Qu’est-ce qu’un statut de paiement ?

Les statuts de paiement sont les différentes étapes entre l’émission du paiement par le débiteur et sa réception par le créancier. La notion de statut de paiement dépend du moyen de règlement utilisé : carte bancaire, virement, prélèvement, chèque.

La gestion des délais et statuts de règlements est cruciale pour la pérennité d’une entreprise. En tant que responsable administratif et financier, vous avez forcement déjà rencontré un de ces problèmes :

• Multiplication des outils et manque de centralisation des informations.
• Absence de visibilité en temps réel sur l’état des paiements.
• Erreurs manuelles et de pertes de documents.
• Retards de paiement et non-conformité réglementaire.

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Quels sont les différents statuts de paiement ?

Les statuts de paiement reflètent les opérations réalisées sur le compte bancaire du client et celui du fournisseur.

Exemples de statuts de paiements

Certains logiciels vous permettent de suivre le statut d’une transaction grâce à un tableau de bord. Les statuts de paiement peuvent être les suivants :

• ✅ Payé
• 🔄 Ouvert
• ⏰ Expiré
• ❌ Échoué
• 🚫 Bloqué
• 💰 Réglé
• ↩️ Chargeback
• 💸 Remboursé
• ⏳ Remboursement en cours
• 🕓 En attente
• 🛒 Autorisé

Et en détails :

✅ Payé
Le client a réalisé son paiement avec succès. Il peut s’agir par exemple de paiements par génération de virements SEPA.

🔄 Ouvert
Un paiement a été initié par le client, mais n’est pas terminé.

⏰ Expiré
Le paiement a été abandonné ou n’a pas été réalisé dans le délai d’expiration. Ce dernier varie selon la méthode de paiement : 12 jours pour un virement, 72 heures pour une transaction PayPal. Ce statut signifie le plus souvent que le client a annulé son paiement.

❌ Échoué
Le paiement n’est pas allé à son terme. Les causes peuvent être une erreur de la banque ou le paiement a été identifié comme suspect.

🚫 Bloqué
Certains systèmes analysent les transactions à partir des données de paiement (adresse d’expédition, de facturation…). Si le paiement est considéré comme frauduleux, la transaction est bloquée.

💰 Réglé
L’argent est parvenu sur le compte professionnel du fournisseur.

↩️ Chargeback
Le client a annulé un paiement par prélèvement SEPA ou par carte de crédit.

💸 Remboursé
Le fournisseur a remboursé son paiement au client.

⏳Remboursement en cours
Le plus souvent, le client percevra son remboursement dans les 2 jours ouvrés. Toutefois, s’il a payé avec une carte de crédit ou de débit, l’opération peut prendre 14 jours.

🕓 En attente
Le paiement a été initié, mais reste à finaliser.

🛒 Autorisé
Le client a réalisé un paiement, mais le transfert de l’argent ne sera effectué qu’une fois la commande envoyée.

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Focus sur le statut de paiement en attente dans le cadre d’une transaction par carte bancaire

Le paiement en attente suit plusieurs étapes :

1. L’autorisation : le paiement sera autorisé lorsque la provision du compte sera suffisante.
2. La confirmation : il s’agit de la validation par le fournisseur. Celui-ci doit confirmer le paiement dans un délai de 7 à 30 jours.
3. La vérification : le fournisseur se rapproche de Visa ou de Mastercard afin de vérifier avec la banque que la transaction a été autorisée. Les fonds pourront donc être crédités sur le compte du fournisseur.

Il existe des solutions pour réduire les paiements en attente et obtenir un paiement plus rapidement :

• Le recours au prélèvement SEPA. Pour les transactions récurrentes, cette solution est idéale. Avec le prélèvement automatique, le fournisseur demande une seule fois l’autorisation du client. Cette solution diffère donc d’un paiement par carte bancaire sur un terminal de paiement électronique (TPE).
• Le paiement par la génération de virements SEPA. Les paiements en euros sont exécutés dans un délai d’un jour ouvrable au maximum, les paiements en devise au sein de l’espace SEPA en 4 jours ouvrables au maximum.

Pourquoi et comment assurer le suivi des statuts de paiement ?

L’importance de suivre les statuts de paiement

Les raisons de suivre au jour le jour les statuts de paiement sont de plusieurs ordres :

• Assurer la gestion de la trésorerie. Être informé des statuts de paiement permet aux entreprises de prévoir leurs flux de trésorerie. Il est ainsi plus facile de détecter les éventuelles difficultés pour agir rapidement : relance des clients et réduction du besoin en fonds de roulement, souscription d’une ligne de trésorerie, etc.
• Améliorer le suivi client. En cas d’absence ou de retard de paiement, l’entreprise est rapidement informée des éventuelles difficultés de ses partenaires. C’est l’occasion de prendre contact avec eux pour définir des solutions de règlement. À ce titre, une gestion proactive des comptes clients permet de réaliser des économies sur les frais de recouvrement.
• Se conformer à la réglementation. Les délais de règlement sont encadrés par le Code du commerce et le Code de la commande publique. Le délai légal de règlement est fixé à 30 jours à compter de la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation. Il y a toutefois de nombreux cas de figure à considérer. Le dépassement du délai légal entraîne la liquidation d’intérêts de retard.

Améliorer le suivi des statuts de paiement en dématérialisant le processus de facturation

Optimisez le suivi des paiements clients grâce à la dématérialisation

Vous pouvez faciliter le suivi des paiements en l’intégrant dans votre processus de facturation. Par exemple, avec la solution de dématérialisation des factures Deltic, vous gagnez un temps précieux :  Il n’est plus nécessaire d’imprimer, d’affranchir ou éditer les factures; avec le coffre-fort numérique, vos clients retrouvent les factures à payer dans leur espace dédié. Ces dernières comportent le statut, le montant et l’échéance.

La solution numérique permet ainsi de suivre la dette des clients, de réaliser des relances si nécessaire et d’améliorer le recouvrement de vos créances.

Maîtrisez vos dépenses grâce à la dématérialisation des factures fournisseurs

Avec une solution de dématérialisation des factures fournisseurs, vous évitez là aussi les pertes de temps et les risques d’erreurs : les factures sont indexées dans l’outil de dématérialisation. Les collaborateurs habilités ont accès à une base de données centralisées et harmonisées. Ainsi, vous avez une connaissance détaillée de votre dette, suivez les dépenses engagées et le respect des délais de paiement.

Centralisez les informations pour une meilleure gestion comptable et financière

De plus, l’intégration du logiciel de facturation dans le système d’information comptable (via une passerelle par exemple) permet une mise à jour simultanée des informations. Il devient inutile de ressaisir les données.

Les statuts de paiement permettent de connaître l’état d’avancement du règlement des factures clients et fournisseurs. Un suivi rigoureux avec des outils adaptés améliore la gestion de trésorerie, de la relation client et le respect des obligations légales.

Deltic est intégrateur professionnel de GED et de solution de dématérialisation depuis plus de 12 ans. Organisons un premier call de 30 minutes pour cadrer votre projet.

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