Dématérialisation de documents pour les concessionnaires automobiles : le passage vers l’efficacité et l’agilité

Dans le secteur de la concession automobile, les documents papiers sont source de processus fastidieux et chronophage.

Entre les factures, les bons de commande, et autres documents administratifs, il est facile de se retrouver submergé dans une montagne de papiers et de perdre des informations précieuses.

Mais pas de panique ! Grâce aux avancées technologiques, la dématérialisation des documents offre aujourd’hui une solution moderne, permettant d’améliorer l’efficacité et l’agilité de vos services financiers et administratifs au sein des concessions automobiles. 🚀 C’est ce qu’explique Alexandre Baudon lors de notre webinaire « Concessionnaires automobiles : Boostez votre productivité, en digitalisant votre gestion administrative avec Deltic » ! Pour le voir ou le revoir ⬇️

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Pour aller plus loin : Consultez notre guide de la dématérialisation

Les défis de la gestion des documents dans les concessions automobiles.

Traiter des documents papier a longtemps été la norme chez les concessionnaires automobiles. Mais ne vous méprenez pas, ce n’est pas parce que cette pratique est courante, qu’elle est efficace. En effet, les flux de document papier présentent plusieurs inconvénients qui impactent vos processus et leur efficacité.

Une perte de temps importante.

Si vos employés ont pris l’habitude de courir après les factures, bons de commande ou tout autre document pourtant essentiel, vous le savez déjà, votre service perd énormément de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée. Plus qu’une simple perte de temps et d’énergie, ces désordres organisationnels peuvent engendrer des retards de paiement et impacter les relations avec vos fournisseurs.

Un archivage compliqué.

Qui dit papier, dit archivage en physique, dans vos locaux. Les concessionnaires automobiles encore adepte du papier, doivent allouer de l’espace au stockage de ses archives. Ce fonctionnement, entraîne rapidement une surcharge des locaux, et en conséquence, un accès compliqué aux documents. C’est dommage, quand on sait que pour un concessionnaire automobile, chaque espace compte.

Une prise de risque.

Travailler avec des documents papier, les rend forcément plus accessibles par tous. Vous pouvez alors dire adieu au respect de la confidentialité des données.

Le vol ou la détérioration de document devient aussi beaucoup plus simple lorsqu’ils sont posés sur le coin d’un bureau.

Attention à la tasse de café renversé ! 🫢 Une simple étourderie peut se transformer en catastrophe si vous n’avez pas de copie de vos documents.

Un suivi lent de vos processus.

Le suivi des circuits de validation devient fastidieux lorsque ce sont des flux papiers. Lorsqu’un document part, pour un autre service, vous pouvez toujours courir pour récupérer les informations demandées et suivre le traitement des documents.

Résultat, du retard se crée systématiquement, et le service administratif et financier ne sait plus où donner de la tête !

Et parce qu’un problème n’arrive jamais seul, en cas de litige ou d’audit, bon courage pour retrouver les modifications apportées aux documents par les différents services.

Des coûts élevés.

Lorsque vous pensez aux documents papier, pensez-vous aux coûts d’impression, de photocopie, de stockage, d’envoi postal, etc. ?

De nombreux coûts se cachent derrière l’usage du papier, et s’accumulent au fil du temps. De l’argent, qui aurait pu être économisé et aurait assuré une meilleure rentabilité pour votre concession automobile.

Comme vous pouvez le constater, les documents papiers entraînent une charge psychologique et financière non négligeable. Vous prenez des risques pour vous et vos clients. Mauvaise sécurisation des données, perte de document et de temps, saisie manuelle fastidieuse… Toutes ces tâches chronophages et pourtant essentielles à l’activité d’un concessionnaire automobile, sont aujourd’hui obsolètes lorsque l’on sait qu’il existe une solution : la dématérialisation de documents ! 😍

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La dématérialisation de documents pour les concessionnaires automobiles, une solution alternative au papier.

Pour répondre aux problématiques créées par les flux de papier, la dématérialisation de documents est depuis plusieurs années la solution clé.

Mais avant tout, qu’est ce que signifie la dématérialisation de documents ? 🧐

Pour faire simple, la dématérialisation consiste à numériser, organiser et gérer électroniquement l’ensemble des documents, permettant ainsi un accès plus rapide, une meilleure traçabilité et une gestion plus efficace de l’information.

La centralisation des documents sans intervention humaine.

Finis les navettes et déplacements pour récupérer tous les documents ! Courir entre la boîte aux lettres, les différents services, les espaces fournisseurs en ligne, ne sera plus qu’un mauvais souvenir pour vous. La dématérialisation permet aux concessionnaires de centraliser tous leurs documents dans une seule plateforme, accessible depuis n’importe quel endroit.

Les processus liés au métier de concessionnaire automobile, automatisés.

Notre logiciel de dématérialisation, se connecte à tous vos logiciels métiers : ERP, logiciel comptable, de facturation… Tout est intégré dans le même écosystème logiciel au sein de votre concession.

À quoi cela sert-il ? De nombreuses tâches sont automatisées telles que le contrôle des commandes, la vérification des factures, la saisie comptable, et le traitement des bons à payer.

Forcément, ces automatisations engendrent un gain de temps considérable, de réelles économies, mais aussi suppriment le risque d’erreur. Car oui, l’erreur est humaine, et c’est tout à fait normal. 😉

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Une collaboration interne efficiente.

Même l’humain est valorisé grâce à la dématérialisation de documents ! Et oui, on ne s’arrête pas aux simples documents. Chaque responsable peut valider les commandes, les factures, et échanger des informations en temps réel, de n’importe où, et quand il le souhaite.

Résultat, la communication entre les services est plus fluide, la prise de décision plus rapide.✅

Vos coûts financiers revus à la baisse.

S’il n’y a plus de papier, il n’y a donc plus d’impression, moins de déchets, pas de transport de documents, etc. Cela peut sembler minime, mais nos clients concessionnaires automobiles ont déclaré avoir économisé 14€ de la réception à l’archivage de chaque facture. On vous laisse calculer le coût que cela représente pour votre concession automobile… 💸

Au-delà de ces nombreux gains, la dématérialisation de documents est un passage inévitable pour toutes les concessions automobiles.

Pour quelles raisons ? Tout simplement parce que la réception de facture électronique sera obligatoire pour les concessionnaires en juillet 2024, puis vous devrez les émettre progressivement au format électronique en 2026.

Voir aussi : Notre logiciel GED pour les entreprises

Comment installer un logiciel de dématérialisation au sein d’une concession automobile ?

Si aujourd’hui, nous vous parlons de ces sujets, c’est parce que nous sommes experts en dématérialisation, notamment pour les concessionnaires automobiles.

Le Groupe Michel, Porte Dauphine groupe, Jean Rouyer Automobiles, Auto Distribution… ont déjà passé le cap de la dématérialisation avec Deltic, et ne regrettent pas leurs choix.

Notre solution s’intègre parfaitement à l’écosystème existant des concessionnaires automobiles, grâce à des intégrations avec par exemple DCSNet, Imaweb, Sage, EBP, Cegid, etc.

Notre expérience nous a permis de connaître les processus actuels des concessionnaires, et de cerner les pertes de temps et d’argent auxquels la dématérialisation de documents répond.

Ce qui ressort lorsque nous intervenons chez des concessionnaires automobiles, c’est que la dématérialisation de documents représente une opportunité majeure, pour améliorer votre efficacité et conformité aux obligations légales.

En passant le cap de la dématérialisation, nos clients, concessionnaires automobiles, se sont ouverts à un nouvel horizon de productivité et de performance.

Nous avons également organisé un webinaire sur la dématérialisation dans l’enseignement, un sujet aussi intéressant que celui sur les concessionnaires.

Réservez votre démo pour voir comment dématérialiser votre concession automobile avec Deltic ! ⬇️