Qu’est-ce qu’un bon à payer ?

Le Bon à Payer (BAP) est un document qui confirme l’approbation d’une facture et en autorise le paiement. Le BAP n’est pas un document comptable obligatoire mais fortement recommandé et fait partie des bonnes pratiques de gestion financière des entreprises :

1. Il fait office de preuve de paiement,
2. C’est un document de référence pour les audits comptables et financiers,
3. Il prouve la validation de la facture et son autorisation de paiement en cas de litige avec un fournisseur.

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Comment le BAP s’inscrit-il dans le processus de la dépense ?

Avant de payer une facture fournisseur, plusieurs contrôles doivent être assurés.

Le BAP : la confirmation que les contrôles de la dépense ont été réalisés

Le cycle fournisseur fait partie des cycles comptables les plus à risques. En effet, la moindre erreur (article affiché en double, virgule décalée, etc.) est de nature à fausser la comptabilité. Elle risque aussi de détériorer l’image de l’entreprise vis-à-vis de ses fournisseurs. De plus, l’entreprise est tenue de respecter un délai de paiement. En cas de dépassement, elle peut être contrainte de payer des pénalités.

Le contrôle des factures émises par les fournisseurs permet d’en vérifier l’exactitude. Il s’agit de s’assurer que les détails portés sur les factures sont conformes aux bons de commande : description de l’achat, la quantité, le prix, le montant total. C’est aussi à cette étape que l’entreprise s’assure que les factures n’ont pas été émises en double avant de procéder à leur règlement. Le défaut de concordance et les doublons font partie des problèmes de facturation des DAF.

L’entreprise se trouve à ce moment face à une erreur ou à une tentative de fraude. Des investigations supplémentaires devront être conduites comme le contrôle des factures déjà reçues pour le numéro de commande concerné.

De plus, le BAP est utile en termes de conformité légale et fiscale. Il rend traçables les contrôles et constitue à ce titre un élément de la piste d’audit fiable. En effet, le BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20 indique que « les contrôles doivent permettre à l’assujetti de vérifier si la substance de la facture est correcte ». Autrement dit :

• la prestation ou le bien correspond à la présentation qui en est faite sur la facture ;
• l’émetteur bénéficie à ce moment d’un droit à paiement.

Le bon à payer : le processus de validation

Le BAP n’est pas une simple formalité comptable. Il permet la planification des règlements et aide à une gestion performante de la trésorerie. Le processus de validation est le suivant :

1. La génération du BAP par le service des achats ou le département concerné. Il s’appuie sur la conformité des biens ou des prestations à un contrat ou à une commande.
2. La vérification des biens ou prestations de services reçus. Avant l’émission du BAP, le service chargé de la réception et de la qualité contrôle le respect des spécifications convenues. À cette occasion, des inspections physiques ou la vérification de la qualité peuvent être réalisées.
3. L’examen du BAP, assuré par le service financier et comptable. L’objet est de vérifier que les informations portées sur le BAP sont complètes et en accord avec les règles internes de l’entreprise. Si aucune anomalie n’est détectée, le BAP est validé.
4. L’autorisation de paiement à la date légale ou contractuelle.
5. L’archivage d’une copie du BAP, en prévision de besoins ultérieurs.
6. L’intégration des informations du BAP dans le système comptable pour garantir la traçabilité des opérations.
7. Les rapports de gestion. Les informations des BAP peuvent être utilisées pour surveiller le niveau des dépenses, identifier les tendances. Elles sont une aide à la prise des décisions financières stratégiques.
8. La réconciliation entre le BAP et les relevés de compte fournisseur : elle doit aboutir à une concordance parfaite.

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Les BAP dans un dispositif dématérialisé

Les inconvénients du Bon à Payer manuel

Dans un dispositif non dématérialisé, la gestion manuelle des factures et des opérations de paiement peut être à l’origine d’erreurs et de retards :

• Risque de perte de courriers et délais postaux relativement long.
• Défaut de lisibilité des documents en cas d’impression.
• Erreurs lors de la saisie des informations.
• Risque d’une mauvaise organisation et de surcharge des archives.

Les opportunités de la dématérialisation du Bon à Payer

De plus en plus en plus d’entreprises créent leur workflows documentaires pour dématérialiser les processus fournisseur, ce qui entraîne la révision des procédures de validation et de paiement. Les avantages sont importants :

1. Gain de temps concernant la validation des factures.
2. Réduction des coûts.
3. Suppression des risques d’erreurs humaines, de doublons voire de perte de documents.
4. Paiement dans les délais des fournisseurs. La dématérialisation pour paiement rapide des créanciers permet à l’entreprise d’améliorer sa relation fournisseur et d’éviter les pénalités.

Les tâches dématérialisées par un logiciel GED

La GED (Gestion Electronique des Documents) dématérialise les factures fournisseurs de bout en bout. Voici ce que la GED peut faire pour votre entreprise :

• Capture de la facture, avec son indexation, l’extraction des données et son importation dans le système informatique.
• Vérification et validation automatique des informations de la facture.
• Contrôles : visualiser la facture, la comparer avec le bon de commande, la valider ou la rejeter.
• Création automatique du bon à payer.
• Paiement automatisé à partir des données de paiement présentes dans le système.

Les avantages du BAP numérique

1. Réduction des coûts administratifs et du temps consacré à la validation des factures.
2. Visibilité sur les dépenses de l’entité.
3. Parfaite traçabilité des flux de validation et de paiement.
4. Renforcement du dispositif de contrôle interne : le système sépare les tâches entre les gestionnaires et les agents chargés du paiement.
5. Efficacité renforcée des auditeurs dans le cadre d’un audit comptable dématérialisé. Il leur est par exemple possible d’importer la base de données de l’entreprise à des fins d’échantillonnage et de recoupement.

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