Les principaux défis des DAF dans la gestion des documents financiers

Les directeurs administratifs et financiers (DAF) sont les garants de la qualité des comptes d’une entreprise. C’est sous leur égide que sont produits les états comptables obligatoires (bilan, compte de résultat, annexe). Ces documents sont le résultat de la comptabilisation de toutes les opérations de l’année justifiées par des documents probants. Les défis des DAF dans la gestion des documents financiers sont nombreux. Leur mission s’inscrit notamment dans une réglementation évolutive, une volumétrie grandissante des documents financiers et des processus complexes. Cela rend inévitable la modernisation de la fonction comptable comme la mise en place d’un logiciel de GED.

Les défis des DAF dans la gestion des documents financiers : l’atteinte des objectifs

Respecter les délais

Toutes les écritures d’un exercice comptable doivent être comptabilisées au vu de pièces justificatives avant sa clôture (principe d’indépendance des exercices). De plus, la date de la clôture des comptes est fixée par les statuts de l’entreprise. Les documents obligatoires (bilan, compte de résultat, annexe) seront le support de l’approbation des comptes.

La gestion des documents financiers est au cœur de cette problématique. Par exemple, l’absence de comptabilisation de factures égarées peut menacer la sincérité des comptes et avoir des conséquences en matière fiscale.

De même, une mauvaise communication des informations comptables entre la direction des achats et la DAF aura une répercussion sur les délais de paiement. Ces retards sont susceptibles de pénaliser l’entreprise en vertu de la loi de modernisation de l’Économie (LME) du 4 août 2008.

L’ensemble de ces opérations est d’autant plus complexe que les documents financiers n’ont pas tous la même forme (coexistence fréquente de documents papier et de documents dématérialisés).

Répondre aux obligations réglementaires.

La conformité réglementaire est notamment exigée par l’article 289 VII du Code général des impôts. Ce dernier prévoit en particulier la mise en place d’une piste d’audit fiable. Il s’agit d’une « démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations […], de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle. »

Cette exigence s’inscrit en particulier dans la lutte contre la fraude à la TVA. Il s’agit d’avoir l’assurance que les factures émises et reçues sont conformes à la livraison de biens ou la réalisation d’une prestation de services.

En outre, les documents financiers doivent être conservés de manière à assurer leur intégrité, la pérennité de leur conservation et leur traçabilité tout au long de leur vie. L’archivage doit donc permettre le respect de ces obligations pendant des durées fixées par la réglementation : 6 ans selon le Code général des impôts, 10 ans selon le Code du commerce.

Les conséquences sur les travaux des DAF

Si les process ne sont pas entièrement dématérialisés, les DAF doivent prévoir :

• la formalisation des processus quant à la circulation des documents et leur archivage en concertation avec les autres directions de l’entreprise ;
• la recherche de documents égarés si nécessaire ;
• l’exécution de certaines tâches manuelles comme les saisies informatiques et l’archivage rigoureux des pièces selon des règles préétablies.

Les défis de la modernisation du traitement des documents financiers

L’utilisation d’un logiciel GED (gestion électronique des documents)

La GED possède des fonctionnalités qui assurent plusieurs actions : acquisition, classement, stockage, diffusion des documents. Un outil GED permet :

• La sauvegarde des documents ;
• La numérisation et l’archivage des documents. La numérisation, autrement dit la dématérialisation des supports physiques par un scanner, peut être assurée par le logiciel GED. L’utilisation en sus d’un outil OCR (outil de reconnaissance des documents) permet l’intégration dans l’application comptable des informations automatiquement.
• La garantie de la traçabilité, l’intégrité et la pérennité des documents.
• L’indexation des documents. Il s’agit de donner accès aux documents en fonction d’une indication relative à leur contenu ou leur nature (forme, type). À ce titre, les métadonnées regroupent : le titre, l’auteur du document, un horodatage, la signature électronique, etc.
• La facilitation des recherches par l’emploi de mots-clés.
• L’archivage des documents pendant la durée réglementaire.

Ainsi, les avantages de la dématérialisation pour les DAF sont nombreux. De plus, l’utilisation d’un ERP (progiciel de gestion intégré) permet d’en tirer pleinement profit. Il s’agit d’une unification du système d’information en remplacement de plusieurs applications.

Il faut néanmoins prendre en compte certains éléments avant d’opter pour un logiciel GED. Il s’agit par exemple de :

• la capacité de l’éditeur à réaliser sur le long terme la maintenance et les mises à jour (cas des outils en mode SaaS) ;
• l’existence d’un backup multisite pour pouvoir récupérer les données en cas d’indisponibilité (catastrophe naturelle, cyberattaque…) ;
• la gestion des habilitations et le respect des prescriptions du RGPD (règlement général sur la protection des données).

La prochaine échéance : la dématérialisation des factures

Toutes les entreprises assujetties à la TVA sur des opérations en France seront concernées par la mise en place obligatoire de la facturation électronique entre 2024 et 2026. Assurer la facturation électronique en GED permet de tirer tous les avantages de la dématérialisation.

Il s’agit en effet du traitement de factures dématérialisées de bout en bout : la création, l’envoi, la réception et l’intégration en comptabilité. Il en résultera une réduction des coûts de gestion pour les entreprises tout en permettant aux équipes de gagner du temps.

En effet, les tâches de réception, de validation, d’intégration comptable et d’archivage seront automatisées grâce à la GED.

Un défi organisationnel et managérial

Si les gains liés à la dématérialisation sont indéniables, ils représentent aussi pour les DAF un réel défi. La digitalisation de la fonction comptable suppose une révision des processus organisationnels et la remise en cause de pratiques parfois ancrées.

Le métier de comptable est ainsi amené à se réinventer : il n’aura à l’avenir plus de saisies à réaliser, mais il sera attendu de lui des analyses plus poussées en matière financière.

Cela nécessite un accompagnement du changement efficace : implication des équipes dès le démarrage du projet, démonstration du résultat attendu, organisation de formations…

Ainsi, les défis des DAF dans la gestion des documents financiers sont nombreux : respect des délais, garantir la piste d’audit fiable (traçabilité), l’intégrité et la pérennité des documents, etc. Pourtant, la fonction comptable se modernise en mettant en œuvre la digitalisation. C’est peut-être un tournant pour améliorer l’attractivité de la direction financière dans les entreprises.