Qu’est-ce qu’une écriture comptable ?

Les entreprises sont tenues de tenir une comptabilité fiable, sincère et régulière. Son objet est de produire les documents comptables obligatoires permettant le pilotage de l’activité et d’être en règle avec les administrations de contrôle. Ces documents sont notamment les états financiers (bilan, compte de résultat et annexe). Les écritures comptables sont la traduction des flux financiers et économiques impactant l’activité ou le patrimoine d’une entité. Ces flux peuvent être habituels ou exceptionnels. La comptabilité peut être tenue par l’entreprise elle-même ou un expert-comptable. Quelles sont les caractéristiques d’une écriture comptable et comment sont-elles produites ?

Quelles sont les principales caractéristiques d’une écriture comptable ?

Les écritures comptables sont la matière première de la comptabilité et doivent produire une information financière fiable. Une mise en pratique est l’exemple du fichier des écritures comptables, qui contient toutes les informations relatives aux transactions financières de l’entreprise.

Les principes régissant la production d’une écriture comptable

Les principes comptables sont définis par le Code du commerce et le plan comptable général (PCG). Ils s’imposent à toutes les entreprises tenant une comptabilité en France. Il s’agit notamment des principes suivants :

• Le principe d’indépendance des exercices. La comptabilité doit enregistrer toutes les opérations qui se rapportent à un exercice donné. Le cas échéant, les charges et produits s’y rapportant donnent lieu à des écritures de rattachement à la clôture de l’exercice : produits à recevoir, charges à payer, charges constatées d’avance, etc.
• Le principe de non-compensation. Les écritures relatives à l’actif et au passif, aux charges et produits doivent être enregistrées de façon exhaustive sans compensation entre elles.
• Le principe de bonne information. Les lecteurs des comptes doivent bénéficier d’une information suffisante et significative pour les comprendre correctement.

Par ailleurs, la comptabilisation des écritures s’effectue selon le principe de la partie double. Chaque opération donne lieu à un débit et à un crédit. Autrement dit, une écriture doit toujours être équilibrée.

La justification et la composition d’une écriture comptable

Chaque écriture doit être appuyée par un justificatif. Ces pièces justificatives comptables sont notamment :

• les factures pour les achats et les ventes ;
• les relevés de compte bancaire pour les écritures relatives à la trésorerie ;
• les bordereaux de charges sociales et les journaux de paie pour les écritures relatives à la rémunération du personnel ;

Toute écriture comptable contient au minimum les informations suivantes enregistrées dans le livre-journal :

• la date de l’opération ;
• la référence du document justificatif ;
• le libellé de l’opération ;
• les imputations comptables, c’est-à-dire les comptes mouvementés ;
• le montant de l’opération ;
• le sens du flux (débiteur ou créditeur).

Il est possible de diviser le livre-journal en plusieurs journaux : journal des achats, le journal des ventes, le journal de banque, etc. Les données des journaux auxiliaires sont ensuite centralisées dans le journal général.

Le grand-livre comporte les mêmes informations que le livre-journal, mais présentées par comptes. Le livre d’inventaire (facultatif) enregistre les écritures relatives aux stocks, aux immobilisations, aux dettes fournisseurs et aux créances clients.

Comment les écritures comptables sont-elles produites ?

Tenir une comptabilité nécessite de la rigueur et une actualisation permanente.

Exemples de productions d’écritures comptables

L’une des écritures les plus courantes consiste à comptabiliser une facture d’achat. Le modèle de saisie est le suivant :

• débit du compte de charges concerné (montant HT) ;
• débit du compte de TVA déductible (montant de la TVA) ;
• crédit du compte fournisseur (montant TTC).

Par exemple, dans le cas d’un achat de matière première pour un montant de 1 000 €, nous aurions le schéma suivant :

Le paiement du fournisseur sera ensuite comptabilisé :

Dans certaines entreprises, les services utilisent un bon à payer (BAP). La définition de BAP est la suivante : il s’agit d’un élément comptable qui permet de clôturer une opération d’achat. Le service acheteur autorise le règlement d’une facture, le service comptable valide le paiement. C’est un outil de sécurité : la facture n’est payée qu’à partir du moment où les deux parties ont validé la bonne réception de la prestation.

Une autre opération consiste à contrôler le compte 512 — Banque. Quelle est la définition du rapprochement bancaire ? Ce procédé de contrôle permet de vérifier que les opérations saisies dans le compte 512 sont en accord avec celles portées sur le relevé bancaire. Le travail consiste en un pointage croisé des documents et doit aboutir à deux soldes identiques.

Vers l’automatisation des écritures comptables

La saisie des écritures comptables, la tenue des journaux et la production des états financiers sont de plus en plus réalisées à partir d’un logiciel comptable. Ce dernier permet a minima :

• d’assurer l’équilibre des écritures débitrices et créditrices ;
• d’alimenter de manière simultanée les journaux comptables ;
• d’éditer les états financiers.

La saisie des écritures reste toutefois une tâche fastidieuse et à l’origine d’erreurs. Le risque est particulièrement élevé lorsqu’une opération doit être enregistrée manuellement à la fois dans le logiciel comptable et les applications de gestion.

D’où l’intérêt de mettre en œuvre un dispositif intégré, grâce à une passerelle comptable notamment. L’opération est en premier lieu enregistrée dans le logiciel de gestion puis automatiquement importée dans le logiciel de comptabilité. Il ne reste à l’opérateur qu’à renseigner les comptes mouvementés. La passerelle fonctionne dans les deux sens. Si une écriture est en premier lieu enregistrée dans le logiciel comptable, l’application de gestion sera automatiquement mise à jour.

Le logiciel de facturation électronique Deltic fonctionne de cette façon. Il possède aussi une fonctionnalité d’indexation des factures, ce qui limite encore plus les saisies manuelles. Il peut également vous aider à générer automatiquement des écritures comptables afin d’éviter les erreurs dans le mouvement des comptes.

Certaines entreprises ont également adopté une solution de rapprochement bancaire automatisé. Il existe sur le marché des logiciels qui se connectent au compte bancaire de l’entreprise depuis l’application comptable. Des algorithmes permettent l’extraction, l’interprétation et la catégorisation des transactions financières. Le logiciel procède ainsi à un rapprochement automatique entre les écritures comptables et le relevé bancaire.

Les écritures comptables sont à la base de toute comptabilité. Dans un souci de fiabilité et de productivité, la tendance est à leur automatisation. Ceci permet aux services financiers de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.