Dématérialisation des documents des écoles : L’essor des établissements vers la modernité. 🚀

Dans un monde de plus en plus numérisé, les écoles privées doivent constamment s’adapter et innover pour rester compétitives.

La dématérialisation des documents est un outil majeur pour propulser votre établissement vers un avenir plus moderne et plus efficace.

Mais ne vous méprenez pas ! Si on vous parle de dématérialisation de document, on ne vous parle pas de cours en ligne, de bulletins de notes et tout le tralala.

Deltic, c’est le spécialiste de la dématérialisation de documents comptables et RH.

Optimisation des processus administratifs, simplification de la gestion des documents comptables, fluidification des workflows de validation et amélioration de la communication entre les différentes parties prenantes. Notre plus-value se trouve ici !

Deltic et les écoles privées, une histoire de longue date.

Si aujourd’hui nous sommes si à l’aise pour parler de la dématérialisation de document au sein des écoles privées, c’est parce que ce sont des processus vus et revus chez Deltic !
On a d’ailleurs réalisé un webinaire sur le sujet ⬇️

Je regarde le replay

Grâce à de nombreuses interventions dans les établissements scolaires, nous avons remarqué que les besoins en dématérialisation des écoles privées étaient sensiblement les mêmes.

Ce constat nous a permis de “packager” notre offre, pour une installation plus rapide et plus performante, parfaitement adaptée aux besoins administratifs des écoles.

Nous avons ainsi installé cette solution dans des établissements scolaires tels que Fénelon Sainte-Marie, Saint Erembert, Françoise Cabrini, Saint Martin de France…

Encore sceptique ? Nous avons recueilli plusieurs témoignages, des Daf avec qui nous travaillons, en voici des courts extraits :

“Depuis que la solution a été implémentée, nous sommes vraiment très satisfaits. Elle centralise l’information et nos process ont gagné en fluidité et en rapidité. Le changement est notable avec la disparition complète des factures papiers.

Pour résumer : gain de temps, gain de place, archivage facile d’accès, fluidité des process, uniformisation et facilité d’usage.”

Cristel Moullé-Berteaux – DIRECTRICE ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE – Institut Saint Dominique

“Je cherche constamment des outils qui facilitent la vie du service financier et administratif. Mon objectif était de trouver le meilleur compromis entre productivité et rentabilité dans notre fonctionnement.”

Yves Zaoui – DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER – Groupe scolaire Fénelon Sainte-Marie

“Je suis convaincue que c’est le bon produit d’autant qu’il existe ce lien déjà établi avec Charlemagne.”

Steven Boulain – RESPONSABLE COMPTABLE – Institut Saint Dominique

La dématérialisation pour les établissements scolaires.

Qu’est-ce qu’un outil de dématérialisation pour les écoles ?

Pilier de votre écosystème administratif, la démat’, est l’outil qui va capter tous vos documents liés à la comptabilité.

Au-delà d’une simple centralisation des documents, notre logiciel propose le traitement et la gestion de ces documents, permettant de se débarrasser des problématiques de gestion liées au papier. 😈

Pour découvrir le champ des possibilités, voici un processus d’établissement scolaire, avec et sans dématérialisation de document, de la réception à l’archivage de factures fournisseurs.

Processus de facturation fournisseur d’une école sans dématérialisation.

Avant toute chose, abordons le sujet des demandes d’engagements (ou de dépenses) !

Effectuer une demande de dépense.

Prenons un schéma classique, Jeanne souhaite acheter 3 nouveaux ordinateurs pour le CDI. Que va faire Jeanne pour valider cet achat ? Remplir un vilain tableau Excel ? Puis, le transmettre au directeur ? Au service financier ? Bingo !

Franchement, les tableaux Excel, c’est sympa, mais en 2023, il serait temps de passer à des outils beaucoup plus simples, intuitifs et facilitant les demandes de validation aux supérieurs. Car oui, il existe des solutions, même pour les demandes de dépense de Jeanne.

Revenons-en à nos moutons : les factures fournisseurs.

Récupérer ses factures fournisseurs.

First step : récupérer ces chères factures. Bon, là déjà, il faut les imprimer, chercher dans le courrier, récupérer sur les portails en ligne, etc. Spoiler : vous perdez du temps ! Et le temps, c’est précieux. 😉

Saisir ses factures fournisseurs, dans Charlemagne.

Quand on dit qu’on vous connaît, et bien ce n’est pas faux ! Vous avez vraiment cru qu’on n’allait pas citer Charlemagne ? 😅

On le sait. Chaque facture, autant qu’elles soient, est saisie à la main dans votre logiciel chouchou, Charlemagne.

La saisie à la main, c’est aimer le goût du risque (oui, l’erreur de saisie est très humaine) et la tâche chronophage.

Envoyer en validation ses factures fournisseurs.

Une fois la saisie bien faite, vient la validation de la facture. Que ce soit pour le responsable restauration, entretien, pédagogique… Le ballet des va et vient du document ne s’arrête plus ! Entre le papier posé dans la bannette, ou le papier jeté sur le coin du bureau, vous avez de grandes chances de perdre des documents ou qu’ils passent même inaperçus.

Fermez les yeux et imaginez deux secondes… Ce n’est plus vous qui courrez après les documents à valider ou qui rappeler aux responsables de les consulter… Vous pouvez ouvrir les yeux, vos rêves peuvent devenir réalité. 🪄

Soyons réalistes. Aujourd’hui, vos processus sont vieillissants et vous ralentissent dans votre organisation administrative et comptable. Le temps de l’équipe comptable est passé à saisie des factures une à une, à relancer les validations pour paiement, à trier des documents que personne ne retrouvera si besoin.

Oui, c’est dur de se l’avouer, mais c’est un mal pour un bien, car il est désormais possible d’optimiser tous ces processus.

Processus de facturation fournisseur d’une école avec dématérialisation.

Digitaliser les demandes de dépense.

Revenons-en à nos demandes de dépense ! Pour commencer, fini les tableaux Excel. Désormais, Jeanne du CDI fera sa demande de dépense sur un formulaire en ligne, dédié aux demandes de dépense, qui sera automatiquement envoyé en demande de validation, et sera classé en fonction de la personne qui a effectué la demande.

Encore mieux, la demande de validation sera envoyée de manière intelligente, à la personne concernée en fonction du montant de la demande, du motif de la demande, de la date, etc.

Une fois la demande envoyée, et en attente de validation, celle-ci sera bloquée, avec une mention “en attente de la facture”.

On y voit déjà plus clair non ? 😉 Dans le webinaire, nous expliquons ça en détails ⬇️

Je regarde le replay

Traiter automatiquement ses factures fournisseurs.

Que vos factures soient envoyées par mail ou déposées sur des espaces fournisseurs (Orange, EDF, etc.), tout sera automatiquement centralisé dans votre outil de dématérialisation. Comment est-ce possible ? Grâce à un collecteur de factures !

Vous n’aurez plus à vous soucier de retrouver toutes les factures, le travail sera automatiquement fait pour vous ! 🥳

Une fois vos factures centralisées, dans l’outil de dématérialisation, chaque facture sera saisie et indexée automatiquement dans votre outil, Charlemagne.

Puis, les factures fournisseurs seront automatiquement envoyées en validation, encore une fois à la bonne personne, en fonction du service.

Une fois la validation faite, l’information remonte directement dans Charlemagne, qui déclenche alors le versement aux fournisseurs.

🍒 on the cake : Une fois tout ce processus de réception, saisie, validation et paiement des factures fournisseurs, vient l’archivage !

Vos documents, seront tous, sans exception, archivés dans des clouds sécurisés en ligne, accessibles à tout moment, avec une valeur probatoire. Résultat, vous êtes protégé des sinistres, gagnez de l’espace de stockage physique, mais vous facilitez surtout la vie de votre service grâce à notre outil de recherche intelligente.

Qu’est ce que la recherche intelligente ? Pour faire simple, notre logiciel est doté d’un outil d’indexation. Cela permet, à partir d’un mot-clé, d’une date, d’un montant, etc, de retrouver un document qu’importe la logique de classement de chacun.

Par exemple, revenons à Jeanne du CDI, vous souhaitez consulter toutes ses demandes de dépense, d’un montant inférieur à 120€. Trop facile, en 2 clics, vous les aurez sous les yeux ! 👀

Franchement, la dématérialisation de document dans votre école est un cap à passer, mais elle change radicalement le quotidien des services administratifs et financiers.

Voir aussi : Différence entre un logiciel GED et un logiciel de dématérialisation

La dématérialisation des factures fournisseurs, pour les écoles privées,  en 5 points clés.

Pour résumer, la dématérialisation de documents pour les écoles privées, s’articule autour de 5 grands avantages.

1️⃣ Le traitement automatisé de vos documents.

Traiter les documents de manière électronique réduit considérablement le temps nécessaire pour effectuer des tâches telles que la recherche, la récupération et le classement de documents physiques.

2️⃣La collaboration simplifiée.

Qu’il s’agisse d’équipes internes, de prestataires externes ou des parents d’élèves, vos documents peuvent être partagés rapidement et facilement. Plusieurs personnes peuvent y accéder simultanément, ce qui favorise une meilleure communication, une prise de décision plus rapide et une coordination efficace.

3️⃣La sécurité et la confidentialité sont assurées.

Le chiffrement des données, des sauvegardes régulières, des contrôles d’accès, tout est mis en place pour sécuriser vos données. De plus, vous pourrez suivre et auditer facilement les activités liées aux documents, ce qui renforce la traçabilité et votre conformité réglementaire.

4️⃣ Des coûts à la baisse.

La dématérialisation permet de se débarrasser des coûts d’impression, photocopie, envoi postal et stockage physique des documents. Votre établissement scolaire pourra également économiser sur les frais de papeterie et d’archivage.

5️⃣ Une démarche responsable.

La GED supprime la consommation de papier et contribue à la préservation des ressources naturelles. En favorisant une approche plus durable, votre établissement pourra prouver son engagement en faveur de la durabilité et de la préservation de l’environnement.

La dématérialisation des factures fournisseurs, pour les écoles privées,  en quelques chiffres.

Pour finir, j’aimerais vous partager quelques chiffres, découlant d’un sondage effectué auprès des participants lors du webinaire :

À la question : Suite à cette démo, quels sont les avantages que vous pourriez tirer de la dématérialisation de document dans votre établissement ?

• 32% ont répondu : Gain de temps sur la saisie comptable.
• 22% ont répondu : Transmission et validation des documents simplifiés.
• 14% ont répondu : Revalorisation des tâches.
• 14% ont répondu : Réduction des coûts administratifs.
• 14% ont répondu : Renforcement de la démarche RSE.
• 5% ont répondu : Je ne sais pas.