Qu’est-ce qu’un bon à payer ?

Le bon à payer (ou BAP) est un document qui confirme l’approbation d’une facture et en autorise le paiement. Le BAP n’est pas un document comptable obligatoire pour une entreprise. Il est toutefois fortement recommandé. En effet, il fait partie des bonnes pratiques en matière de gestion financière. Il peut faire office de preuve de paiement et de document de référence pour les audits comptables et financiers. Il peut aussi prouver la validation de la facture et son autorisation de paiement en cas de litige avec un fournisseur. Comment le BAP s’inscrit-il dans le processus de la dépense ? Quel est l’intérêt d’un BAP dématérialisé ?

Comment le BAP s’inscrit-il dans le processus de la dépense ?

Avant de payer une facture fournisseur, plusieurs contrôles doivent être assurés.

Le BAP : la confirmation que les contrôles de la dépense ont été réalisés

Le cycle fournisseur fait partie des cycles comptables les plus à risques. En effet, la moindre erreur (article affiché en double, virgule décalée, etc.) est de nature à fausser la comptabilité. Elle risque aussi de détériorer l’image de l’entreprise vis-à-vis de ses fournisseurs. De plus, l’entreprise est tenue de respecter un délai de paiement. En cas de dépassement, elle peut être contrainte de payer des pénalités.

Le contrôle des factures émises par les fournisseurs permet d’en vérifier l’exactitude. Il s’agit de s’assurer que les détails portés sur les factures sont conformes aux bons de commande : description de l’achat, la quantité, le prix, le montant total. C’est aussi à cette étape que l’entreprise s’assure que les factures n’ont pas été émises en double avant de procéder à leur règlement. Le défaut de concordance et les doublons font partie des problèmes de facturation des DAF.

L’entreprise se trouve à ce moment face à une erreur ou à une tentative de fraude. Des investigations supplémentaires devront être conduites comme le contrôle des factures déjà reçues pour le numéro de commande concerné.

De plus, le BAP est utile en termes de conformité légale et fiscale. Il rend traçables les contrôles et constitue à ce titre un élément de la piste d’audit fiable. En effet, le BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20 indique que « les contrôles doivent permettre à l’assujetti de vérifier si la substance de la facture est correcte ». Autrement dit :

• la prestation ou le bien correspond à la présentation qui en est faite sur la facture ;
• l’émetteur bénéficie à ce moment d’un droit à paiement.

Le bon à payer : le processus de validation

Le BAP n’est pas une simple formalité comptable. Il permet la planification des règlements et aide à une gestion performante de la trésorerie. Le processus de validation est le suivant :

• La génération du BAP par le service des achats ou le département concerné. Il s’appuie sur la conformité des biens ou des prestations à un contrat ou à une commande.
• La vérification des biens ou prestations de services reçus. Avant l’émission du BAP, le service chargé de la réception et de la qualité contrôle le respect des spécifications convenues. À cette occasion, des inspections physiques ou la vérification de la qualité peuvent être réalisées.
• L’examen du BAP, assuré par le service financier et comptable. L’objet est de vérifier que les informations portées sur le BAP sont complètes et en accord avec les règles internes de l’entreprise. Si aucune anomalie n’est détectée, le BAP est validé.
• L’autorisation de paiement à la date légale ou contractuelle.
• L’archivage d’une copie du BAP, en prévision de besoins ultérieurs.
• L’intégration des informations du BAP dans le système comptable pour garantir la traçabilité des opérations.
• Les rapports de gestion. Les informations des BAP peuvent être utilisées pour surveiller le niveau des dépenses, identifier les tendances. Elles sont une aide à la prise des décisions financières stratégiques.
• La réconciliation entre le BAP et les relevés de compte fournisseur. Elle doit aboutir à une concordance parfaite.

Les BAP dans un dispositif dématérialisé

Dans un dispositif non dématérialisé, la gestion des factures et des opérations de paiement peut être à l’origine d’erreurs et de retards. Les principaux inconvénients sont les suivants :

• risque de perte de courriers et délais postaux relativement long ;
• défaut de lisibilité des documents en cas d’impression ;
• erreurs lors de la saisie des informations ;
• risque d’une mauvaise organisation et de surcharge des archives.

De plus en plus en plus d’entreprises optent pour la dématérialisation du processus fournisseur, ce qui entraîne la révision des procédures de validation et de paiement. Les avantages sont importants :

• Gain de temps concernant la validation des factures.
• Réduction des coûts.
• Suppression des risques d’erreurs humaines, de doublons voire de perte de documents.
• Paiement des fournisseurs dans les délais. La dématérialisation pour paiement rapide des créanciers permet à l’entreprise d’améliorer sa relation fournisseur et d’éviter les pénalités.

Certains logiciels proposent un traitement dématérialisé de bout en bout des factures fournisseurs. Il est possible avec ces outils de procéder :

• à la capture de la facture, avec son indexation, l’extraction des données et son importation dans le système informatique ;
• à la vérification et la validation automatique des informations de la facture ;
• aux contrôles nécessaires : visualiser la facture, la comparer avec le bon de commande, la valider ou la rejeter ;
• à la création automatique du bon à payer ;
• au paiement automatisé à partir des données de paiement présentes dans le système.

Les avantages du BAP numérique sont de plusieurs ordres :

• Une réduction des coûts administratifs et du temps consacré à la validation des factures.
• Une meilleure visibilité sur les dépenses de l’entité.
• Une meilleure gestion des flux de validation et de paiement avec une parfaite traçabilité.
• Le renforcement du dispositif de contrôle interne. Avec une bonne gestion des accès, il est possible de sécuriser les traitements. Le système permet notamment une séparation des tâches entre les gestionnaires et les agents chargés du paiement.
• Une efficacité renforcée des auditeurs dans le cadre d’un audit comptable dématérialisé. Il leur est par exemple possible d’importer la base de données de l’entreprise à des fins d’échantillonnage et de recoupement.

Le bon à payer est l’une des étapes importantes du traitement des factures et de leur règlement. En particulier, il rend le contrôle des factures traçable et améliore la gestion de la trésorerie. Dans un dispositif dématérialisé, il contribue à l’efficacité du processus fournisseur tout en renforçant le dispositif de contrôle interne.