Comment les DAF gèrent-ils les processus de facturation et de paiement et quels sont les principaux problèmes rencontrés ?

Les processus de facturation et de paiement sont d’une grande importance pour les entreprises, qu’il s’agisse des relations avec les fournisseurs ou de la gestion de la trésorerie. Or, de nombreuses entreprises utilisent encore des procédés qui ne permettent pas une gestion efficace de ces opérations. Il s’agit en particulier de la gestion des flux papier, d’outils informatiques qui ne communiquent pas entre eux, du défaut de surveillance des encours clients, etc. Ces difficultés amènent les entreprises à rechercher des solutions numériques. À ce titre, le recours à un logiciel de gestion électronique des documents (GED) peut apporter une réelle plus-value.

Les difficultés rencontrées par les DAF les poussent à rechercher des solutions numériques

Les processus papier et non intégrés sont inefficaces et coûteux

Le traitement d’une facture fournisseur

Lorsqu’une facture fournisseur parvient au service comptable, elle fait l’objet de plusieurs étapes de traitement. Un processus traditionnel est lent et comporte des risques d’erreurs. Les principales difficultés sont les suivantes :

• Les équipes peuvent être organisées en silos en raison de la diversité des solutions logicielles utilisées à chaque étape du processus. Cette organisation peut être à l’origine de paiements en double, d’informations manquantes ou d’erreurs de rapprochement des données.
• La saisie des informations nécessaires au traitement des factures peut être manuelle, ce qui multiplie les risques d’erreurs. De plus, cette opération représente une faible valeur ajoutée pour l’entreprise. Ainsi, elle ne laisse pas suffisamment de temps aux équipes comptables pour se consacrer à leur cœur de métier.
• Il s’ensuit beaucoup de temps consacré au contrôle et à la validation des ordres de paiement.
• Un système reposant sur le papier est tributaire des délais postaux.
• Ces dysfonctionnements entraînent un coût élevé du traitement d’une facture qui se situe entre 14 € et 20 €. Ils génèrent aussi des délais de paiement et une relation fournisseur dégradés.

Le traitement d’une facture client

Le paiement rapide des factures par les clients est crucial pour l’entreprise en termes de trésorerie et de rentabilité. Les principales failles dans un dispositif traditionnel sont les suivantes :

• Le manque de visibilité sur l’encours des clients. Cela tient à la dispersion des informations dans différents outils (fichiers Excel, logiciels de facturation, relevés bancaires…).
• Le défaut de relances ou des relances réalisées avec retard et sans processus normalisé.
• Le manque de solutions de paiement à la disposition des clients. Ceci plaide pour des modes de paiement par e-virement ou carte bancaire par exemple.

Au final, le coût de traitement d’une facture client est compris entre 5 € et 10 € l’unité.

La tendance à la généralisation des traitements numériques

La réglementation relative à la facturation prévoit la généralisation de la facture électronique. Si le calendrier initial a été repoussé, les entreprises devront à terme être en mesure de recevoir et d’émettre des factures électroniques. Les formats acceptés seront structurés, ce qui permettra une homogénéisation des mentions portées sur les factures. Leur traitement sera aussi facilité par leur intégration automatique dans les systèmes d’information. Par ailleurs, le coût de traitement d’une facture électronique se situe entre 40 et 45 centimes, ce qui représente un gain appréciable pour les entreprises.

Pour ces raisons, nous conseillons de ne pas attendre les échéances légales pour moderniser votre processus de facturation.

Par ailleurs, les objectifs de la digitalisation du traitement des factures sont :

• Une forte diminution des erreurs.
• Une réduction du délai de paiement par la suppression des tâches manuelles.
• Des gains de productivité accrus, ce qui permet aux équipes comptables et financières de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Il s’agit en particulier de la valorisation des données chiffrées, une étape importante dans la définition des orientations stratégiques de l’entreprise.

Le recours à la gestion électronique de documents (GED) dans les processus de facturation et de paiement

La GED, une solution qui favorise l’efficacité des traitements et la transversalité entre services

La GED a vocation à être le seul réceptacle des documents numériques. Elle facilite donc la communication entre les services. Les collaborateurs pourront partager, structurer et organiser leurs documents.

Sur un plan technique, elle est associée à des technologies permettant la dématérialisation des flux papier. Il s’agit de la lecture automatisée des documents (LAD) associée à la reconnaissance automatique de données (RAD) et à la reconnaissance optique des caractères (ORC). Ces outils réduisent fortement le temps d’intégration des données dans le système d’information de l’entreprise.

La digitalisation du Procure to Pay avec une GED facilite le traitement des opérations :

• La GED permet la comparaison des montants entre une facture et son bon de commande grâce à l’indexation, le classement et l’analyse des informations.
• Une fois ces opérations réalisées, les factures pourront être payées. La GED collecte les documents relatifs aux fournisseurs et les indexe (en fonction d’un identifiant fournisseur, du montant, du statut de paiement…). Le client renseigne ensuite les coordonnées bancaires du fournisseur et procède à la génération d’un fichier SEPA.

Les avantages d’une GED sécurisée reposent aussi sur la possibilité de donner des droits d’accès aux utilisateurs concernés par les opérations. Ceci renforce le dispositif de contrôle interne de l’entreprise. De plus, il est possible d’assurer la sécurité des données avec la GED grâce à son plan de sauvegarde et de reprise après sinistre

Comment réussir un projet de dématérialisation ?

Pour réussir un projet de dématérialisation, l’instauration de nouveaux outils et de nouveaux processus de travail requiert un véritable pilotage. Les différentes étapes du projet seront notamment les suivantes :

• Réaliser un diagnostic de l’existant grâce par exemple à un audit documentaire.
• S’assurer de l’interopérabilité d’un logiciel de GED avec les autres solutions informatiques utilisées par l’entreprise.
• Rédiger un cahier des charges pour formaliser les résultats attendus par l’entreprise.
• Choisir le prestataire et une solution technologique. Il s’agit en particulier d’opter pour une solution de stockage sur site ou dans le cloud (SaaS).

Le déploiement d’une GED ou de tout autre outil de dématérialisation doit aussi s’accompagner d’une conduite du changement active auprès des utilisateurs :

• la GED expliquée aux collaborateurs facilite leur adoption du logiciel.
• il convient de les associer à chaque étape clé du projet
• des formations et une période d’adaptation sont à prévoir.

Facturation électronique et mise en place d’une GED performante et sécurisée sont des projets d’avenir pour nombre d’entreprises. Les processus de facturation et de paiement peuvent ainsi être modernisés et rendus plus efficaces.