations doivent être inscrites dans un document officiel de l’entreprise tel que la convention collective ou dans une politique d’encadrement.

Petite exception pour les auto-entrepreneurs, vous ne pouvez pas bénéficier du remboursement des frais professionnels car ils bénéficient d’un abattement forfaitaire applicable sur le chiffre d’affaires.

Les différentes types de notes de frais

Les frais de repas

Comme cité précédemment, il peut y avoir des notes de frais comme principalement les frais liés au repas lorsque l’employé est obligé de se restaurer sur son lieu de travail. Les repas peuvent être dans un restaurant, au supermarché, boulangerie ou autre moyen de s’approvisionner.🍽️La justification se fait de préférence par un reçu, ticket ou facture.
Il est tout à fait possible d’inviter d’autres personnes durant son repas si cela est justifié par leur noms, profession et le nom de la société.

Les frais kilométriques

Ensuite, nous avons les frais liés au déplacement appelés frais kilométriques. Il s’agit de déplacement pour motif professionnel, le lieu du travail…🚗

Les justificatifs nécessaires sont la carte grise du véhicule, mais aussi un reçu ou ticket. Les frais kilométriques ne doivent pas excéder le plafond imposé par l’administration de l’entreprise.

Les autres frais professionnels

D’autres frais professionnels peuvent être remboursés à partir du moment où ils sont justifiés. Cela peut être des frais de transport lorsque le salarié doit se déplacer pour un événement important en transport en commun (train, taxi, avion).Ou alors des frais liés à l’hébergement lorsque le salarié doit rester plusieurs jours sur un lieu de travail autre que l’entreprise.🏢

Les moyens de justification sont les factures, preuves d’achat des billets/tickets achetés.

Les règles de comptabilisation des notes de frais

La gestion des notes de frais par l’entreprise

Il existe deux méthodes pour comptabiliser les notes de frais.

Soit on utilise la méthode des frais réels qui est tout simplement le remboursement de chaque dépense par le salarié si elles sont justifiées (repas, déplacement, logement etc.

Ou alors la méthode forfaitaire qui permet d’attribuer un montant des dépenses sous forme de forfait. Cette méthode permet à l’entreprise de rembourser une somme identique chaque mois afin d’éviter de gérer les notes de frais par les justificatifs. Si les dépenses sont supérieures, la différence sera à la charge de l’employé.

Le barème URSSAF et la politique interne de l’entreprise permettent de déterminer les montants fixés pour chaque type de frais. Bien évidemment, il sont soumis à l’impôt sur le revenu pour le salarié et aux cotisations sociales de l’entreprise.🫡

Attention car une note de frais non justifiée par faute de preuve, ne pourra être remboursée. En cas d’abus, cela peut être qualifié par la justice en avantage en nature. La gestion des justificatifs des notes de frais est contraignante tant pour les salariés que pour l’entreprise.

En cas de pertes des justificatifs, il vous reste plusieurs options :

• Communiquer avec les établissements ou fournisseurs de services afin de solliciter des duplicatas des dépenses effectuées afin de retrouver les justificatifs.
• Demander un remboursement forfaitaire des frais professionnels par votre entreprise comme cité précédemment.
• Rédiger une déclaration sur l’honneur par le salarié qui permet de décrire le montant, contexte de la dépense.
• Requalifier le remboursement en avantage en nature mais cela doit être exceptionnel car il ne faut pas en abuser

Pour anticiper une telle situation, opter pour une solution de dématérialisation peut s’avérer efficace. En effet, Deltic vous permet de stocker tous vos documents (note de frais, factures, documents RH) sur son logiciel qui permet par la suite de déclarer toutes les informations en quelques clics tout en étant conforme. ⚖️

Le remboursement des frais par l’entreprise

Une fois qu’une ou plusieurs notes de frais sont valables, plusieurs justificatifs doivent être présentés à l’entreprise pour la prise en charge des dépenses effectuées dans le cadre de l’activité professionnelle. Chaque entreprise adapte ses modalités de remboursement qui doivent être définies dans la politique interne de l’entreprise.
Une fois que les notes de frais seront bien enregistrées, les comptes charges correspondants et les frais de T.V.A déductible, vous pourrez créditer le compte du salarié pour rembourser les frais.🤗Le délai moyen est de 1 mois pour le remboursement lié à des frais professionnels.

La TVA sur les notes de frais

La T.V.A dîte “déductible » est appliquée sur les notes de frais permettant ainsi à l’entreprise de récupérer le montant correspondant à chaque dépenses effectué par le salarié.🧾
Elle peut être déduite des notes frais à partir de certains conditions :

• La ou les dépenses doivent avoir été justifiées dans l’intérêt de de l’entreprise
• La note de frais (facture, reçu etc) doit être complète qui respecte les formats liés au type de document
• La note de frais doit être exhaustive, c’est-à-dire comporter les mentions obligatoires comme le montant de la T.V.A, le nom de l’entreprise, la date etc.

Les comptes correspondant aux notes de frais

Chaque montant des notes de frais doit s’inscrire dans le compte correspondant au type de dépense.
Il y a d’abord les comptes de charge qui sont des catégories comptables utilisées pour enregistrer les dépenses d’une entreprise.
Puis les comptes de crédit correspondant aux opérations financières pour rembourser les salariés des notes de frais.

Voici quelques exemples de comptes :

• Transports, voyages, déplacements : compte 6251
• Logements et repas : compte 6256
• Cadeaux : compte 6234
• Réceptions : compte 6257
• Produits d’entretiens : compte 6063
• Fournitures administratives : compte 6064
• Remboursement salarié : compte 421
• Avance ou acomptes : compte 425
• Autre comptes débiteurs ou créditeurs : compte 467

Pour le cas du dirigeant de la société, vous pouvez utiliser le compte 108 “compte de l’exploitant” ou le compte 4551 “compte courant d’associé”👍

Les étapes de la comptabilisation des notes de frais

La comptabilisation des notes de frais doit respecter un processus structuré qui débute par la collecte des justificatifs jusqu’au suivi des remboursements et aux déclarations faites à l’URSSAF.

La collecte des justificatifs peut se faire à partir d’outils développés en interne comme une solution de gestion de note de frais ou alors par une solution de dématérialisation. Deltic est une solution de dématérialisation / gestion électronique de documents. Il s’agit d’une solution simple, efficace qui centralise tous vos documents liés aux notes de frais, mais également aux autres documents essentiels comme les factures clients, fournisseurs, RH.🙂

Ensuite, vient l’étape de la comptabilisation des notes frais grâce aux écritures comptables, un processus important pour intégrer les dépenses dans la comptabilité de l’entreprise. Elles sont classées dans des comptes appropriés en fonction des dépenses.
Puis pour finir il y a les déclarations à faire à l’URSSAF liés aux remboursement des frais (tva) afin de rester conforme et légal.

Ainsi pour comptabiliser les notes de frais, la meilleure solution serait d’automatiser les saisies comptables.♻️

Deltic : La solution d’automatisation de vos notes de frais

Avec Deltic, on automatise les processus de nos clients, c’est-à-dire que par exemple, dans le cas des notes de frais, chaque document sera inscrit numériquement dans notre outil grâce à l’intelligence artificielle (LAD RAD OCR), chaque données sera reconnue et vous pourrez retrouver chaque information.

Couplé avec d’autres outils comme votre logiciel de comptabilité, chaque données sera automatiquement transférée, ainsi vous pourrez gagner du temps et de l’argent (aussi) tout en vous focalisant sur vos tâches prioritaires.🔄

Notre logiciel est bien évidemment conforme et assure la sécurité de vos données. Plus besoin d’avoir des piles de classeur dans vos bureaux pour vos documents, Deltic s’en occupe. On modernise votre gestion des documents tout en étant respectueux de l’environnement alors qu’attendez-vous à prendre contact avec nous ?