Est-ce que la facturation électronique peut être faite dans une GED ?

Les échéances de la facturation électrique se rapprochent avec une première étape au 1^er Septembre 2026. Anticipez ces échéances dès à présent ! Bientôt, il ne sera plus possible d’émettre et de recevoir des factures en format papier. Vous recherchez une solution performante pour répondre à ces exigences ou vous disposez déjà d’un logiciel de gestion électronique de documents ? Sachez que la gestion de la facturation électronique peut être réalisée une GED si celle-ci remplit certaines conditions.

La facturation électronique peut être faite dans une GED

Les échéances de la facturation électronique : être prêt dès le 1^er Septembre 2026

Dans le secteur privé, la facturation électronique, ou e-invoicing, portera sur toutes les opérations d’achat et de vente réalisées en BtoB pour les entreprises établies en France assujetties à la TVA. Sont concernées toutes les opérations effectuées sur le territoire national.

Le calendrier de la généralisation de la facture électronique a été défini par l’article 3 de l’ordonnance du 15 septembre 2021, lequel dispose que la facturation électronique sera déployée :

• Dès le 1^er Septembre 2026 en réception pour tous les assujettis.
• Du 1^er Septembre 2026 au 1^er Septembre 2027 en émission selon la taille des entreprises.

Selon la loi sur les factures, il ne sera plus possible d’émettre des factures directement aux clients. Le passage par un intermédiaire sera obligatoire. Les entreprises auront le choix entre deux solutions :

• Le portail public de facturation (PPF), c’est-à-dire Chorus Pro.
• Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Ces dernières seront certifiées par l’agence nationale de sécurité des systèmes d’information (ANSSI).

Par ailleurs, vont apparaître les opérateurs de dématérialisation (OD). Ils auront pour rôle de :

• Émettre ou réceptionner les factures vers les clients ou de la part des fournisseurs.
• Convertir les factures émises dans l’un des formats de dématérialisation homologué (UBM, CII ou format hybride comme facture X) avant des transmettre vers la PDP.

Vous êtes à la recherche d’un OD ou d’une PDP ? Vous êtes au bon endroit : Deltic assurera à la fois le rôle d’OD et de PDP dans le cadre de sa solution de GED.

Le rôle de la GED dans la facturation électronique

Depuis toujours, la GED permet de numériser les factures papier et d’intégrer les informations importantes dans le système d’information. Avec une solution adaptée à la facture électronique, vous pouvez recevoir les factures électroniques dématérialisées de bout en bout et émettre des factures à vos clients ou d’automatiser la gestion de vos factures fournisseurs.

En réception, un logiciel de GED factures permet de rassembler, traiter, indexer et stocker électroniquement les factures. Il capture leurs informations importantes et les rend accessibles aux utilisateurs : noms et code des fournisseurs, montants, dates d’échéance, etc. Cela procure des avantages certains :

• Réduction du temps de traitement, comme le rapprochement automatique de la facture avec le bon de commande.
• Réduction du taux d’erreur grâce à l’automatisation, ce qui diminue le risque de réclamation et accélère les opérations de paiement.
• Des opérations sécurisées par un plan de sauvegarde des données.
• Une meilleure organisation des documents. Les fichiers sont situés dans un seul emplacement numérique et accessibles à tout moment par les utilisateurs.

En émission, choisissez une solution de GED qui respecte la réglementation en vigueur. En cas de non-respect du format légal, les factures perdent leur valeur probante.

À lire également : la GED et les factures fournisseurs

Faire le bon choix d’une solution de GED pour traiter les factures électroniques

Quelques conseils peuvent vous être donnés dans l’acquisition d’un logiciel de GED en perspective de la facturation électronique.

S’assurer de la comptabilité de la GED avec vos solutions informatiques existantes

Après avoir cartographié les applications nécessaires à votre fonctionnement, il est indispensable d’anticiper son interfaçage avec votre infrastructure. Dans un processus de facture électronique de vente, le logiciel de GED doit être en mesure de capturer les informations produites par votre système d’information. Il s’agit en particulier de la gestion comptable (ERP) et de la relation client (CRM).

Sur un plan technique, cette intégration de la GED s’effectue au moyen de connecteurs ou d’API. Elle vous assurera de communiquer les factures de manière sécurisée à vos clients.

S’agissant de la dématérialisation des factures d’achats, votre logiciel de GED doit être capable d’importer le fichier des écritures comptables (FEC). Cela vous permettra en particulier d’intégrer votre référentiel fournisseurs. De plus, la solution GED doit être en mesure d’interroger par une requête SQL (Structured Query Language) votre progiciel comptable. L’objectif est notamment de rapprocher les factures reçues des bons de commandes approuvés pour détecter toute anomalie.

Par ailleurs, les écritures comptables doivent être automatisées. Les saisies manuelles sont à proscrire, car sources d’erreurs.

S’assurer de la qualité de la solution GED dans la gestion des factures

La performance de la solution dans le cadre de la dématérialisation des factures doit être mesurée à l’aune de plusieurs facteurs :

• L’automatisation des tâches. Il doit exister une brique applicative capable d’une capture multisource et de reconnaître les factures. C’est à cette condition qu’il ne sera pas nécessaire de saisir des informations manuellement. Ainsi, certaines tâches seront automatisées : validation, distribution des données, rapprochement et intégration comptable.
• La gestion de volumétries importantes de documents électroniques et matérialisés (pendant quelque temps encore, les entreprises continueront à émettre des factures papier). Le logiciel GED doit prévoir certaines techniques comme le traitement OCR (outil de reconnaissance de caractères) ou l’intelligence artificielle. L’objectif est de maximiser le taux de reconnaissance et la vitesse de traitement. Par exemple, cette technologie permet de réaliser la comparaison du montant des factures reçues avec celui présent sur les devis.

Par ailleurs, il est nécessaire de s’assurer que votre solution GED est pérenne au regard des échéances de 2026–2027. L’éditeur doit avoir anticipé les enjeux techniques de la réforme.

Pour s’assurer de la pertinence de votre solution, il est conseillé de la faire évaluer par plusieurs personnes. À cet égard, associer les utilisateurs finaux est une bonne option. Cela leur permettra de se projeter dans leur futur environnement de travail et de faire émerger les éventuelles difficultés de mise en œuvre.

Il est également fortement conseillé de vous faire accompagner par des experts du secteur. Ils vous permettront d’affiner vos besoins et de vous aider à mettre en place une solution de GED conforme à vos attentes.

Le traitement de la facturation électronique par la GED est donc possible. Il faut toutefois opter pour un logiciel performant et évolutif qui prendra en compte les nouvelles contraintes en matière de facture. Votre nouvel outil vous permettra aussi de prendre le tournant de la digitalisation sur l’ensemble de vos processus de travail. Si vous souhaitez en savoir plus sur le vocabulaire lié à la dématérialisation, nous avons fait un glossaire sur ce sujet.