Tout savoir sur le fichier des écritures comptables (FEC)

Depuis le 1er Janvier 2014, le fichier des écritures comptables FEC doit être mis à disposition obligatoirement en cas de contrôle fiscal. En effet, chaque entreprise ou professionnel qui exerce leur comptabilité en ligne via un système informatique, devra produire un FEC.
Qu’est-ce qu’un FEC ? Pourquoi faut-il en avoir un ? Qui est concerné ?  Quels sanctions ?
On vous explique tout ce qu’il faut savoir sur ce sujet 🚀.

Qu’est-ce qu’un fichier des écritures comptables ?

Le fichier des écritures comptables (FEC) est un document comptable numérique regroupant l’ensemble des écritures comptables d’une entreprise sur une période donnée 📄. Il doit être mis à jour en cas de contrôle fiscal. Il doit respecter certaines normes dans son contenu. Ces normes définissent des informations telles que les journaux comptables, références, montants, dates et d’autres éléments liés aux opérations financières de l’entreprise.

Il permet à l’administration de vérifier la cohérence des informations figurant dans les comptes et les données déclarées dans les documents fiscaux, permettant ainsi de gagner du temps et d’alléger son temps de présence en entreprise 🤗.

Tous les logiciels de comptabilité en France se sont adaptés face aux lois et proposent de générer ce fichier d’écriture comptable en quelques clics à des prix accessibles.

Qui est concerné par le fichier FEC

Comme nous le disions précédemment, l’obligation de fournir un Fichier des Écritures Comptables concerne toutes les entreprises assujetties à la comptabilité informatique. Ainsi, toutes entreprises quelque que soit sa taille ou sa forme juridique doivent être en mesure de fournir un FEC à l’administration fiscale lors d’une vérification de comptabilité sur place ou à distance.

Les entreprises seront concernés si ✅ :

• Elles sont redevables à l’impôt sur le revenu (BNC, BIC et BA)
• Elles sont soumises à l’impôt sur les sociétés

Pour les professions libérales. Ils devront eux aussi fournir un FEC en tant que médecins, notaires, avocats, ostéopathes etc.

Cependant, certains statuts d’entreprises peuvent être dispensés de fournir un FEC lorsqu’ils n’utilisent pas de logiciel de comptabilité automatique.
D’une part les micro entrepreneurs qui exercent leur comptabilité de manière non informatisée (papier, excel…)
D’une autre part les sociétés civiles immobilières (SCI) qui sont soumises aux revenus fonciers et donc ne sont pas soumises à la réglementation des FEC.

Les associations à but non lucratif sont généralement pas tenues de fournir un Fichier des écritures comptables (pensez à vérifier les réglementations dans votre région).
Par ailleurs, il est tout de même exclu d’utiliser un logiciel qui n’est pas optimisé pour la comptabilité en France comme un excel ou une solution de comptabilité étrangère. Si vous confiez la gestion de votre comptabilité à un expert-comptable, ce professionnel sera en mesure d’établir un FEC conformément aux normes en vigueur 😎.

Les données contenues dans le FEC

Le fichier des écritures comptables doit contenir dans son document informatisé l’ensemble des opérations du système comptable de l’entreprise.

Il s’agit de lignes comptables débit/crédit comportant entre quinze et vingt informations associées.

Le fichier compte 18 informations obligatoires qui sont ⬇️:

• Code journal de l’écriture comptable
• Libellé journal de l’écriture comptable
• Numéro de l’écriture comptable (sur séquence continue)
• Date de comptabilisation de l’écriture comptable
• Numéro de compte
• Libellé de compte
• Numéro de compte auxiliaire (à laisser vide si non applicable)
• Libellé de compte auxiliaire (à laisser vide si non applicable)
• Référence de la pièce justificative
• Date de la pièce justificative
• Libellé de l’écriture comptable
• Montant au débit
• Montant au crédit
• Lettrage de l’écriture comptable (à laisser vide si non applicable)
• Date de lettrage (à laisser vide si non applicable)
• Date de validation de l’écriture comptable
• Montant en devise (à laisser vide si non applicable)
• Identifiant de la devise (à laisser vide si non applicable)

▶️L’administration fiscale autorise deux variantes techniques pour le format du fichier FEC : Un format XML conforme à un schéma préétabli, ou un fichier texte utilisant des caractères spécifiques pour délimiter les colonnes et un format précis.

Comment savoir si mon FEC est conforme ?

Afin de vérifier la conformité du fichier, il existe bel et bien un outil de test des FEC disponible sur le site de l’etat afin de vérifier le respect des normes édictées en cas de contrôle par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP).

Par ailleurs, la mise en œuvre de cette conformité est généralement faite par un comptable ou un expert comptable ou par le biais d’un logiciel comptable ou ERP.
Notre outil Deltic permet la connexion à un logiciel comptable et ERP afin de faciliter et automatiser la génération des fichiers des écritures comptables.

Les sanctions en cas de non-conformité

Lors d’un contrôle fiscal, l’administration vérifie que les documents comptables du FEC sont en accord avec les déclarations fiscales au long de l’année. Si le FEC n’est pas conforme, l’entreprise encourt à une amende de 5 000€ et une majoration lors d’un redressement (selon l’article A47 A-1 du LPF). Il en est de même pour un défaut de présentation du fichier.

L’administration fiscale formulera une proposition de rectification et accordera un délai pour remédier à la situation. En cas de rectification dépassant 5 000€, l’amende s’élèvera à une majoration de 10% des droits mis à la charge de l’entreprise. Ces sanctions s’appliquent à chaque année contrôlée 👀.

Par ailleurs, le non-respect de l’obligation de présenter la comptabilité en ligne peut entraîner des conséquences sévères. En cas de refus ou d’incapacité à fournir la copie du FEC, cela peut être considéré comme une opposition fiscale. Cette circonstance autorise à l’administration fiscale de procéder à une évaluation des vases d’imposition allant jusqu’à appliquer une majoration de 100% des droits ❌.
Il est donc nécessaire de conserver vos documents comptables pendant au moins 10 ans.

Afin de vérifier la validité du fichier des écritures comptables, des outils sont proposés comme celui de la direction générale des finances publiques intitulé “Test Compta Demat”.

Le fichier des écritures comptables est nécessaire dans la gestion financière de l’entreprise. Il permet de regrouper l’ensemble des informations liées aux données comptables. Il permet non seulement de répondre à une obligation de transmettre les données à l’administration fiscale mais également de renforcer la transparence et la conformité légale. La centralisation des informations dans ce journal numérique permet d’offrir aux experts comptables une vision détaillée et structurée des activités de l’entreprise.

Enfin, il est important de souligner qu’avec notre outil Deltic, l’automatisation de la saisie et la récolte de données comptables est possible en connectant les 2 logiciels. Vous optimisez ainsi la gestion de votre fichier des écritures comptables mais également l’efficacité globale de votre comptabilité grâce à notre logiciel ged expert 🤖. N’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe d’experts pour vous accompagner sur le sujet.